Identificatie van de functie

Functiecode : DTE094

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)

Doel van de functie

Organiseren en coördineren van de concrete administratieve verwerking van de dossiers binnen een team van administratieve dossierbeheerders

teneinde

de opgelegde teamdoelstellingen binnen de toegekende termijnen te verwezenlijken

 

Toezien op de behandeling van de dossiers die verband houden met de sociale dialoog in een van de directies van de Afdeling Sectoraal Overleg van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen

teneinde

een doeltreffende en vruchtbare sociale dialoog te bewerkstelligen

 

Resultaatgebieden

Als

coach

motiveren, begeleiden en evalueren van een team van administratieve dossierbeheerders

teneinde

met gemotiveerde medewerkers een vlotte werking van de dienst mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor de evaluatiecyclus van de medewerkers van het team

• geven van constructieve feedback over het functioneren van de medewerkers

• zoeken van oplossingen voor praktische problemen en informatie verschaffen

• instaan voor de proceduriële en kwalitatieve bewaking van de afhandeling van de dossiers

 

Als

controleur

nagaan of de inhoud en vorm van de documenten en de dossiers voldoet aan de geldende regels en normen

teneinde

goedkeuring te geven of afwijkingen te melden in naam van de overheid

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de ontvangen teksten en ze vergelijken met hogere rechtsnormen

• wijzigingen voorstellen en, indien nodig, instaan voor de follow-up van de uitvoering ervan

 

Als

gegevensbeheerder

verzamelen en ingeven van de gegevens betreffende de dossiers

teneinde

dagelijks de verschillende databanken aan te vullen die het mogelijk maken de dossiers op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van de gegevens

• controleren van de gegevens

• inbrengen van gegevens

• beheren van de gegevens

 

Als

contactpersoon

gesprekspartner zijn voor de toevertrouwde dossiers

teneinde

vooral aan de interne en externe klanten de gepaste informatie te verschaffen over het behandelde domein

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van inlichtingen aan de verscheidene aanvragers die bij het dossier betrokken zijn

• formuleren van een antwoord op de schriftelijke vragen van andere overheden en van de particulieren die betrokken zijn bij het dossier

• behandelen van klachten/geschillen

 

Als

kennisbeheerder

ten allen tijde op de hoogte blijven van de wijzigingen in de wetgeving, van de rechtspraak en de rechtsleer, van de socio-economische evolutie, de verzamelde kennis uitbreiden, aanvullen en bezorgen aan anderen (medewerkers)

teneinde

geactualiseerde adviezen te formuleren en zijn/haar kennis te delen

 

Voorbeelden van taken

• raadplegen van gespecialiseerde literatuur

• deelnemen aan interne vergaderingen over kennisoverdracht

• maken van verslagen van bepaalde vergaderingen

• inwinnen van inlichtingen over de verscheidene behandelde materies en zich erin verdiepen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	per brief, e-mail...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge en schriftelijke vragen	per brief, e-mail...	dagelijks
andere federale overheidsinstellingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail..	wekelijks
organisaties/ondernemingen	advies	als dossier	ad hoc
sociale partners	advies	als dossier	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB...)	als dossier	ad hoc
management	beslissingen	als dossier	ad hoc
collega's/medewerkers	mondelinge en schriftelijke vragen, informatie	persoonlijk contact, e-mail, tel.	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	per brief, e-mail..	dagelijks
andere federale overheidsinstellingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail..	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge en schriftelijke adviezen	per brief, e-mail..	dagelijks
sociale partners	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB...)	als dossier	wekelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
collega's/medewerkers	mondelinge en schriftelijke antwoorden, instructies	persoonlijk contact, e-mail, tel.	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke Adviseur van de directie
het adjunct-diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de administratieve verwerking van de dossiers

• de organisatie van het eigen werk en dat van het team

• de inhoud van het ontwerp van de schriftelijke antwoorden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het nemen van beslissingen inzake dossiers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

nihil

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving inzake sociaal overleg en arbeidsrecht

• de administratieve rechtspraak (administratieve interpretatie)

• de rechtspraak van de hoven en rechtbanken inzake sociaal overleg

 

Welke vernieuwingen

• indienen van voorstellen voor oplossingen/verbeteringen van de problemen die zich voordoen bij de behandeling van dossiers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• reglementair kader waarin de organisatie zich bevindt of waarvoor ze bevoegd is

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.