Administratief medewerker (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : SA006
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken
teneinde
optimaal bij te dragen tot de prestaties van de dienst
Resultaatgebieden
Alsgegevensbeheerdergegevens invoeren en importeren in de geautomatiseerde bestanden (Document Management System) of het intranet
teneinde
het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken
Voorbeelden van taken
- De gegevens interpreteren en ze in de database invoeren
- Lijsten met ingevoerde gegevens afdrukken
- De ingevoerde gegevens controleren
- De database(s) bijwerken/de gegevens tijdig invoeren
- Het intranet voeden en dagelijks beheren (news, teksten, diverse rubrieken…)
Alsorganisatorde praktische organisatie thematisch voorbereiden van vergaderingen, evenementen, conferenties, activiteiten en bijeenkomsten
teneinde
te zorgen voor de goede praktische organisatie van die evenementen
Voorbeelden van taken
- De betrokken partijen oproepen
- Een lijst opstellen met materiaal/leden
- Met de leveranciers contact opnemen
Alsdocumentatiebeheerderdocumenten ordenen (papieren en Document Management System)
teneinde
te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot informatie en documenten voor de dienst.
Voorbeelden van taken
- De te ordenen documenten verzamelen
- De administratieve procedure volgen m.b.t. de ordening
- Toezien op de toegankelijkheid van de ordening (etiketten aanbrengen, inhoudsopgave…)
Alsadministratief medewerker de taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren
teneinde
de hiërarchische verantwoordelijke in staat te stellen het geheel van zijn taken op een efficiënte wijze uit te voeren
Voorbeelden van taken
- Typebrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst opstellen
- De binnenkomende en uitgaande correspondentie behandelen
- Verslagen van interne vergadering opstellen
- Tabellen/planningen/akkoorden opstellen.
Alsonthaalmedewerkerverantwoordelijk voor de front-office van de dienst
teneinde
betrouwbare en kwaliteitsvolle Informatie te verstrekken aan de gesprekspartners van de dienst
Voorbeelden van taken
- Het onthaal van de bezoekers
- Persoonlijk antwoorden via telefoon of e-mail op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klant
- Doorverwijzen naar gespecialiseerde personen en/of diensten
- De nodige documenten/brochures bezorgen
- De nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen
Positionering
De functie krijgt leiding van
Attaché A2 - Communicatiebeleid (ICO005)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|