Identificatie van de functie

Functiecode : TE005

Niveau: B

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)

Doel van de functie

Behandelen of voorbereiden van de inhoud van dossiers of van één of meerdere opeenvolgende stappen in een dossier, erkenning, vermelding of afwijking

teneinde

te waarborgen dat de besluitvorming of de afronding van een dossier gebeurt in overeenstemming met de heersende regelgeving en dat ontwerpen van proces-verbalen kunnen opgesteld worden.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

controleren of de complexe dossiers van aanvragen tot erkenning, vermelding of afwijking betreffende de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg van de AD Humanisering van de Arbeid (AD HUA) bevoegd is volledig en in overeenstemming met de geldende regelgeving zijn

teneinde

over alle elementen te beschikken met het oog op een administratieve beslissing of het voorleggen van het dossier ter bespreking of advies aan de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk (Hoge Raad PBW).

 

Voorbeelden van taken

• Vaststellen van de regelgeving of de procedure die een dossier moet doorlopen

• Nagaan of de informatie in het dossier volledig, correct, consistent en coherent is, inwinnen van informatie of verduidelijking bij verschillende bronnen en het dossier vervolledigen

• Uitvoeren van de verschillende stappen van het dossier volgens de geldende regelgeving of procedure en bijwerken van de beheertools (Excel-tabellen)

• Opvolgen en controleren van de technische en/of financiële elementen van de dossiers

 

Als

dossierbeheerder

op autonome wijze instaan voor de administratieve opvolging en het voorleggen van de dossiers aan de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW

teneinde

de AD HUA en eventueel de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW in staat te stellen een gemotiveerd advies te formuleren

 

Voorbeelden van taken

• Vaststellen welke procedure het dossier moet doorlopen

• Uitvoeren van de voorziene stappen van het dossier volgens de vastgestelde procedure en bijwerken van de beheertools (Excel-tabellen)

• Opstellen van voorstellen tot advies voor de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW

 

Als

secretaris van de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW

verzekeren van de opvolging van de adviezen uitgebracht door de vaste operationele Commissie van de Hoge Raad PBW en voorbereiden van de communicatie van de eindbeslissing

teneinde

te garanderen dat de aanvragers de eindbeslissing ontvangen in de door de regelgeving voorziene vorm

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van de nodige brieven volgend op het advies van de Commissie

• Voorbereiden van de ministeriële besluiten die voor akkoord aan de minister moeten worden voorgelegd

• Meedelen van de beslissing van de minister aan de betrokken personen

• Voorbereiden van de documenten die op de website moeten worden gepubliceerd

 

Als

secretaris

Organiseren en bijwonen van de vergaderingen van de Hoge Raad PBW en zijn organen

teneinde

op organisatorisch niveau te garanderen dat de Hoge Raad PBW zijn taken kan uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• Ter beschikking stellen via elektronische weg van documenten die bestemd zijn voor de leden van de Hoge Raad PBW of van zijn organen

• Organiseren van vergaderingen (reservatie, uitnodigingen, …)

• Notities nemen tijdens de vergadering en opstellen van de notulen

• Gebruik maken van het uitgebreide intranet bedoeld voor de sociale partners

 

Als

contactpersoon

Inlichtingen verstrekken en beantwoorden van uiteenlopende vragen of klachten van interne of externe klanten over dossiers die betrekking hebben op één van de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg bevoegd is

teneinde

de klanten volledige informatie over de inhoud van dossiers te verschaffen en een gepast antwoord op hun vraag of klacht te bieden

 

Voorbeelden van taken

• Informeren van de betrokken personen over de voortgang van en de genomen beslissing voor hun dossier

• Ontvangen van vragen of klachten, er de aard van onderzoeken en bijkomende informatie verzamelen

• Behandelen van vragen, klachten en geschillen volgens de geldende procedures of voorschriften

• Doorgeven aan de hiërarchische meerdere van de vragen of klachten die een grondige inhoudelijke analyse vergen, om een adequaat antwoord te formuleren

• Rechtvaardigen van de behandelwijze van een dossier

 

Als

gegevens- en/of documentatiebeheerder

Verzekeren van de administratieve opvolging en het klasseren van de dossiers die behoren tot een van de domeinen waarvoor de Afdeling van het sociaal overleg bevoegd is

teneinde

de dienst en zijn klanten gestructureerde informatie en een overzicht van het dossierbeheer te bezorgen

 

Voorbeelden van taken

• Opbergen van dossiers en/of documenten volgens de classificatievoorschriften

• Ordenen van de gegevens en deze klasseren in de categorieën van de papieren en de elektronische gegevensbank

• Bijhouden van boekhoudkundige bestanden, bewijsstukken of stukken voor de inventaris

• Analyseren en controleren van ingevoerde of in te voeren gegevens

• Gebruik maken van de beheertools / Opstellen van verslagen en lijsten op basis van de beheertools

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Adviseur-generaal	instructies, vragen, informatie en schriftelijke en mondelinge adviezen	briefwisseling, email, enz.	wekelijks
Adviseur	instructies, vragen, informatie en schriftelijke en mondelinge adviezen	telefoon, briefwisseling, email, enz.	wekelijks
Attaché	instructies, vragen, informatie en schriftelijke en mondelinge adviezen	persoonlijke contacten, telefoon, briefwisseling, email	dagelijks
Medewerkers	schriftelijke en mondelinge vragen en informatie	persoonlijke contacten, email, enz.	dagelijks
Organisaties, werkgevers, bedrijven, instellingen	schriftelijke en mondelinge vragen	persoonlijke contacten, email, enz.	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Adviseur	schriftelijke en mondelinge antwoorden en adviezen	telefoon, briefwisseling, email, persoonlijke contacten, als dossier	wekelijks
Attaché	schriftelijke en mondelingen vragen, informatie en adviezen, behandelde dossiers	persoonlijke contacten, telefoon, briefwisseling, email, als dossier	dagelijks
Organisaties, werkgevers, bedrijven, instellingen, …	schriftelijke en mondelinge vragen	briefwisseling, telefoon, email	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Een attaché A1 secretariaat Commissies van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• organiseren van de eigen taken

• beheren van het dossier volgens de procedures en regelgevingen die van kracht zijn

• verstrekken van informatie over de status van het dossier en de eindbeslissing

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen over dossiers die een interpretatie vergen die de rechtspraak niet voorziet

• alle afwijkingen t.o.v. de reglementaire procedures

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

niet van toepassing

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. niet van toepassing

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• procedures adviesorganen Hoge Raad PBW

• regelgevingen m.b.t. de werking en de samenstelling van de Hoge Raad PBW (K.B. van 27 okt. 2006 betreffende de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk)

• kwaliteitsprocedures en dienstvoorschriften

• Koninklijk Besluit van 3 mei 1999 betreffende de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk

• Ministerieel Besluit van 19 juni 2002 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk

• Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de betreffende uitvoeringsbesluiten

 

Welke vernieuwingen

• verbeteren van de bestaande technieken en methodes voor de behandeling van dossiers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.