Identificatie van de functie

Functiecode : DCO337

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Als diensthoofd de verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de coördinatie van een publieksgerichte dienst (vb. Ticketing & Reservatie, Museumshops)

teneinde

ervoor te zorgen dat deze optimaal functioneert en bijdraagt tot het behalen van de operationele doelstellingen.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd/ leidinggevende

instaan voor het sturen van de medewerkers en de organisatie van de publieksdienst

teneinde

de goede werking ervan te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• Rechtstreekse medewerkers concrete instructies, taken en verantwoordelijkheden toekennen
  
  

• Zorgen voor een correcte planning en oplossen van personeelsproblemen (verlof, ziekte, etc.) aan de hand van de beschikbare software

• Antwoorden op vragen van medewerkers over de te verrichten taken

• Operationele problemen oplossen, bijstand verlenen in moeilijke dossiers

• De medewerkers in het kader van de evaluatiecycli evalueren en begeleiden

 

Als

coördinator

verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse coördinatie van de activiteiten

teneinde

de vlotte uitvoering van de administratieve en operationele taken te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• Instaan voor de verdeling van het eigen personeel (in samenspraak met de andere diensthoofden binnen het departement Publiekswerking)

• Coördineren en opvolgen van dossiers en bestellingen

• Zorgen voor de communicatie tussen de hiërarchische meerderen, de directie en de medewerkers
  

• Nauw samenwerken met andere ondersteunende diensten, zoals ICT, gidsen, boekhouding, personeelsdienst, bewaking, etc.

• Bepalen van van de opleidingsbehoeften in functie van het werk

 

Als

contactpersoon

het eerste aanspreekpunt zijn voor alle dienstgerelateerde vragen, alsook het onderhouden van de interne communicatie

teneinde

een optimale dienstverlening te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden
  
  

• Geven van aanwijzingen indien de museumbezoeker dient doorverwezen te worden naar een andere dienst
  

• De schakelfunctie tussen hiërarchie en medewerkers van de eigen dienst waarnemen en relevante informatie overbrengen

• Klachten behandelen die betrekking hebben op de betrokken publieksdienst

• Deelnemen aan vergaderingen (productie-, publiekwerkings-, etc.) met andere diensten en de medewerkers briefen over genomen beslissingen

 

Als

coach

de medewerkers continu opleiden, ondersteunen en begeleiden in de uitvoering van hun taken

teneinde

hun persoonlijke competenties te ontwikkelen en hun autonomie te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken

• Stimuleren van de teamgeest en zorgen voor een positief werkklimaat
  
  
  
  

• Bevorderen van de samenwerking met de medewerkers van andere publieksdiensten

• Motiveren, opleiden en begeleiden van (nieuwe) medewerkers

• Inschatten van de capaciteiten van de medewerkers en deze optimaal proberen te benutten

 

Als

deskundige

het aanwenden van zijn/haar expertise en kennis inzake alle aspecten van de eigen dienst

teneinde

de vlotte werking ervan te garanderen en te blijven verbeteren.

 

Voorbeelden van taken

• Aanpassingen aan specifieke software voorbereiden en opvolgen

• Assisteren/ bijwonen van interviews bij de aanwerving van nieuwe medewerkers

• Het programma van de musea (publicaties, tentoonstellingen, etc.) voldoende kennen en de inhoud ervan op een correcte manier kunnen doorgeven en toelichten

• Het verbeteren van bestaande klantenfiches

 

Als

onthaalbediende

de « front office » van de dienst/ organisatie vervullen

teneinde

de interne en externe klanten een kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden.

 

Voorbeelden van taken

• De museumbezoekers en alle andere personen publieksvriendelijk onthalen
  

• Kalm en beleefd reageren als een (toekomstige) museumbezoeker zijn ontevredenheid uit en meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures

• Verschaffen van inlichtingen omtrent de te volgen procedures/ de in te vullen documenten, etc.
  

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Medewerkers	Vragen, adviezen	Informeel, mail, dossier, persoonlijk contact	dagelijks
Collega's/ andere diensten	Afspraken maken, info uitwisselen	Informeel, mail, persoonlijk contact	dagelijks
Hiërarchie	Wetgeving, beslissingen, instructies, overleg	Informeel, mail, dossier, persoonlijk contact	wekelijks
Bezoekers/ derden	Antwoorden op vragen/ klachten	Persoonlijk contact, mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Medewerkers	Vragen, adviezen, instructies	Informeel, mail, dossier, persoonlijk contact	dagelijks
Collega's/ andere diensten	Afspraken maken, info uitwisselen	Informeel, mail, persoonlijk contact	dagelijks
Hiërarchie	Wetgeving, beslissingen, instructies, overleg	Informeel, mail, dossier, persoonlijk contact	wekelijks
Bezoekers/ derden	Antwoorden op vragen/ klachten	Persoonlijk contact, mail	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Operationeel directeur Publiekswerking

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Coördinatie van de activiteiten en taken van de medewerkers

• Evalueren van de medewerkers

• Communiceren van bepaalde informatie aan de medewerkers

• Delegeren van taken aan medewerkers

• Ontwikkeling van de competenties van de medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Alle beslissingen met budgettaire impact

• Alles wat afwijkt van de normale procedures/ richtlijnen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

Niet van toepassing

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Specifieke regels/ richtlijnen omtrent de organisatie en werking van de eigen dienst

• Het Koninklijk Besluit (KB) van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten

• Interne gedragscode die de omgang met (museum)bezoekers regelt

 

Welke vernieuwingen

• Dagelijkse problemen zelfstandig analyseren en oplossen

• Aanbrengen van ideeën/ concepten ter verbetering van de dienstverlening en de dagelijkse werking van de dienst

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Binnen het kader van de geldende wetgeving en de opdracht van de dienst

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.