Afdrukken

Dossierbeheerder sociaal overleg (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : TE005

Niveau: B

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)




Doel van de functie

Behandelen of voorbereiden van de inhoud van dossiers of van één of meerdere opeenvolgende stappen in een dossier, erkenning, vermelding of afwijking

teneinde

te waarborgen dat de besluitvorming of de afronding van een dossier gebeurt in overeenstemming met de heersende regelgeving en dat ontwerpen van proces-verbalen kunnen opgesteld worden.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    controleren of de complexe dossiers van aanvragen tot erkenning, vermelding of afwijking betreffende de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg van de AD Humanisering van de Arbeid (AD HUA) bevoegd is volledig en in overeenstemming met de geldende regelgeving zijn

teneinde

    over alle elementen te beschikken met het oog op een administratieve beslissing of het voorleggen van het dossier ter bespreking of advies aan de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk (Hoge Raad PBW).

 

Voorbeelden van taken
  • Vaststellen van de regelgeving of de procedure die een dossier moet doorlopen
  • Nagaan of de informatie in het dossier volledig, correct, consistent en coherent is, inwinnen van informatie of verduidelijking bij verschillende bronnen en het dossier vervolledigen
  • Uitvoeren van de verschillende stappen van het dossier volgens de geldende regelgeving of procedure en bijwerken van de beheertools (Excel-tabellen)
  • Opvolgen en controleren van de technische en/of financiële elementen van de dossiers

 

Als
dossierbeheerder
    op autonome wijze instaan voor de administratieve opvolging en het voorleggen van de dossiers aan de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW

teneinde

    de AD HUA en eventueel de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW in staat te stellen een gemotiveerd advies te formuleren

 

Voorbeelden van taken
  • Vaststellen welke procedure het dossier moet doorlopen
  • Uitvoeren van de voorziene stappen van het dossier volgens de vastgestelde procedure en bijwerken van de beheertools (Excel-tabellen)
  • Opstellen van voorstellen tot advies voor de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW

 

Als
secretaris van de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW
    verzekeren van de opvolging van de adviezen uitgebracht door de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW en voorbereiden van de communicatie van de eindbeslissing

teneinde

    te garanderen dat de aanvragers de eindbeslissing ontvangen in de door de regelgeving voorziene vorm

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen van de nodige brieven volgend op het advies van de Commissie
  • Voorbereiden van de ministeriële besluiten die voor akkoord aan de minister moeten worden voorgelegd
  • Meedelen van de beslissing van de minister aan de betrokken personen
  • Voorbereiden van de documenten die op de website moeten worden gepubliceerd

 

Als
secretaris
    Organiseren en bijwonen van de vergaderingen van de Hoge Raad PBW en zijn organen

teneinde

    op organisatorisch niveau te garanderen dat de Hoge Raad PBW zijn taken kan uitvoeren

 

Voorbeelden van taken
  • Ter beschikking stellen via elektronische weg van documenten die bestemd zijn voor de leden van de Hoge Raad PBW of van zijn organen
  • Organiseren van vergaderingen (reservatie, uitnodigingen, …)
  • Notities nemen tijdens de vergadering en opstellen van de notulen
  • Gebruik maken van het uitgebreide intranet bedoeld voor de sociale partners

 

Als
contactpersoon
    Inlichtingen verstrekken en beantwoorden van uiteenlopende vragen of klachten van interne of externe klanten over dossiers die betrekking hebben op één van de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg bevoegd is

teneinde

    de klanten volledige informatie over de inhoud van dossiers te verschaffen en een gepast antwoord op hun vraag of klacht te bieden

 

Voorbeelden van taken
  • Informeren van de betrokken personen over de voortgang van en de genomen beslissing voor hun dossier
  • Ontvangen van vragen of klachten, er de aard van onderzoeken en bijkomende informatie verzamelen
  • Behandelen van vragen, klachten en geschillen volgens de geldende procedures of voorschriften
  • Doorgeven aan de hiërarchische meerdere van de vragen of klachten die een grondige inhoudelijke analyse vergen, om een adequaat antwoord te formuleren
  • Rechtvaardigen van de behandelwijze van een dossier

 

Als
gegevens- en/of documentatiebeheerder
    Verzekeren van de administratieve opvolging en het klasseren van de dossiers die behoren tot een van de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg bevoegd is

teneinde

    de dienst en zijn klanten gestructureerde informatie en een overzicht van het dossierbeheer te bezorgen

 

Voorbeelden van taken
  • Opbergen van dossiers en/of documenten volgens de classificatievoorschriften
  • Ordenen van de gegevens en deze klasseren in de categorieën van de papieren en de elektronische gegevensbank
  • Bijhouden van boekhoudkundige bestanden, bewijsstukken of stukken voor de inventaris
  • Analyseren en controleren van ingevoerde of in te voeren gegevens
  • Gebruik maken van de beheertools / Opstellen van verslagen en lijsten op basis van de beheertools

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Een attaché A1 secretariaat Commissies van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.