Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS032

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Médiateurs

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Appuyer le responsable de la direction concernée de la Direction générale de Coordination et Affaires européennes (DGE) dans la conduite des réunions de coordination précédant les sessions formelles et ad hoc du Conseil de l'Union Européenne (UE) dans ses différentes formations, et, le cas échéant, présider ces réunions en absence du chef de service, en tenant compte des aspects politiques, institutionnels, juridiques, budgétaires et/ou financiers des propositions ou des projets de mesures législatives relatifs à ces matières

afin de

définir, comme prévu par l’accord de Coopération du 8 mars 1994 entre l'autorité fédérale, les Communautés et les Régions, pour le Conseil UE concerné une position politique belge cohérente qui répond aux intérêts de la Belgique et faciliter la mise en œuvre de la réglementation européenne dans les matières visées.

 

Développer une expertise spécifique et produire des documents de qualité

afin de

apporter un soutien au responsable de la direction concernée de la Direction générale de Coordination et Affaires européennes (DGE) pour la définition des lignes politiques des dossiers relatifs au domaine de compétence du service.

 

Finalités

En tant que

expert en coordination et concertation

contribuer à la réussite des réunions de coordination européenne et des réunions de concertation entre l'Autorité fédérale et les entités fédérées, être un point de contact pour d'autres départements fédéraux et services des Communautés et des Régions et, le cas échéant, présider les réunions en absence du chef de service

afin de

définir et défendre les positions coordonnées de la Belgique en vue des Conseils européens, des Conseils de l'Union européenne ainsi que des groupes de travail et faciliter la transposition de la réglementation européenne en droit national, en tenant compte surtout des aspects politiques, institutionnels, juridiques, budgétaires et/ou financiers des propositions ou des projets de mesures législatives dans les matières concernées.

 

Exemples de tâches

• étudier les points soumis au Conseil de l'Union européenne concerné, identifier les personnes cibles/experts devant participer aux réunions et, en préparation à ces réunions, veiller à créer une bonne entente avec eux

• prendre des contacts avec les autres services fédéraux et les services des Communautés et des Régions ; rassembler et gérer les positions prises par les différents départements et cabinets sur les questions européennes

• participer activement aux réunions de coordination, et, le cas échéant, présider les réunions en absence du chef de service et parvenir à un consensus

• rédiger les rapports de réunions reprenant clairement l'état d'avancement des discussions, les conclusions ou les positions à défendre

• assurer le suivi des résultats de la réunion

 

En tant que

conseiller stratégique/conseiller interne-externe

sur base de l’expertise spécifique acquise, assister le responsable de la direction concernée de la Direction générale de Coordination et Affaires européennes (DGE) ainsi que les responsables politiques

afin de

apporter un soutien pour la définition des lignes politiques et le traitement des dossiers concernant l'Union Européenne et les intérêts belges y afférents, ainsi que de répondre à diverses questions relatives au domaine de compétences du service, posées par des clients internes et externes du SPF Affaires Etrangères.

 

Exemples de tâches

• rédiger des notes argumentées techniquement et politiquement pour les cabinets ministériels (dossiers en vue du Conseil Européen, du Conseil de l'Union Européenne (UE) dans ses différentes formations ; dossiers relatifs aux visites d'Etat du Premier Ministre, des Ministres des Affaires étrangères, des Affaires européennes, de la Coopération au Développement, de l’Economie, du Commerce extérieur, ainsi que pour la Conférence Internationale de la Politique Etrangère, etc. ; participation aux visites ministérielles : Belges à l'étranger et/ou étrangers en Belgique

• contribuer à l’identification des dossiers prioritaires

• répondre aux questions parlementaires, aider à la préparation des agendas commentés à destination du Parlement belge

• contribuer à débloquer les difficultés révélées dans d'autres instances de coordination technique (Conférence Economique Interministérielle, Comité de Coordination de la Politique Internationale de l'Environnement, etc.)

• répondre aux clients extérieurs (société civile, étudiants, particuliers, etc.)

 

En tant que

expert/spécialiste en Affaires européennes

gérer et suivre tous les dossiers ayant trait au domaine de compétence du service

afin de

identifier les intérêts belges et définir les positions de la Belgique, et ainsi fournir, de manière proactive, à l’administration et aux responsables politiques un soutien pour le traitement des dossiers ayant trait aux domaines de compétence du service.

 

Exemples de tâches

• Recueillir, analyser et synthétiser des données concernant le domaine d’expertise

• rédiger des notes de qualité, contribuer à la rédaction de rapports nationaux et internationaux sur les sujets concernés , préparer les dossiers de ratification (rédaction d’exposés des motifs des traités et accords européens à destination du Parlement belge)

• assurer le suivi des travaux des groupes de travail techniques, d'événements internationaux, d'initiatives de la commission, des positions d'autres pays

• établir des contacts avec d'autres SPF ou départements (par téléphone, par écrit ou par des réunions)

• collaborer au rapport annuel et aux autres publications du SPF ; apporter des contributions au site internet du SPF

 

En tant que

représentant de la Direction générale Coordination et Affaires européennes (DGE)

participer à des réunions nationales et/ou internationales concernant la matière traitée et y représenter la DGE

afin de

donner la position belge en matière européenne (résultant du processus de coordination interne) et le point de vue de la DGE.

 

Exemples de tâches

• participer aux réunions dans des instances européennes et internationales

• participer aux réunions dans des instances belges

• prendre tous les contacts jugés nécessaires

• rédiger le rapport suite à la réunion, et veiller à la diffusion des résultats de la réunion

 

En tant que

coach

accompagner et assurer le développement des experts juniors (fonction d'exemple)

afin de

optimiser leur intégration et leurs activités/tâches.

 

Exemples de tâches

• développer les compétences des collaborateurs juniors par un transfert de connaissances structuré

• assurer l'accompagnement des collaborateurs pour arriver à une bonne exécution des tâches confiées, garantir la qualité des prestations et des résultats des travaux du (des) junior(s)

 

En tant que

gestionnaire d'informations

veiller à recueillir et gérer les positions prises par les différents Etats membres UE ou autres acteurs (institutions européennes, OMC,…) sur des questions européennes; assurer l'accessibilité aux rapports de réunions et aux documents relatifs à la coordination et à la concertation

afin de

pouvoir s'en servir comme source de documentation pour des travaux futurs et répondre rapidement à toute demande d'information en la matière ; pouvoir établir des alliances avec des autres Etats membres et défendre au mieux les intérêts belges.

 

Exemples de tâches

• rassembler et archiver tous les documents pertinents

• rassembler, classifier et archiver toute l’information utile

• fournir aux ambassades les positions belges en rapport aux dossiers prioritaires retenus

• obtenir des ambassades des informations sur les politiques et les positions des partenaires européens sur des sujets déterminés de l'agenda européen

• obtenir des ambassades des informations sur des thèmes plus généraux dont l'étude présente un intérêt à long terme, pour comprendre les débats sous-jacents pouvant expliquer les options politiques des Etats membres.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances/analyste

se tenir continuellement informé des développements ayant trait aux matières concernées

afin de

pouvoir suivre les évolutions dans les instances nationales, européennes et internationales et avoir les connaissances suffisantes permettant ensuite de coordonner et défendre la position belge dans les dossiers européens.

 

Exemples de tâches

• passer en revue, suivre et analyser quotidiennement l'information européenne et internationale (presse, information reçue des représentants auprès des instances européennes et internationales ainsi qu'auprès des ambassades belges, sites internet des institutions européennes et internationales, etc.)

• participer à des séminaires sur des sujets européens

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Représentation permanente auprès de l'UE et autres postes diplomatiques Belges	Comptes rendus, rapports, analyses positions des autres Etats membres projets actes législatifs UE	électronique et papier	quotidien
Institutions européennes	Comptes rendus, rapports, analyses	électronique et papier	quotidien
Management	Questions orales et écrites	électronique et papier	quotidien
Autres membres UE + pays tiers	Questions, rapports, analyses	électronique et papier	quotidien
Autres SPF et entités fédérées	Rapports, études	électronique et papier	hebdomadaire
Cabinets ministériels (niv. fédéral, communautés et régions)	Questions parlementaires orales et écrites, positions politiques sur matières européennes, comptes rendus, rapports	électronique et papier	ad hoc
Organisations internationales, société civile, particuliers/citoyens	Comptes rendus, rapports, analyses	électronique et papier	ad hoc
Collègues	Comptes rendu, rapports, analyses	électronique et papier	quotidien
Autres instances belges	Rapports	électronique et papier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Représentation permanente auprès de l'UE et autres postes diplomatiques Belges	Travaux de coordination	orale/écrite	quotidien
Management	activités, informations	orale/écrite	quotidien
Services internes au SPF	Travaux de coordination	orale/écrite	quotidien
Autres instances belges (autres SPF et entités fédérées, cabinets ministériels)	Travaux de coordination, information groupes de travail	orale/écrite	ad hoc
Institutions européennes	Informations générales	orale/écrite	ad hoc
Particuliers/citoyens	Informations générales	orale/écrite	ad hoc
Collègues	Réponses	orale/écrite	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le Président du Comité de direction : N
Le Directeur-général Affaires européennes (DGE) : N-1
Le coordinateur de la position belge au Conseil concerné de l’Union Européenne (N-2)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l’organisation quotidienne du travail • contacts internes ou externes • assister à des réunions jugées utiles pour la fonction (internes ou externes) • attirer l'attention sur les points sensibles dans un dossier • la préparation des réunions de coordination européenne et des réunions de concertation, rédaction des rapports de réunions • la rédaction de notes et articles pour la communication interne et externe • proposer des alliances sur les sujets traités - droit d'initiative générale • forme et présentation des notes de synthèse • distribution de l'information

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l’approbation des convocations aux réunions de coordination européenne • l’approbation des rapports de réunions de coordination européenne • l’approbation des notes contextuelles et/ou d'information pour le Ministre • l’approbation des réponses aux questions parlementaires • l’approbation des ordres du jour des réunions de concertation, des rapports de réunions et du lancement des procédures d'approbation (écrite et urgente) de ces rapports • missions à l'étranger • actions qui pourraient avoir des répercussions budgétaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Non spécifié

 

Budget de travail propre

Néant

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• accord gouvernemental, la note de politique générale du Gouvernement • l'Accord de coopération du 8 mars 1994 entre l'Etat fédéral, les Communautés et les Régions, relatif à la représentation du Royaume de Belgique au sein du Conseil de Ministres de l'Union européenne, et ses modifications du 13 février 2003 et 7 juin 2004 • les dispositions modifiées par les lois spéciales du 8 août 1988 et du 16 juillet 1993 ainsi que par la loi spéciale du 13 juillet 2001 portant transfert de diverses compétences aux Régions et Communautés • législation européenne, traités • Instructions en rapport avec la politique du Ministre, du Président du Comité du Direction, du Directeur général • Plan de management DGE

 

Quelles innovations

• améliorer les procédures de travail dans le cadre de la mise en œuvre des réunions de coordination et de concertation • innovations propres au fonctionnement personnel • amélioration des liens avec les autres services du SPF Affaires étrangères, avec les autres SPF ainsi qu'avec nos ambassades belges postées à l'étranger et les ambassades étrangères situées en Belgique • amélioration de la forme et de la présentation des notes de contexte

 

Sur base de quel cadre de référence

• processus européen d’intégration • rapports avec les autorités des Régions et des Communautés • relations interdépartementales • le plan de management du Directeur général Coordination et Affaires européennes • cercle s de développement, formations diverses • relations personnelles

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.