Administratief medewerker (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : SA006
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken
teneinde
optimaal bij te dragen tot de prestaties van de dienst
Resultaatgebieden
Alsgegevensbeheerdergegevens invoeren en importeren in de geautomatiseerde bestanden (Document Management System) of het intranet
teneinde
het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken
Voorbeelden van taken
- De gegevens interpreteren en ze in de database invoeren
- Lijsten met ingevoerde gegevens afdrukken
- De ingevoerde gegevens controleren
- De database(s) bijwerken/de gegevens tijdig invoeren
- Het intranet voeden en dagelijks beheren (news, teksten, diverse rubrieken…)
Alsorganisatorde praktische organisatie thematisch voorbereiden van vergaderingen, evenementen, conferenties, activiteiten en bijeenkomsten
teneinde
te zorgen voor de goede praktische organisatie van die evenementen
Voorbeelden van taken
- De betrokken partijen oproepen
- Een lijst opstellen met materiaal/leden
- Met de leveranciers contact opnemen
Alsdocumentatiebeheerderdocumenten ordenen (papieren en Document Management System)
teneinde
te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot informatie en documenten voor de dienst.
Voorbeelden van taken
- De te ordenen documenten verzamelen
- De administratieve procedure volgen m.b.t. de ordening
- Toezien op de toegankelijkheid van de ordening (etiketten aanbrengen, inhoudsopgave…)
Alsadministratief medewerker de taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren
teneinde
de hiërarchische verantwoordelijke in staat te stellen het geheel van zijn taken op een efficiënte wijze uit te voeren
Voorbeelden van taken
- Typebrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst opstellen
- De binnenkomende en uitgaande correspondentie behandelen
- Verslagen van interne vergadering opstellen
- Tabellen/planningen/akkoorden opstellen.
Alsonthaalmedewerkerverantwoordelijk voor de front-office van de dienst
teneinde
betrouwbare en kwaliteitsvolle Informatie te verstrekken aan de gesprekspartners van de dienst
Voorbeelden van taken
- Het onthaal van de bezoekers
- Persoonlijk antwoorden via telefoon of e-mail op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klant
- Doorverwijzen naar gespecialiseerde personen en/of diensten
- De nodige documenten/brochures bezorgen
- De nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Hiërarchische verantwoordelijke
|
Instructies, procedures, concrete vragen
|
Gestructureerde aantekeningen, duidelijke richtlijnen, mondelinge informatie, mails
|
dagelijks
|
Andere personeelsleden
|
Instructies, eenvoudige vragen
|
Gestructureerde aantekeningen, duidelijke richtlijnen, mondelinge informatie, mails
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Hiërarchische verantwoordelijke
|
Concrete dossiers, voorstellen tot oplossing voor gestelde vragen
|
Gestructureerd, gestandaardiseerd, Intranet
|
dagelijks
|
Andere personeelsleden
|
Specifieke antwoorden, stand van zaken van dossiers
|
Concrete opgeloste problemen, antwoorden op vragen
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Attaché A2 - Communicatiebeleid (ICO005)
De functie leidt : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- De organisatie van zijn dagelijkse activiteiten in het kader van zijn verantwoordelijkheden
- De inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden die aan interne en externe gesprekspartners worden gegeven in het kader van zijn verantwoordelijkheden
De functie moet autorisatie vragen voor
- De activiteiten die niet binnen zijn verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Procedures en werkmethoden FBZ
Welke vernieuwingen
- de suggesties m.b.t. de aanpassing en de verbetering van de procedures en werkmethoden.
Gebaseerd op welk referentiekader
|