Afdrukken

Adviseur-generaal rapportering federale boekhouding - Coördinator (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB070

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Binnen het kader van de objectieven gesteld door het management van de organisatie, en in nauwe samenwerking met de Directeur-generaal van de dienst Federale Accountant, het ontwerpen, uitwerken en verspreiden van de wettelijke en reglementaire rapporten (algemene rekening van de Staat) wat betreft de boekhouding van de Federale Staat (FOD/POD, Federale politie en Defensie) en van overige federale instellingen voor de Minister van Budget en het Rekenhof

teneinde

hen toe te laten over volledige, geïntegreerde en correcte gegevens te beschikken betreffende de algemene boekhouding en de budgettaire boekhouding van de overheidsdiensten van de federale Staat.

 

Het up to date houden van een datawarehouse voor de exploitatie van de boekhoudkundige gegevens van de federale overheid en het ontwerpen, opstellen en verspreiden van operationele rapporten voor de klanten van de toepassing

teneinde

de klanten van de dienst Federale Accountant toe te laten over volledige, geïntegreerde en correcte gegevens te beschikken betreffende hun algemene en budgettaire boekhouding.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    de visie en doelstellingen bepalen op het vlak van rapportage rekening houdend met de wetgeving, reglementering en technische evolutie, de werkzaamheden van de dienst in dit kader coördineren en opvolgen

teneinde

    de leden van de dienst te begeleiden tot het behalen van de voor de dienst vooropgestelde doelstellingen.

 

Voorbeelden van taken
  • het vertalen van de doelstellingen van het managementplan van de directeur-generaal van de dienst Federale Accountant in een duidelijke planning van acties die men wenst te verwezenlijken met de dienst voor het lopende jaar, rekening houdend met de toegekende middelen; het ontwerpen en uitwerken van diverse rollen die nodig zijn om de doelstellingen van de dienst te verwezenlijken en het vertalen van dit actieplan naar de individuele en globale doelstellingen voor de medewerkers en het team;
  • het inzetten en beheren van de toegekende middelen ten einde deze opdrachten effectief, efficiënt en kwaliteitsvol in te vullen, onder meer door het werk op de meest efficiënte wijze te verdelen en organiseren binnen het team rekening houdend met de competenties van de medewerkers;
  • in samenspraak met de directeur-generaal Federale Accountant de nodige initiatieven nemen inzake personeelsbehoefte-analyse, aanwerving en selectie van kandidaat-medewerkers voor de dienst, evaluatie en loopbaanbeheer, opleidingsplannen, het toekennen van verlof, opvolging van stages en proefperiodes, voorbereiden van indiensttreding en onthaal en verzekeren van kennisoverdracht bij het personeel;
  • rapporteren aan de medewerkers over de besprekingen en de beslissingen die door het management werden genomen, rapporteren aan het management betreffende de verwezenlijking van de vooropgestelde doelstellingen
  • het op regelmatige basis evalueren en opvolgen van de realisatie van de individuele en globale doelstellingen van de medewerkers van het team (in (team)vergaderingen, door middel van de BSC,…).

 

Als
verantwoordelijke productie boekhoudkundige rapporten voor de overheidsdiensten van de federale Staat
    de coördinatie verzekeren van de opmaak en de verspreiding van de operationele-, wettelijke- en exploitatierapporten, en dit binnen de voorziene termijnen. De FOD B&B vertegenwoordigen aangaande deze rapportage

teneinde

    ervoor te zorgen dat correcte rapporten tijdig beschikbaar zijn, en aan te sturen op de naleving van de normen inzake financiële en boekhoudkundige rapportage.

 

Voorbeelden van taken
  • op basis van zijn expertise advies verlenen en coördineren van de samenwerking in vergaderingen op diverse niveaus, en deelnemen aan diverse werkgroepen en netwerken betreffende het opstellen van rapporten;
  • meewerken aan het ontwerpen, uitwerken en verspreiden van operationele- en exploitatierapporten voor de gebruikers van de FEDCOM applicatie;
  • de wettelijke en reglementaire rapporten produceren voor de Minister van Budget en voor het Rekenhof conform de vigerende wetgeving en reglementering (uitvoeren van kwaliteitscontrole) en binnen de vooropgestelde termijnen.

 

Als
expert in overheidsboekhouding
    grondig op de hoogte zijn en blijven van het wettelijke en reglementaire kader inzake de boekhoudkundige rapportage en de consolidatie van de rekeningen, deze geldende richtlijnen (doen) respecteren en gerichte adviezen formuleren

teneinde

    de rapportage van de overheidsboekhouding op een correcte manier uit te laten voeren.

 

Voorbeelden van taken
  • antwoorden op complexe vragen betreffende de rapportage, op basis van zijn expertise betreffende de wettelijke en reglementaire context van de overheidsboekhouding;
  • opzoeken van wettelijke en reglementaire bronnen om gefundeerde adviezen te kunnen formuleren;
  • de wettelijke en reglementaire vereisten waaraan de rapportage moet voldoen in kaart brengen;
  • zijn eigen expertise toegankelijk maken voor anderen (medewerkers, klanten) via het opbouwen en bijhouden van systeem- en procesdocumentatie over rapportage. Het begeleiden van de ontwikkeling en uniformisering van werkprocedures en de documentatie ervan;
  • het voortdurend ontwikkelen en bijschaven van zijn kennis inzake overheidsboekhouding en rapportage ingevolge wijzigingen in de wet- of regelgeving in de (inter)nationale context. Het deelnemen aan seminaries, en aan studiedagen omtrent deze materie.

 

Als
vernieuwer
    het continu afstemmen van (werk)methodes, middelen, processen en (sub)projecten

teneinde

    er voor te zorgen dat de rapportage van overheidsboekhouding steeds betrouwbaar en aangepast is aan het reglementair vereiste

 

Voorbeelden van taken
  • Identificeren van kansen die zich voordoen naar aanleiding van nieuwe ontwikkelingen in de reglementering of de technologie met het oog op de optimalisatie van de rapportering
  • samenwerken met het team Federale Accountant inzake de communicatie en opleiding in verband met rapportering;

 

Als
integratieverantwoordelijke
    voor de rapportage rond overheidsboekhouding, het analyseren van de bestaande en gewenste boekhoudkundige rapportagesystemen, deze continu op elkaar afstemmen

teneinde

    te beschikken over geïntegreerde en correcte boekhoudkundige gegevens

 

Voorbeelden van taken
  • de rapportagemodule continu aanpassen aan de bij de klantorganisaties vastgestelde behoeften;
  • coördineren en continu afstemmen van informatiestromen tussen diverse gegevensbanken voor boekhoudkundige rapportage in de verschillende centrale overheidsdiensten;
  • het beschrijven van de processen die nodig zijn om de reglementair vereiste rapportage te realiseren;
  • Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de boekhoudkundige gegevens.

 

Als
coach
    faciliteren van de competentieontwikkeling van medewerkers, de medewerkers responsabiliseren en motiveren

teneinde

    hen in staat te stellen om de nodige kennis en ervaring op een optimale en professionele wijze te kunnen verwerven en gebruiken bij de uitvoering van hun taak (training on-the-job), hen in hun taken te oriënteren en te begeleiden en de kwaliteit van de diensten aan de verschillende klanten te bewaken, en op die manier eveneens de teamgeest te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken
  • coaching on the job: samen bekijken van problemen of knelpunten die medewerker ervaart bij uitvoering van de taken, geven van advies op basis van ervaring en expertise in de materie, constructieve feedback geven. Zoeken naar de meest geschikte oplossing voor punctuele personeelsproblemen;
  • het vervullen van een voorbeeldfunctie en zorgen voor een goede werksfeer, het bevorderen van de teamgeest, borg staan voor een correcte, tijdige interne communicatie in de dienst en voor goede contacten met de andere diensten en andere klanten

 

Als
facilitator
    de interne en externe klanten deelgenoot maken van de doelstelling betreffende de rapportage op vlak van federale boekhouding

teneinde

    hun medewerking te bekomen

 

Voorbeelden van taken
  • zelf meewerken aan het uitwerken en de definitie van het kader waarbinnen de rapportage zal plaatsvinden (in de behoeftenanalyse);
  • het ondersteunen, begeleiden, coördineren en evalueren van het proces van de invoering van nieuwe rapportage;
  • het constant in herinnering brengen van de bestaansredenen van de doelstellingen aan elke correspondent.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

Strategische doelstellingen, visie, instructies

Mondeling, managementplan, opvolgingsvergaderingen

wekelijks

Klantenorganisaties (FOD/POD, Rekenhof, Federale politie, defensie, Inspectie van Financiën)

Informatie i.v.m. behoeften aan rapportage

werkvergadering

maandelijks, ad hoc

Teamleden

Stand van zaken i.v.m. gevraagde taken

per mail, in teamvergaderingen, persoonlijk contact

wekelijks, ad hoc

Interne diensten van de FOD B&B (Macrobudgettaire dienst, dienst Begeleiding Begroting, dienst Federale accountant)

Behoeften aan rapportering

mondeling, schriftelijk, per mail

ad hoc

Interne diensten bij de dienst Federale Accountant (onderhoud van de toepassing)

Stand van zaken i.v.m. gevraagde taken

vergadering

wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

Stand van zaken wat betreft de ontwikkeling, de uitwerking en de verspreiding van rapporten.

Per mail; coördinatie vergadering

wekelijks

Klantenorganisaties (FOD/POD, Thesaurie, Rekenhof, Federale politie, Defensie, Inspectie van Financiën)

Rapporten, stavaza, productie van documenten in verband met de begrotingsuitvoering (monitoring) volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen en de richtlijnen uitgevaardigd door de Federale Accountant

werkvergaderingen

maandelijks, ad hoc

Teamleden

Instructies met betrekking tot de uit te voeren taken, toekennen van prioriteiten

per mail, in teamvergaderingen, via persoonlijk contact

wekelijks en ad hoc

Rekenhof

productie van documenten in verband met de begrotingsuitvoering volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen en algemene staatsrekeningen

Per mail, schriftelijk, in vergaderingen,

trimestrieel, jaarlijks, ad hoc

Thesaurie

productie van documenten in verband met de begrotingsuitvoering volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen

Via rapporten en werkvergaderingen

maandelijks, jaarlijks

Interne diensten van de FOD B&B (Macrobudgettaire dienst, dienst Begeleiding Begroting, dienst Federale Accountant)

rapporten over de begrotingsuitvoering

schriftelijk

ad hoc

Interne diensten van de dienst Federale Accountant (onderhoud van de toepassing)

Doorgeven van behoefte van externe klanten voor aanpassing van de applicatie wat betreft rapportage

Werkvergaderingen, coördinatievergaderingen

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Directeur generaal Federale accountant (n-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Praktische modaliteiten wat betreft productie en analyse van rapporten, beheer van personeel, dagelijkse werking van de dienst, organisatie van de dienst.

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • beslissingen die uitgaven met zich mee brengen
  • strategische aangelegenheden

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Respecteren van tijdslimieten voor rapportering.

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Wetgeving en reglementering op rijkscomptabiliteit en de federale boekhouding.

 

Welke vernieuwingen
  • De werkprocedures en de organisatie van de dienst Rapportering moeten volledig worden uitgewerkt om constant te kunnen blijven tegemoetkomen aan de reglementaire, bepaalde of opgelegde rapporteringen

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Europees (EPSAS), Internationaal (IPSAS) & Nationaal kader inzake het boekhoudkundig besluit
  • Nationaal/Europees Rekeningenstelsel (SEC)
  • ERP Informaticasysteem

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.