Coordinateur - vérificateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : SD005
Niveau: B
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)
Raison d'être de la fonction
Coordonner une équipe de collaborateurs et suivre leurs activités dans la gestion administrative des dossiers, vérifier les décisions administratives au sein d'un domaine précis d'expertise et de connaissance et traiter, de manière autonome, des dossiers complexes
afin de
garantir aux clients un traitement correct de leurs dossiers dans les délais prévus.
Finalités
En tant quecoordinateurse charger de la répartition du travail et de l'organisation des activités au sein du service
afin de
réaliser les objectifs de l'équipe.
Exemples de tâches
- distribuer le travail parmi les collaborateurs et déléguer des tâches
- donner des directives et des instructions quant aux procédures à suivre dans la gestion des dossiers
- évaluer et corriger les prestations quotidiennes
- veiller au respect des échéances liées à la prise de décisions.
En tant queexpertvérifier les dossiers des collaborateurs et , le cas échéant, traiter les dossiers complexes
afin de
garantir aux clients un traitement correct et efficace des dossiers sur base de la législation en vigueur.
Exemples de tâches
- vérifier si les décisions prises sur la base de la réglementation sont correctes
- traiter soi-même les dossiers complexes
- suivre les derniers développements en ce qui concerne la législation
- rédiger et/ou relire les lettres dans le respect des règles d'utilisation de la langue et en concordance avec la législation.
En tant quespécialistedéfinir, appliquer et transmettre les procédures de gestion des dossiers aux collaborateurs
afin de
assurer la cohérence, l'homogénéité et l'efficacité du traitement des dossiers.
Exemples de tâches
- déterminer les procédures à suivre dans la gestion des dossiers
- adapter les procédures existantes et/ou créer de nouvelles procédures si besoin en est
- communiquer les procédures à suivre aux collaborateurs
- assurer le suivi des procédures et règles en vigueur.
En tant quecoachse charger de l'accompagnement individuel et du développement des collaborateurs administratifs.
afin de
améliorer leur niveau de prestations et de veiller à la bonne collaboration des membres de l'équipe.
Exemples de tâches
- accueillir les nouveaux collaborateurs
- mener des entretiens individuels avec les membres de l'équipe
- accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression et évaluer les besoins en formation ainsi que les demandes de formation
- fournir une formation " sur le tas"
- identifier les difficultés relationnelles en vue de prévenir les conflits.
En tant quegestionnaire de litigestraiter de manière rapide et efficace les plaintes et les litiges relativement complexes
afin de
formuler des propositions de solutions adéquates aux plaintes introduites par les clients.
Exemples de tâches
- recevoir les plaintes et les recours introduits devant les Tribunaux du travail
- étudier la nature de la plainte et du litige et recueillir l'information complémentaire : contacter les personnes concernées , analyser la situation et/ou les motifs
- rédiger un conseil ou une proposition (projet de conclusions)
- informer les parties concernées de l'état des affaires
- rédiger le travail préparatoire des dossiers à examiner en Commission d'indu (= montant de pension payé indûment en cas de dépassement du montant de l'activité autorisée).
En tant quecollaborateur administratif et de supporteffectuer des tâches administratives et organisationnelles relatives aux activités du service
afin de
soutenir et d'encadrer d’un point de vue administratif le service dans lequel il/elle travaille.
Exemples de tâches
- rédiger certaines notes ou présentations
- apporter et fournir des documents relatifs aux sujets traités lors de réunions
- tenir correctement les dossiers
- mettre à jour les documents administratifs sur une base régulière.
En tant quepersonne de contactrépondre aux questions de tiers, de clients et d'autres administrations et leur fournir toute l'information relative au domaine en question
afin de
fournir à aux tiers, aux clients et aux autres administrations des informations correctes et pertinentes
Exemples de tâches
- réceptionner la demande, la requête et l'analyser sur la base de l'information disponible dans le service
- collecter de la documentation sur le sujet en question, contacter les personnes susceptibles d'avoir accès à l'information recherchée et déléguer éventuellement la recherche d'informations à d'autres personnes de l'équipe
- orienter les demandeurs vers les personnes capables de répondre à leurs questions
- répondre de manière ad hoc aux questions posées au sujet de dossiers concrets ou à défaut, tenir les personnes informées de l'état d'avancement du dossier.
- représenter l'institution lors de foires, d'expositions ou d'émissions de radio-télévision.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Direction, chef fonctionnel, collègues,
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Données relatives aux dossiers pensions, instructions techniques et notes de service, procédures de travail (training kit) modifications de la législation.
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Papier, téléphone, fax, courriel, réunions, sessions d'information.
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quotidienne ou hebdomadaire selon la nature de l'information.
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Services internes
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Demande d’informations relatives à des dossiers
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Papier, téléphone, fax, courriel, réunions, sessions d'information
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quotidien
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Clients autres institutions, représentants des clients.
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Question concernant les dossiers, les plaintes
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Papier, téléphone, fax, courriel,
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Quotidienne ou hebdomadaire selon la nature de l'information
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Direction,chef fonctionnel, collègues,
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Données relatives aux dossiers pensions, instructions techniques et notes de service, procédures de travail (training kit) modifications de la législation.
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Papier, téléphone, fax, courriel, réunions, sessions d'information.
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quotidienne ou hebdomadaire selon la nature de l'information.
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Services internes,
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Informations relatives à des dossiers
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Papier, téléphone, fax, courriel, réunions, sessions d'information
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quotidien
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Clients autres institutions, représentants des clients.
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Informations concernant les dossiers, les plaintes
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Papier, téléphone, fax, courriel,
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Quotidienne ou hebdomadaire selon la nature de l'information
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Positionnement
La fonction est dirigée par
un attaché - chef de service.
un dirigeant de bureau régional
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la prise de décisions dans les dossiers en matière de statut social des travailleurs indépendants dans le cadres des procédures du service
- la rédaction du contenu des lettres
- l’ organisation quotidienne des tâches opérationnelles dans son équipe en fonction des objectifs du service.
- la réalisation des entretiens d'évaluation dans son équipe.
La fonction doit demander une autorisation pour
- les décisions qui sortent du cadre de la délégation de pouvoir et des procédures du service.
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Contrat d'administration, coordination officieuse des textes légaux, instructions techniques, notes internes, notes de service d'autres institutions (ex: ONP), jurisprudence,...
Quelles innovations
- Contribuer à la mise en place de nouvelles procédures de travail et au testing de nouvelles applications informatiques.
- Création d'outils de suivi propres au service (ex échéancier, listes de présence) sur la base de logiciels standards (ex Excel) de manière à améliorer l'organisation du service et à renforcer l'efficacité du travail.
Sur base de quel cadre de référence
- Projets de modernisation de la direction,
- Résultats à atteindre (volume traité, délais, etc.) dans le cadre du contrat d'administration.
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