Dossierbeheerder administratieve geldboeten (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : TE004
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)
Doel van de functie
Het verzorgen van een veelheid van administratieve taken ter ondersteuning van de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten in geval van sociaalrechtelijke inbreuken
teneinde
bij te dragen tot het vlotte verloop van het proces van administratieve vervolging van de inbreuken op de sociale wetgeving, waarmee de Directie van de Administratieve Geldboeten belast is.
Resultaatgebieden
Alsgriffiemedewerker ondersteuning geven aan de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten
teneinde
een soepele en efficiënte werking mogelijk te maken van de Directie Administratieve Geldboeten
Voorbeelden van taken
- behandelen van inkomende briefwisseling
- verzenden van briefwisseling (kleine briefwisseling, verweermiddelen, beslissingen, betalingsherinneringen, betaling in termijnen, beroepen, …)
- beantwoorden van elektronische en telefonische - eenvoudige en/of routinematige - vragen om inlichtingen van collega’s, werkgevers, arbeidsauditoraten, …
- doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten
Alsdata-invoerderinvoeren van gegevens in de geautomatiseerde databank van de administratieve geldboeten (« GINAA »)
teneinde
verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren
Voorbeelden van taken
- data-invoer van processen-verbaal, de berichten van de arbeidsauditeurs (nieuwe termijn, strafvervolging, minnelijke schikkingen, correctionele vonnissen, afzien van strafvervolging, …), verweermiddelen, faillissementen, …
- verrichten van opzoekingen en het ontleden van documenten met het oog op de aanvulling van de databank
- tijdig invoeren van wijzigingen zodat de databank up-to-date blijft
Alsdossierbeheerderinstaan voor het beheer van de dossiers van aanmaak tot archivering
teneinde
te beantwoorden aan de reglementaire verplichtingen inzake de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten
Voorbeelden van taken
- controle van de gegevens en toewijzen van de dossiers aan de attachés
- briefwisseling i.v.m. een concreet dossier aan de betrokken attaché bezorgen
- instaan voor de correcte eindbestemming van het dossier (klassement, archivering)
Alsinterne/externe contactpersoonde “front office” van de dienst verzorgen
teneinde
de interne en/of externe klanten een kwaliteitsvolle service te kunnen bieden
Voorbeelden van taken
- eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en/of interne klanten persoonlijk, telefonisch of via e-mail beantwoorden
- doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten
- verschaffen van de gevraagde documenten/brochures
- opvragen van de nodige informatie om de klant verder te kunnen helpen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Directe chef
|
opdrachten
|
persoonlijk contact, e-mail, telefonisch,
|
dagelijks
|
Naaste collega’s
|
vragen, adviezen
|
persoonlijk contact, telefonisch
|
dagelijks
|
Interne/externe klanten
|
vragen, klachten
|
persoonlijk contact, telefonisch
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Directe chef
|
antwoorden, info
|
persoonlijk contact, e-mail, telefonisch,
|
dagelijks
|
Naaste collega’s
|
info
|
persoonlijk contact, telefonisch
|
dagelijks
|
Interne/externe klanten
|
info
|
persoonlijk contact, telefonisch
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
De adviseur (als hiërarchische overste ; verzorgt de OC) + de administratief deskundige (niveau B) (stuurt de groep aan ; treedt op als coach)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- De dagelijkse invulling van taken binnen zijn/haar pakket, rekening houdend met de door de dienst opgelegde planning
De functie moet autorisatie vragen voor
- Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de functie zijn/haar taken uitvoert
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Nihil
Eigen werkbudget
Nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. Nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Draaiboek van de griffie-activiteiten
Welke vernieuwingen
- Voorstellen tot verbetering van de bestaande werkmethodes
Gebaseerd op welk referentiekader
- Ontwikkelingen in de reglementering en naleven van instructies
|