Afdrukken

Beheerder van uitgaven (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : BB001

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

De verwerking, de opvolging en de rapportering van de opvolging van de uitgaven m.b.t. het Rijksinstituut realiseren

teneinde

op elk ogenblik een correcte en waarheidsgetrouwe boekhouding van de uitgaven voor te leggen.

 

Resultaatgebieden
Als
beheerder
    de uitgaven, bestellingen, facturen en andere werkingskosten opvolgen

teneinde

    een correcte en waarheidsgetrouwe boekhouding van de uitgaven voor te leggen.

 

Voorbeelden van taken
  • de bestelbonnen binnen de vereiste termijnen valideren
  • de facturen alsook de creditnota’s registreren, boekhoudkundig verwerken (met naleving van de boekhoudkundige en budgettaire regels), klasseren en de eventuele informaticaleasings opvolgen, de kostenstaten verwerken en klasseren
  • de beschikbare middelen en de budgettaire realisaties opvolgen
  • de betalingen voorbereiden en controleren met naleving van de termijnen
  • de boekhoudkundige verwerkingen voorbereiden en de financiële stromen van de financiële beheersrekening boeken

 

Als
controleur
    deelnemen aan de controle van de boekhoudkundige verwerkingen en aan het opstellen van de inventaris, en, meer algemeen, aan de voorbereiding en aan het opstellen van allerlei documenten betreffende de boekhouding en de financiën

teneinde

    betrouwbare informatie te leveren met het oog op een transparante boekhouding.

 

Voorbeelden van taken
  • statistieken, verslagen en samenvattingen opstellen
  • controles opstellen en uitvoeren
  • de diverse diensten contacteren, inlichtingen verstrekken
  • de inventaris opstellen

 

Als
administratief medewerker
    correct de administratieve taken uitvoeren volgens de regels die in de dienst gelden

teneinde

    de beschikbaarheid en de documentatie van de informatie die nodig is voor de uitoefening van de functie, te garanderen.

 

Voorbeelden van taken
  • voortdurend de dossiers bijwerken
  • de informatie op relevante wijze klasseren, verzamelen en verwerken
  • de dossiers organiseren en structureren

 

Als
ervaren gebruiker
    de problemen identificeren en meedelen

teneinde

    bij te dragen aan het optimaliseren van de procedures te optimaliseren en de kwaliteit van het werk te verbeteren.

 

Voorbeelden van taken
  • eventuele systeemstoringen identificeren in de toepassing van de werkprocedures
  • de anomalieën en de storingen in de informaticatoepassingen opsporen en aan zijn hiërarchische meerdere meedelen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Leveranciers

facturen, creditnota's, informatievragen

Papieren drager, mails, schriftelijke en mondelinge vragen

Dagelijks

Directie van de dienst

Instructies, planning, vragen om informatie en om ondersteuning

Schriftelijke en mondelinge vragen en richtlijnen, documenten, werkvergaderingen

Wekelijks

Andere diensten

Betalingsopdrachten, informatie, informatievragen

Schriftelijke en mondelinge vragen, documenten, bestanden, vergaderingen

Dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Directie van de dienst

Verslagen (ad hoc), boekhoudkundige gegevens

Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, tabellen, verslagen, documenten, werkvergaderingen

Dagelijks, Wekelijks (werkvergaderingen)

Leveranciers

Informatie over de ontvangst van facturen en over de uitgevoerde betalingen,

Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, documenten

Dagelijks

Andere diensten

boekhoudkundige gegevens en informatie over de uitgevoerde betalingen

Schriftelijke (mails) en mondelinge toelichtingen

Dagelijks

Controleorganen

Boekhoudkundige verslagen, specifieke gegevens, boekhoudkundige bestanden, bewijsstukken, toelichtingen

Schriftelijke en mondelinge toelichtingen, Excel- tabellen, verslagen, documenten (ad hoc)

Jaarlijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Attaché FIN

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de planning van het eigen werk,
  • antwoorden op telefonische vragen, ad-hoc-antwoorden,
  • de verwerking van routineproblemen; de complexe problemen en de betwistingen worden eventueel aan de meerdere doorgegeven,
  • de realisatie van de activiteiten onder zijn verantwoordelijkheid volgens de procedures en regels van de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de inhoud van de briefwisseling,
  • het voor akkoord ondertekenen van elke uitgave,
  • al wat zich buiten de normale procedures en richtlijnen bevindt die specifiek zijn aan de functie

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Algemene boekhoudkundige, budgettaire en analytische wetgeving en reglementering.

 

Welke vernieuwingen
  • Voorstellen tot verbetering van de processen en van de technieken inzake het werk formuleren op grond van zijn eigen ervaring.

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Algemene boekhoudkundige, budgettaire en analytische wetgeving en reglementering.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.