Afdrukken

Verzender (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : LO010

Niveau: D

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)




Doel van de functie

De post alsook de kleine pakketten op de snelste en meest geschikte manier aan de betrokken diensten / personen bezorgen en taken inzake administratieve ondersteuning uitvoeren

teneinde

te zorgen voor een adequate logistieke en administratieve ondersteuning.

 

Resultaatgebieden
Als
beheerder van de post
    de post zo snel mogelijk aan de betrokken diensten/personen bezorgen

teneinde

    de dossiers in de kortst mogelijke tijd te kunnen verwerken.

 

Voorbeelden van taken
  • De binnenkomende en uitgaande post (intern en extern) sorteren
  • De interne post ophalen en de externe post bedelen
  • De binnenkomende en uitgaande post inventariseren
  • Waken over de traceerbaarheid van de binnenkomende stukken
  • Zegeling

 

Als
medewerker van de scanning
    de documenten digitaliseren

teneinde

    bij te dragen aan een correct en doeltreffend beheer van de elektronische dossiers.

 

Voorbeelden van taken
  • De documenten sorteren
  • De documenten scannen
  • Ze aan de juiste dossiers toewijzen
  • De nodige validaties uitvoeren
  • De documenten aan de betrokken diensten doorsturen

 

Als
teammedewerker
    diverse taken inzake administratieve ondersteuning uitvoeren

teneinde

    de teamleden te ondersteunen in het goede verloop van de activiteiten van de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • Verbeteringen in de dagelijkse activiteiten voorstellen
  • Logistieke steun verlenen aan de medewerkers in administratieve taken (kopieën, faxen, ...).

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Interne diensten

verzoeken, vragen over de te verzenden post

mondeling en schriftelijk

dagelijks

Verantwoordelijke van de cel

Richtsnoeren

e-mails, mondelinge richtlijnen

regelmatig

Buiten de instelling, de FOD

verzoeken, concrete informatie over de binnenkomende post

mondeling en schriftelijk

regelmatig

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Interne diensten

antwoorden, info over de uitgaande en binnenkomende post

mondeling en schriftelijk

Dagelijks

Verantwoordelijke van de cel

Feedback over het werk

mondeling

regelmatig

Buiten de instelling, de FOD

verzoeken, concrete informatie over de uitgaande post

mondeling en schriftelijk

regelmatig

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de functie krijgt in eerste lijn leiding van een teamchef van niveau C en in tweede lijn van een adviseur-verantwoordelijke van de dienst LOG.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De organisatie van zijn werk in het kader van de procedures voor het afwikkelen van de briefwisseling of in het kader van de richtlijnen van de hiërarchische meerdere.

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Alles wat afwijkt van de gewone werkprocedures met eventuele gevolgen op de kwaliteit van de dienstverlening (vertraging)

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Kennis van de processen voor het afwikkelen van de briefwisseling

 

Welke vernieuwingen
  • Geen specifieke innovatie buiten het formuleren van verbeteringen van de dienstverlening

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Interne procedure en reglement van de Post

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.