Afdrukken

Directiesecretaris (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : SA004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Administratieve en organisatorische steun bieden aan een dienst- of administratiehoofd en hem helpen bij het uitoefenen van zijn functie

teneinde

bij te dragen tot de goede werking van de dienst en tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het dienst- of administratiehoofd

 

Resultaatgebieden
Als
secretariaatsmedewerker
    Uitvoeren van administratieve taken voor het beheer van het secretariaat van een dienst- of administratiehoofd volgens de geldende regels

teneinde

    ervoor te zorgen dat het dienst- of administratiehoofd over de nodige documenten of informatie beschikt op het overeengekomen moment

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst
  • Behandelen van de inkomende en uitgaande correspondentie
  • Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en presentaties

 

Als
organisator
    Organiseren en plannen van de activiteiten van het dienst- of administratiehoofd

teneinde

    het voor het dienst- of administratiehoofd mogelijk te maken om zich te concentreren op zijn activiteiten

 

Voorbeelden van taken
  • Beheren van de agenda van het dienst- of administratiehoofd
  • Plannen van vergaderingen, versturen van uitnodigingen, reserveren van zalen en ter beschikking stellen van het nodige materiaal
  • Reserveren en ter beschikking stellen van het logistiek materiaal voor de dienst
  • Organiseren van verplaatsingen

 

Als
onthaalbediende
    Verantwoordelijk zijn voor de « front-office » van de dienst

teneinde

    de klanten in contact te brengen met de juiste personen en diensten

 

Voorbeelden van taken
  • Ontvangen van bezoekers
  • Beantwoorden van de telefoon
  • Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten
  • Ontvangen en doorgeven van boodschappen

 

Als
contactpersoon
    Ontvangen van vragen en op een adequate manier voorbereiden van oplossingen/antwoorden op klachten van zowel interne als externe personen en het verstrekken van de nodige informatie aan de aanvragers

teneinde

    de kwaliteit van de dienstverlening aan de klanten te verbeteren en te zorgen voor een goede doorstroming van informatie

 

Voorbeelden van taken
  • Persoonlijk beantwoorden, per telefoon of per e-mail, van vragen voor eenvoudige en/of routine-inlichtingen
  • Ontvangen van klachten, deze behandelen en een voorstel tot antwoord uitwerken
  • Doorgeven van informatie die van de hiërarchie komt aan de medewerkers
  • Handelen als tussenpersoon tussen de hiërarchische overste en de externe (andere autoriteiten, consultants, …) en/of interne partijen (P&O, begroting, logistiek, …)
  • Informeren van de betrokken partijen over de vooruitgang van de dossiers

 

Als
gegevensbeheerder
    Klasseren en archiveren van de papieren of elektronische versie van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst

teneinde

    te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot de nodige informatie/kennis voor het dienst- of administratiehoofd en zijn medewerkers

 

Voorbeelden van taken
  • Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie
  • De documenten, dossiers of informatie klasseren en archiveren volgens de geldende regels
  • Toezien op de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van etiketten, inhoudstafel, …)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Dienst- of administratiechef

Instructies, vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Collega’s van de dienst

Vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Andere diensten

Vragen

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Burgers

Vragen

Mondeling, per mail, per telefoon, …

ad hoc

Externen (instellingen, consultants,…)

Vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Dienst- of administratiechef

Vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Dienst- of administratiechef

Vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Andere diensten

Informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

dagelijks

Burgers

Informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

ad hoc

Externen (instellingen, consultants,…)

Vragen, informatie

Mondeling, per mail, per telefoon, …

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De dienst- of administratiechef

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Plannen en organiseren van het eigen werk, rekening houdend met de prioriteiten opgelegd door het dienst- of administratiehoofd
  • Oplossen van dagelijkse problemen die voorkomen in de opvolging van de administratie van de dienst, met naleving van de gestelde regels
  • Beheren van de agenda van het dienst- of administratiehoofd, met naleving van de gestelde regels en prioriteiten
  • Beantwoorden van eenvoudige vragen en/of routinevragen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Elke beslissing die gevolgen heeft voor de dienst
  • Het verspreiden van de opgestelde documenten
  • De definitieve antwoorden op klachten

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

Nihil

 

Eigen werkbudget

Nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Regels van kracht in de dienst

 

Welke vernieuwingen
  • Voorstellen tot verbeteringen betreffende het routine- en courant werk

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.