Afdrukken

Dossierbeheerder protocol (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : BV005

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)




Doel van de functie

Verwerken van de dossiers, of bepaalde consecutieve stappen in het beheer van een dossier, met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol (Voorrechten en immuniteiten van mensen met een bevoorrecht statuut, de bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en het Ceremonieel, de externe veiligheid, het beheer van het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal, de adel en de ridderorden)

teneinde

op professionele wijze en binnen de gestelde termijnen diensten te verlenen aan de klanten van het Protocol

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbehandelaar
    het dossier met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol op georganiseerde wijze beheren en opvolgen

teneinde

    de toegang tot de informatie te vergemakkelijken en te structureren en de nodige diensten te verlenen aan de klant.

 

Voorbeelden van taken
  • Een dossier in ontvangst nemen en de volledigheid en correctheid van de informatie verifiëren
  • De samenstellende elementen van het dossier ontleden door nog meer onderzoek uit te voeren indien dit nodig blijkt (aanvullende informatieaanvraag, verzoek tot verduidelijking van bepaalde elementen, aanvraag van specifieke documenten, enz.)
  • De conformiteit van de gegevens nazien t.o.v. de geldende regelgeving
  • De voorziene stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures en voorschriften en de beëindigde dossiers klasseren

 

Als
gegevens- en/of documentatiebeheerder
    gegevens in geautomatiseerde bestanden coderen en invoeren

teneinde

    de latere benutting van de gegevens te vergemakkelijken en de verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren.

 

Voorbeelden van taken
  • Registreren van alle gegevens mbt de voorrechten en immuniteiten in het register van het protocol
  • Invullen van boordtabellen en opmaken en afleveren van statistische gegevens
  • Opmaken van standaard verbale nota’s, brieven en/of attesten m.b.t. de dossiers van Protocol
  • Documenten registreren en beheren in sharepoint

 

Als
administratief assistent
    van de hiërarchische meerdere(n)
    administratieve taken uitvoeren

teneinde

    administratieve ondersteuning te geven die hiërarchische meerdere of de dienst toelaat om zijn/haar werkzaamheden te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken
  • Ontvangen en verwerken van binnenkomende briefwisseling, informatie verdelen aan de hiërarchische meerdere(n) of aan de andere personeelsleden van de dienst of aan andere departementen
  • Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de hiërarchische meerdere (briefwisseling met perfecte lay-out maken, boordtabellen kunnen maken en opvolgen, verzorgd typewerk kunnen afleveren)
  • Een geheel van administratieve taken verrichten die verband houden met de opvolging van het secretariaat van het diensthoofd of de dienst (kopieën, opstelling van brieven, klassement,agenda, bezoekers begeleiden,…)

 

Als
praktische organisator
    bijdragen tot de operationele, technische en/of organisatorische activiteiten van sommige evenementen en recepties in het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal

teneinde

    bij te dragen tot het goede verloop van een evenement wat tevens de positieve uitstraling van het Protocol bevordert.

 

Voorbeelden van taken
  • Bijdragen tot de praktische organisatie van een evenement (diners en recepties, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders, manifestaties, colloquia,…)
  • Administratieve taken uitvoeren voor de hiërarchische meerdere en de hotelmeester (briefwisseling, encoderen, klassement, stockbeheer, informatie opvragen en doorgeven,…)
  • Bezoekers onthalen en begeleiden tijdens het evenement
  • Controle uitvoeren op de installaties vóór en tijdens het evenement

 

Als
onthaalmedewerker
    bezoekers ontvangen en begeleiden naar de juiste bestemming of de nodige documenten ter beschikking stellen (ambassadeurs, diplomatiek personeel, personen van andere overheidsorganisaties, privé personen die een evenement wensen te organiseren,..;)

teneinde

    bij te dragen bij het professioneel imago dat het Protocol uitstraalt

 

Voorbeelden van taken
  • Onthaal van bezoekers
  • Doorverwijzen naar deskundige personen of diensten
  • Rondleidingen verzorgen
  • Verschaffen van documenten/brochures

 

Als
contactpersoon
    Vragen van (interne of externe) klanten beantwoorden en complexe vragen doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten

teneinde

    de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag

 

Voorbeelden van taken
  • Eenvoudige en/of routinematige vragen beantwoorden van klanten hetzij persoonlijk hetzij telefonisch hetzij via mail
  • Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen
  • Concrete vragen beantwoorden in verband met de werkwijze, timing, gebruikte instrumenten

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

functionele chef en diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.