Afdrukken

Directiesecretaris (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : SA010

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Taken uitvoeren inzake administratie, organisatie, planning voor een directeur-generaal* en eventueel een directoraat-generaal

teneinde

de verwezenlijking van de opdracht van de directeur-generaal en / of de werking van het directoraat-generaal te vergemakkelijken
De term “directeur-generaal” dekt eveneens die van coördinator van de ondersteunende diensten. De term “directoraat-generaal” dekt eveneens de term van “ondersteunende diensten”

 

Resultaatgebieden
Als
assistent
    uitvoeren en opvolgen van de administratieve taken die onder de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal vallen

teneinde

    hem te ondersteunen en zijn taak te verlichten zodat hij zich op zijn opdracht kan concentreren

 

Voorbeelden van taken
  • Organiseren van de agenda van de directeur-generaal
  • Plannen van vergaderingen, de deelnemers uitnodigen en de zalen en het IT-materiaal reserveren
  • Een deel van de briefwisseling van de directeur-generaal op zich nemen
  • Een (nieuwe) lay-out opmaken voor de documenten en de documenten uitprinten
  • Ondersteunen van de organisatie van events en seminaries voor het directoraat-generaal

 

Als
administratief medewerker
    administratieve taken van het directoraat-generaal uitvoeren en opnemen

teneinde

    de globale werking van het directoraat-generaal te ondersteunen en vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken
  • De interne procedures van het secretariaat en het organogram van het DG updaten
  • Opvolgen van de e-mails die bestemd zijn voor het secretariaat (transfer, herinneringen…)
  • De inkomende post ordenen en verdelen binnen de termijn die voor heel het directoraat-generaal geldt
  • Opvolgingstabellen aanmaken en bijhouden met betrekking tot verschillende acties van het DG (stafvergaderingen, opvolging van de opleidingen…)
  • Onthaalsessies organiseren voor de nieuwe medewerkers

 

Als
contactpersoon
    (interne of externe) personen inlichten en hun vragen beantwoorden

teneinde

    hen in staat te stellen binnen de kortste termijn over correcte en adequate informatie te beschikken.

 

Voorbeelden van taken
  • Telefonische oproepen beantwoorden, deze indien nodig doorschakelen, een boodschap noteren
  • Externe personen ontvangen
  • De medewerkers informeren over de werking van het directoraat-generaal (interne procedure)

 

Als
dossierbeheerder
    gegevens en informatie coderen, aanvullen, verbeteren

teneinde

    een optimale kwaliteit van de gegevens die in de informaticasystemen of de papieren klassementen aanwezig zijn, te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken
  • De KPI-gegevens, opleidingsaanvragen, aanvragen van opdrachten volgens de geldende procedure coderen en er de opvolging van verzekeren
  • De post rangschikken
  • Lijsten valideren en updaten
  • Documenten archiveren

 

Als
opsteller
    verschillende communicatievormen op verzoek van de directeur-generaal voorstellen of aanpassen

teneinde

    bij te dragen aan een communicatie die duidelijk is en binnen de kortst mogelijke termijn van de directeur-generaal uitgaat.

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen van voorstellen van briefwisseling in naam van de directeur-generaal
  • Documenten of presentaties verbeteren en updaten (lay-out, deel van de inhoud)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Directeur-generaal

richtlijnen, vragen

mondeling, via e-mail

dagelijks

Afdelingshoofden

richtlijnen, vragen

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Interne medewerkers

vragen

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Externe klanten

vragen

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Andere federale instanties, kabinet, Europese instellingen

richtlijnen vragen, regelgeving

briefwisseling, soms via e-mail

meerdere keren per week

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Directeur-generaal

vragen, informatie

mondeling, via e-mail

dagelijks

Afdelingshoofden

acties, vragen, informatie, richtlijnen

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Interne medewerkers

richtlijnen, informatie

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Externe klanten & burgers

advies, informatie

mondeling, via e-mail, per telefoon

dagelijks

Andere federale instanties, kabinet, Europese instellingen

informatie

briefwisseling, soms via e-mail

meerdere keren per week

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De directeur-generaal (manager) of de coördinator van de ondersteunende diensten (A4) of een assistent van de DG (A3) naargelang de structuur waarbinnen de functie actief is.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De dagelijkse organisatie van het werk
  • De modaliteiten voor het opzoeken van gegevens om adequate informatie te verzekeren

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Alle acties die in naam van de directeur-generaal worden verricht of alle acties van het directoraat-generaal die niet in de gevalideerde werkrichtlijnen opgenomen zijn.

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Interne procedures, dienstnota’s en koninklijke besluiten
  • Hiërarchische vereisten

 

Welke vernieuwingen
  • Binnen het secretariaat: voorstellen van nieuwe interne procedures en aanpassen van de bestaande procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Richtlijnen van het FAGG
  • Besluiten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.