Afdrukken

Administratief medewerker (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : SA006

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken

teneinde

optimaal bij te dragen tot de prestaties van de dienst

 

Resultaatgebieden
Als
gegevensbeheerder
    gegevens invoeren en importeren in de geautomatiseerde bestanden (Document Management System) of het intranet

teneinde

    het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken
  • De gegevens interpreteren en ze in de database invoeren
  • Lijsten met ingevoerde gegevens afdrukken
  • De ingevoerde gegevens controleren
  • De database(s) bijwerken/de gegevens tijdig invoeren
  • Het intranet voeden en dagelijks beheren (news, teksten, diverse rubrieken…)

 

Als
organisator
    de praktische organisatie thematisch voorbereiden van vergaderingen, evenementen, conferenties, activiteiten en bijeenkomsten

teneinde

    te zorgen voor de goede praktische organisatie van die evenementen

 

Voorbeelden van taken
  • Een planning uitwerken
  • De betrokken partijen oproepen
  • Een lijst opstellen met materiaal/leden
  • Met de leveranciers contact opnemen
  • De lokalen reserveren

 

Als
documentatiebeheerder
    documenten ordenen (papieren en Document Management System)

teneinde

    te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot informatie en documenten voor de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • De te ordenen documenten verzamelen
  • De administratieve procedure volgen m.b.t. de ordening
  • Toezien op de toegankelijkheid van de ordening (etiketten aanbrengen, inhoudsopgave…)

 

Als
administratief medewerker
    de taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren

teneinde

    de hiërarchische verantwoordelijke in staat te stellen het geheel van zijn taken op een efficiënte wijze uit te voeren

 

Voorbeelden van taken
  • Typebrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst opstellen
  • De binnenkomende en uitgaande correspondentie behandelen
  • Verslagen van interne vergadering opstellen
  • Tabellen/planningen/akkoorden opstellen.
  • De telefoon beantwoorden

 

Als
onthaalmedewerker
    verantwoordelijk voor de front-office van de dienst

teneinde

    betrouwbare en kwaliteitsvolle Informatie te verstrekken aan de gesprekspartners van de dienst

 

Voorbeelden van taken
  • Het onthaal van de bezoekers
  • Persoonlijk antwoorden via telefoon of e-mail op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klant
  • Doorverwijzen naar gespecialiseerde personen en/of diensten
  • De nodige documenten/brochures bezorgen
  • De nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Attaché A2 - Communicatiebeleid (ICO005)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.