Identificatie van de functie

Functiecode : DPO805

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

• Methodologische ondersteuning en begeleiding verzorgen voor de Directeur-generaal, de diensthoofden, en de projectleiders van het directoraat-generaal

teneinde

het directoraat-generaal te organiseren, de coördinatie en opvolging van de dagelijkse activiteiten, en het beheer van de projectportefeuille te verzekeren

 

• Strategische en operationele communicatie-, opleidings- en documentatiedoelstellingen bijdragen aan het realiseren, verbonden aan de dagelijkse activiteiten van het directoraat-generaal, evenals de ‘veranderingsbeheer’-plannen van de verschillende projecten die lopen voor meerdere diensten van het algemeen bestuur of voor instellingen van openbaar nut

teneinde

de aanpassing aan de verandering van de verschillende betrokken partijen te facilitereren

 

Resultaatgebieden

Als

specialist in managementondersteuning

deelnemen aan het ontwerpen en in werking stellen van beheersmethodes en –instrumenten, en de directeur-generaal en de diensthoofden raad geven, bijstaan en ondersteunen in de materie

teneinde

het directoraat generaal optimaal te organiseren en een goede opvolging en coordinatie van de activiteiten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Organiseren van de beschrijving van processen en werkprocedures

• Deelnemen aan risico analyses

• Deelnemen aan de definitie van methodes en modeldocumenten ontwikkelen

• Deelnemen aan de uitwerking en de in werking stelling van opvolgings- en rapporteringsinstrumenten (boordtabellen, balanced scorecard, …)

• De coördinatie tussen de leden van het management organiseren

 

Als

specialist in projectbeheer

deelnemen aan de ontwikkeling en de inwerkingsstelling van projectbeheermethodes en –instrumenten, en de projectleiders raad geven, begeleiden en ondersteunen in de materie

teneinde

bij te dragen aan het succes van de projectportefeuille van het directoraat-generaal

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan de ontwikkeling en in werking stelling van den methodologie en instrumenten voor projectbeheer

• Deelnemen aan de uitwerking en inwerkingstelling van opvolgings- en rapporteringsinstrumenten

• De projectleiders over projectmethodologie informeren

• Onder begeleiding van de coordinator van het team, de projectleiders in de definitie, coördinatie en evaluatie van hun project omkaderen,

• De opleidingsnoden van de projectleiders identificeren, en de nodige acties ondernemen

 

Als

specialist in veranderingsbeheer

deelnemen aan de ontwikkeling en instelling van methodes en instrumenten voor ‘veranderingsbeheer’ en het hele directoraat-generaal (management, projectleiders, opleiders, medewerkers, …) en de interne en externe betrokken partijen (diensten van de FOD B&B, andere FOD’s, POD’s, Rekenhof, Inspectie van Financiën,...) raadgeven, begeleiden en ondersteunen in de materie

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen inzake communicatie, opleiding en documentatie, verbonden aan de dagelijkse activiteiten van het directoraat-generaal, evenals aan de ‘veranderingsbeheer-‘plannen van de verschillende projecten die lopen voor meerdere diensten van het algemeen bestuur of voor instellingen van openbaar nut te definiëren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan de inwerkingstelling van een intern opleidingsbeleid voor het directoraat-generaal

• Deelnemen aan de opstelling en uitvoering van een communicatie, opleidings- en documentatieplan voor elk project

• Onder begeleiding van de coordinator van het team, de projectleiders raadgeven en bijstaan inzake veranderingsbeheer

• Onder begeleiding van de coordinator van het team, externe projectteams inzake opleiding, documentatie en communicatie coachen

• Onder begeleiding van de coordinator van het team, externe projectteams bij de definitie en uitvoering van lokale plannen begeleiden

 

Als

projectmedewerker

deeltaken uitvoeren binnen de projecten van de dienst Managementondersteuning, PMO en Veranderingsbeheer, en eventueel sub-projecten van de dienst leiden

teneinde

de realisatie van de projecten binnen de voorziene limieten, tijd, budget en kwaliteitscriteria te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• Meewerken aan de opstelling van projectplannen

• Plannen en structureren van deeltaken in het kader van het project

• Over deeltaken rapport uitbrengen

 

Als

contactpersoon

aanspreekpunt inzake managementondersteuning, PMO en veranderingsbeheer zijn voor het gehele directoraat-generaal (management, projectleiders, opleiders, medewerkers, …) en voor zijn interne en externe betrokken partijen (diensten van de FOD B&B, andere FOD’s, POD’s, Rekenhof, Inspectie van Financiën, …)

teneinde

een netwerk van contacten te onderhouden en dit relevante informatie verschaffen

 

Voorbeelden van taken

• Op informatie-aanvragen van betrokken partijen antwoorden

• De dienst op vergaderingen, infosessies en interne en externe evenementen vertegenwoordigen

• Het directoraat-generaal in de Communicatiewerkgroep van de FOD B&B vertegenwoordigen

 

Als

kennisbeheerder

zijn expertise onderhouden, ontwikkelen en delen

teneinde

permanent de expertise van de dienst en van het directoraat-generaal te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• Eigen expertise documenteren

• Zich van de laatste evoluties in zijn expertisedomein op de hoogte houden

• Zijn expertise permanent door opleiding, gespecialiseerde literatuur, etc. ontwikkelen

• De gevolgde opleidingen documenteren en deze documentatie verdelen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directeur-generaal	Vragen, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Leden van de Dienst	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Chefs andere diensten	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Projectleiders	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Auteurs documentatie	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Interne opleiders	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere leden van de DG	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Werkgroep 'Communicatie' FOD B&B	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Management FOD B&B	Vragen, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Andere FOD's, POD's, Rekenhof, Inspectie van Financiën	Vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directeur-generaal	Advies, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Leden van de dienst	Advies, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Chefs andere diensten	Advies, info, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Projectleiders	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Auteurs documentatie	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Interne opleiders	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere leden van de DG	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Werkgroep 'Communicatie' FOD B&B	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Management FOD B&B	Advies, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Andere FOD's, POD's, Rekenhof, Inspectie van Financiën	Advies, beslissingen, info, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Attaché A2 Managementondersteuning, PMO en Veranderingsbeheer - coördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Beslissingsautonomie binnen het voorafgaandelijk met het diensthoofd bepaalde kader.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Beslissingen buiten dit kader

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• - Managementplan van de FOD B&B - Beslissingen van het Directiecomité - Standaarden inzake projectbeheer - Wet- en regelgeving over overheidsopdrachten - Wetgeving over de begroting en de rijkscomptabiliteit

 

Welke vernieuwingen

• - Faciliteren van een managementcultuur bij de diensthoofden en de directeur-generaal - Faciliteren van een cultuur van werken per project bij de projectleiders van het directoraat-generaal - Faciliteren van veranderingsbeheer bij het directoraat-generaal en zijn betrokken partijen - Deelnemen aan de constante ontwikkeling van nieuwe projecten, werkprocessen, methodes en instrumenten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• - Persoonlijke ervaring - Ervaring verzameld bij het contactnetwerk - ‘Lessons learned’ van vorige projecten - Goede praktijken van de federale overheid - Advies van consultants en auditors

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.