Beheerder van uitgaven (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : BB001
Niveau: C
Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
De verwerking, de opvolging en de rapportering van de opvolging van de uitgaven m.b.t. het Rijksinstituut realiseren
teneinde
op elk ogenblik een correcte en waarheidsgetrouwe boekhouding van de uitgaven voor te leggen.
Resultaatgebieden
Alsbeheerderde uitgaven, bestellingen, facturen en andere werkingskosten opvolgen
teneinde
een correcte en waarheidsgetrouwe boekhouding van de uitgaven voor te leggen.
Voorbeelden van taken
- de bestelbonnen binnen de vereiste termijnen valideren
- de facturen alsook de creditnota’s registreren, boekhoudkundig verwerken (met naleving van de boekhoudkundige en budgettaire regels), klasseren en de eventuele informaticaleasings opvolgen, de kostenstaten verwerken en klasseren
- de beschikbare middelen en de budgettaire realisaties opvolgen
- de betalingen voorbereiden en controleren met naleving van de termijnen
- de boekhoudkundige verwerkingen voorbereiden en de financiële stromen van de financiële beheersrekening boeken
Alscontroleurdeelnemen aan de controle van de boekhoudkundige verwerkingen en aan het opstellen van de inventaris, en, meer algemeen, aan de voorbereiding en aan het opstellen van allerlei documenten betreffende de boekhouding en de financiën
teneinde
betrouwbare informatie te leveren met het oog op een transparante boekhouding.
Voorbeelden van taken
- statistieken, verslagen en samenvattingen opstellen
- controles opstellen en uitvoeren
- de diverse diensten contacteren, inlichtingen verstrekken
Alsadministratief medewerkercorrect de administratieve taken uitvoeren volgens de regels die in de dienst gelden
teneinde
de beschikbaarheid en de documentatie van de informatie die nodig is voor de uitoefening van de functie, te garanderen.
Voorbeelden van taken
- voortdurend de dossiers bijwerken
- de informatie op relevante wijze klasseren, verzamelen en verwerken
- de dossiers organiseren en structureren
Alservaren gebruikerde problemen identificeren en meedelen
teneinde
bij te dragen aan het optimaliseren van de procedures te optimaliseren en de kwaliteit van het werk te verbeteren.
Voorbeelden van taken
- eventuele systeemstoringen identificeren in de toepassing van de werkprocedures
- de anomalieën en de storingen in de informaticatoepassingen opsporen en aan zijn hiërarchische meerdere meedelen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Leveranciers
|
facturen, creditnota's, informatievragen
|
Papieren drager, mails, schriftelijke en mondelinge vragen
|
Dagelijks
|
Directie van de dienst
|
Instructies, planning, vragen om informatie en om ondersteuning
|
Schriftelijke en mondelinge vragen en richtlijnen, documenten, werkvergaderingen
|
Wekelijks
|
Andere diensten
|
Betalingsopdrachten, informatie, informatievragen
|
Schriftelijke en mondelinge vragen, documenten, bestanden, vergaderingen
|
Dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Directie van de dienst
|
Verslagen (ad hoc), boekhoudkundige gegevens
|
Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, tabellen, verslagen, documenten, werkvergaderingen
|
Dagelijks, Wekelijks (werkvergaderingen)
|
Leveranciers
|
Informatie over de ontvangst van facturen en over de uitgevoerde betalingen,
|
Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, documenten
|
Dagelijks
|
Andere diensten
|
boekhoudkundige gegevens en informatie over de uitgevoerde betalingen
|
Schriftelijke (mails) en mondelinge toelichtingen
|
Dagelijks
|
Controleorganen
|
Boekhoudkundige verslagen, specifieke gegevens, boekhoudkundige bestanden, bewijsstukken, toelichtingen
|
Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, Excel- tabellen, verslagen, documenten (ad hoc)
|
Jaarlijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Attaché FIN
De functie leidt : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de planning van het eigen werk,
- antwoorden op telefonische vragen, ad-hoc-antwoorden,
- de verwerking van routineproblemen; de complexe problemen en de betwistingen worden eventueel aan de meerdere doorgegeven,
- de realisatie van de activiteiten onder zijn verantwoordelijkheid volgens de procedures en regels van de dienst
De functie moet autorisatie vragen voor
- de inhoud van de briefwisseling,
- het voor akkoord ondertekenen van elke uitgave,
- al wat zich buiten de normale procedures en richtlijnen bevindt
die specifiek zijn aan de functie
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Algemene boekhoudkundige, budgettaire en analytische wetgeving en reglementering.
Welke vernieuwingen
- Voorstellen tot verbetering van de processen en van de technieken inzake het werk formuleren op grond van zijn eigen ervaring.
Gebaseerd op welk referentiekader
- Algemene boekhoudkundige, budgettaire en analytische wetgeving en reglementering.
|