Afdrukken

Assistent front office consulaire zaken (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : BV004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)




Doel van de functie

Administratieve en faciliterende taken verzorgen voor interne (personeelsleden) of externe klanten (burgers, firma’s, organisaties, …)

teneinde

optimaal bij te dragen tot de consulaire dienstverlening betreffende legalisaties, afgifte van reisdocumenten en verlenging van bepaalde visa.

 

Resultaatgebieden
Als
contactpersoon
    van de dienst, vragen en/of klachten van klanten/burgers ontvangen, beantwoorden en/of doorverwijzen

teneinde

    de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag/klacht.

 

Voorbeelden van taken
  • Vragen van interne of externe klanten telefonisch of via mail, brief of fax beantwoorden of doorverwijzen
  • Toelichting geven aan de klanten over de bestaande procedures en bij problemen meedenken naar klantgerichte oplossingen volgens de procedures of voorschriften
  • Eenvoudige en/of routinematige klachten en geschillen afhandelen volgens de procedures of voorschriften of deze doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten
  • Nakijken van documenten om de klanten verder te kunnen helpen
  • De nodige brochures/inlichtingen verschaffen aan de betrokken personen

 

Als
administratief ondersteuner
    administratieve en/of andere documenten verifiëren en/of bewerken volgens de binnen de dienst geldende procedures of voorschriften

teneinde

    er voor te zorgen dat de klant/burger beschikt over de nodige documenten (reisdocument, gelegaliseerd document, visum).

 

Voorbeelden van taken
  • Dossiers administratief beheren en opvolgen
  • Standaardbrieven/mails en gepersonaliseerde brieven/mails voor de dienst opstellen
  • De echtheid en geldigheid van de documenten controleren
  • Verslagen van interne vergaderingen opmaken

 

Als
gegevens- en/of documentatiebeheerder
    dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie klasseren en/of invoeren en gegevens in databanken aanpassen

teneinde

    de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken
  • Dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie ordenen en opbergen volgens de procedures of voorschriften
  • De toegankelijkheid van het klassement verhogen (labels, inhoudstabel, mappenstructuur,...)
  • De door de dienst gebruikte databanken actueel houden door op de afgesproken tijdstippen nieuwe of gewijzigde gegevens in te voeren en ingevoerde of in te voeren gegevens te analyseren en/of te controleren
  • Rapporten en lijsten aanmaken op basis van de databanken

 

Als
coach
    de collega’s met minder ervaring opleiden

teneinde

    eenzelfde kwaliteitsniveau bij alle medewerkers te bereiken.

 

Voorbeelden van taken
  • Het gebruik van de aangewende toepassingen aanleren (computerapplicaties, niet geïnformatiseerde databanken, telefoonsysteem, e-mail, internet,….)
  • Feedback geven aan de medewerkers
  • De nieuwe medewerkers helpen bij hun problemen of vragen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Intern: hiërarchie en collega’s

Instructies en procedures; nationale en internationale reglementering; precedenten

Schriftelijk, en mondeling

Dagelijks

Belgische diplomatieke en consulaire posten

Instructies en procedures; nationale en internationale reglementering; precedenten

Schriftelijk, en mondeling

Dagelijks

Extern: publiek, paspoortbesturen (gemeenten en provinciebesturen), andere overheden en organisaties (Dienst vreemdelingenzaken, Defensie, Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en Staatslozen

Instructies en procedures; nationale en internationale reglementering; precedenten

Schriftelijk, en mondeling

Dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Intern: hiërarchie en collega’s

Antwoorden op concrete individuele vragen/klachten/ dossiers

Schriftelijk en mondeling

Dagelijks

Belgische diplomatieke en consulaire posten

Instructies en procedures; nationale en internationale reglementering; precedenten

Schriftelijk en mondeling

Dagelijks

Extern: publiek, paspoortbesturen, andere overheden en organisaties (idem als 4a)

Antwoorden op concrete individuele vragen/klachten/

Schriftelijk en mondeling

Dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Legalisaties: diensthoofd
Reisdocumenten: diensthoofd dienst reis- en identiteitsdocumenten en hoofd cel reglementering & individuele dossiers
Visa: diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Antwoorden op concrete vragen/klachten/dossiers die het routineus karakter niet overstijgen.
  • In het algemeen alle taken die verband houden met de resultaatsgebieden en voor zover in overeenstemming met de regels en procedures eigen aan de dienst en het activiteitendomein.

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Geschreven communicatie (briefwisseling, mail, fax, …) die het routineus karakter overstijgt (bijv. geschil dat routineus karakter overstijgt).

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

Niet relevant

 

Eigen werkbudget

Niet relevant

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Niet relevant

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Internationale en nationale wetgeving inzake Belgische reisdocumenten, legalisaties en visa.
  • Interne (FOD, Directie/dienst) regels en procedures m.b.t. loketwerk, boekhouding & financieel aspect, correspondentie, gebruik van computerapplicaties, …

 

Welke vernieuwingen
  • Suggesties ter optimalisatie van de bestaande procedures of de eigen werkmethode

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Resultaat van wijziging(en) van de wetgeving of van wijziging(en) van interne regels en procedures, o.a. met betrekking tot de computerapplicaties.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.