Assistent human resources (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : PO001
Niveau: B
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Organiseren en opvolgen van de administratieve, organisatorische en facilitaire taken voor een of meerdere hiërarchische meerderen van de cel Human Resources
teneinde
hen te ondersteunen bij de vervulling van hun werkzaamheden
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderde informatie met betrekking tot de dossiers voor het geheel van de materies die door de cel worden behandeld (aanwerving, functiedefinities, onthaal van de stagiairs, ontwikkelcirkels, interne opleidingen, standaardopleidingen, gecertificeerde opleidingen, overgangsexamens, welzijn, tevredenheidsenquêtes,…) verzamelen, verwerken en ordenen
teneinde
over alle nodige elementen en informatie te beschikken voor de behandeling van de dossiers
Voorbeelden van taken
- de nodige informatie verzamelen (inhoud van de te begeven of uit te werken functies, informatie over de kandidaten en / of stagiairs, opleidingsaanvragen,…)
- analyseren van de informatie en voorbereiden van concrete voorstellen (van functiedefinitie, van opleidingskeuzen, selectieprofielen,…) aangepast aan de vragen van de gesprekspartners
- deelnemen aan selecties en ontwerpen van processen-verbaal uitwerken
- verantwoordelijk zijn voor de contacten met de kandidaten / stagiairs / personeelsleden en zorgen voor de coördinatie van de interacties met de andere personen die in de processen van de cel interveniëren (uitnodigingen, communicatie en opvolging)
- de opvolging van de dossiers verzekeren (coderen in verschillende bestanden, regelmatige update, uitwerken van een stand van zaken,…) en beheren van het klassement en de archivering van de verschillende stukken van de dossiers
Alscontactpersooncommuniceren van de nodige informatie en de vragen van de personeelsleden en interne of externe partners beantwoorden voor het geheel van de domeinen die door de cel worden beheerd
teneinde
de interne en externe klanten maximaal te ondersteunen bij het zoeken naar een antwoord op hun vragen door hen correcte informatie te waarborgen
Voorbeelden van taken
- doorspelen van informatie komende van de directie of van de cel naar de personeelsleden toe
- voorbereiden en geven van presentaties aan de personeelsleden betreffende de HR-materies
- beantwoorden van vragen van de personeelsleden en partners met betrekking tot de HR-materies
- optreden als contactpersoon tussen de hiërarchische verantwoordelijke en de externe en/of interne partners (Selor, OFO, P&O, …)
- beheren van het geheel van de documenten en informatie die eigen zijn aan de dienst om een antwoord te kunnen bieden op de vragen van de medewerkers en/of externe contacten en zorgen voor een gepaste overdracht van de belangrijke informatie
Alsdirectiesecretarisadministratieve en organisatorische taken verrichten en coördineren
teneinde
de hiërarchische verantwoordelijke te ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak en zo bij te dragen aan het doeltreffend verloop van zijn werkzaamheden.
Voorbeelden van taken
- uitvoeren van een geheel van administratieve taken die verband houden met de opvolging van het secretariaat van de cel (opnemen van binnenkomende en uitgaande oproepen, inkomende en uitgaande post, opstellen van typebrieven,…)
- opnemen van de organisatie van de vergaderingen, de betrokken personen uitnodigen, de zaal voorbehouden en zich vergewissen van de terbeschikkingstelling van de nodige uitrustingen (drank, informaticamateriaal,…)
- deelnemen aan vergaderingen en eventueel het opstellen van de verslagen met het oog op het informeren van de betrokken personen over de genomen beslissingen en de acties te bepalen die geïmplementeerd dienen te worden
- beheren van de agenda van de hiërarchische verantwoordelijke zowel op het niveau van de planning van de vergaderingen als de coördinatie van de opleidingen en interventies die dienen te worden verricht
Alsassistent van de celOptreden als contactpunt van de cel voor de collega’s, de andere departementen en de externe partners
teneinde
een uitwisseling van gedachten in de hand te werken en een betere samenwerking mogelijk te maken tussen de cel en de rest van de organisatie of de externe partners.
Voorbeelden van taken
- contacten aanknopen met verscheidene actoren op verzoek van de hiërarchische meerdere
- de hiërarchische meerdere voor bepaalde taken vervangen wanneer die afwezig is
- op geargumenteerde wijze zijn mening uiten bij uitwisselingen binnen de cel
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Verantwoordelijke HR
|
Richtlijnen, nota’s, diverse informatie
|
Schriftelijk of mondeling
|
dagelijks
|
Directeur van de personeelsdienst
|
Richtlijnen, nota’s, diverse informatie
|
Schriftelijk of mondeling
|
Ad hoc
|
Directeur van de andere diensten
|
Antwoorden op de gestelde vragen
|
Schriftelijk of mondeling
|
Ad hoc
|
Personeelsleden
|
Antwoorden op de gestelde vragen
|
Schriftelijk of mondeling
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Verantwoordelijke HR
|
Antwoorden op de vragen, stand van zaken, diverse informatie, concrete voorstellen
|
Schriftelijk of mondeling
|
dagelijks
|
Directeur van de personeelsdienst
|
Antwoorden op de vragen, stand van zaken, diverse informatie, concrete voorstellen
|
Schriftelijk of mondeling
|
ad hoc
|
Directeur van de andere diensten
|
Antwoorden op de gestelde vragen
|
Schriftelijk of mondeling
|
ad hoc
|
Personeelsleden
|
Antwoorden op de gestelde vragen
|
Schriftelijk of mondeling
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
De attaché HR (DPO102)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Organisatie van zijn dagelijkse werkzaamheden in het kader van zijn verantwoordelijkheden
- inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden die in het kader van de procedures van de dienst aan de interne en externe gesprekspartners worden verschaft
De functie moet autorisatie vragen voor
- Werkzaamheden die niet binnen zijn verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
- Antwoorden op de vragen die het kader van de procedures van de dienst overstijgen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Personeelsstatuut (1937) en uitvoerings-KB’s
- KB Loopbanen (1939), wetgevingen en procedures betreffende de aanwerving en de overgangsexamens, wetgeving op welzijn, KB evaluatie
Welke vernieuwingen
- Verbeteringen van procedures en werkmethodes
Gebaseerd op welk referentiekader
|