Afdrukken

Documentatiebeheerder (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : CO004

Niveau: B

Functiefamilie : Productbewerkers

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)




Doel van de functie

Uitvoeren van verschillende administratieve taken met betrekking tot het beheer van de gespecialiseerde bibliotheek

teneinde

relevante documentatie en informatie te verzamelen, bewaren, catalogiseren, inventariseren voor de medewerkers van het RIZIV en/of derden

 

Bijstaan van de gebruikers van de bibliotheek in hun zoektocht naar documentatie en informatie

teneinde

te voldoen aan hun professionele informatiebehoeften

 

Resultaatgebieden
Als
documentalist
    zorgen voor de opvolging en beoordelen van de relevantie van het aanbod van boeken, tijdschriften, CD-ROM’s en andere informatie en documentatie

teneinde

    de relevante informatie en/of documentatie die aan de professionele informatie- en documentatiebehoeften van de gebruikers beantwoordt, te selecteren en te bestellen

 

Voorbeelden van taken
  • Beoordelen van de informatiebehoeften van de gebruikers
  • Opsporen van de onvolledige collecties
  • Opvolgen van de gespecialiseerde literatuur
  • Bestellen van boeken, tijdschriften, tijdschriftartikels en andere informatie en documentatie en formuleren van aankoopvoorstellen
  • Inkorten van de beschikbare documentatie

 

Als
gegevensbeheerder
    ontwikkelen van een logische structuur, inventariseren en coderen van de documentatie/informatie die beschikbaar is in manuele of automatische bestanden (volgens die structuur)

teneinde

    ervoor te zorgen dat de gebruiker snel over nuttige relevante informatie/documentatie kan beschikken

 

Voorbeelden van taken
  • Opmaken van een titelbeschrijving in de beheercatalogus van de bibliotheek volgens de International Standard Bibliographic Description (I.S.B.D.) en opstellen van een samenvatting van de inhoud van de boeken, CD-ROM’s of seriële publicaties
  • Interpreteren en invoeren van gegevens in een database (Docleg=databank met de officieuze coördinatie en de historiek van de wetgeving Geneeskundige Verzorging en Uitkeringen) en/of in Wordbestanden die de officieuze coördinaties van de GVU-wetgeving bevatten
  • Coderen van de beschikbare documentatie/informatie (boeken, tijdschriften, wetten en besluiten, artikels, parlementaire stukken van het Federale, Waalse en Brusselse parlement, vragen en antwoorden van Kamer en Senaat, nota’s, notulen, verslagen of andere publicaties)
  • Controleren en bijwerken van de databank en de bestanden
  • Optimaliseren van de indexerings- en classificatiesystemen.

 

Als
adviseur
    bijstaan van de interne of externe gebruikers van de bibliotheek in hun zoektocht naar informatie/documentatie en/of zoeken van informatie/documentatie voor de gebruikers

teneinde

    hen de gevraagde informatie/documentatie te bezorgen opdat zij aan de hand hiervan hun werk kunnen voortzetten

 

Voorbeelden van taken
  • Onthalen, begeleiden en informeren van individuele gebruikers of van groepen interne of externe gebruikers in verband met de werking van de bibliotheek en de diensten die zij voorstelt
  • Interpreteren en analyseren van de informatie- en documentatieaanvragen van de gebruikers ter plaatse, telefonisch, per e-mail of per fax en hen eventueel helpen bij hun opzoekingen
  • Zorgen voor de ontlening van boeken, tijdschriften en andere documentatie
  • Zoeken naar documentatie in de archieven
  • Doorverwijzen naar andere diensten of externe bronnen

 

Als
kennisbeheerder/-verspreider
    uitwerken en verspreiden van een overzicht van de nieuwe beschikbare informatie/documentatie

teneinde

    het gebruik van de informatie/documentatie aan te moedigen en te bevorderen

 

Voorbeelden van taken
  • Op de hoogte blijven van en zorgen voor de opvolging van nieuwe belangrijke documentatie/informatie voor de gebruikers (nieuwe nummers van tijdschriften, krantenartikels, nieuwe wetten en besluiten, parlementaire stukken, parlementaire vragen en antwoorden, aankooplijsten van boeken, CD-ROM’s, tijdschriften, online-abonnementen)
  • Selecteren van informatie, wetten, belangrijke artikels…
  • Opstellen van informatieoverzichten en de lay-out ervan verzorgen
  • Verrichten van gepersonaliseerde follow-ups en het resultaat ervan verspreiden aan de betrokken personen

 

Als
administratief medewerker
    uitvoeren van administratieve en logistieke taken die verbonden zijn met het beheer van de verschillende informatiedragers

teneinde

    de informatie/documentatie in de beste omstandigheden te verzamelen, verspreiden, archiveren en ter beschikking te stellen van de gebruikers

 

Voorbeelden van taken
  • Zorgen voor de administratie van de bestellingen (boeken, CD-ROM’s, tijdschriften…): controle van de levering en de factuur, invoeren van administratieve en boekhoudkundige gegevens, verspreiding aan de abonnees/gebruikers
  • Beheren van de online-abonnementen: invoeren van de toegangsgegevens, controleren van de toegankelijkheid (waaronder het beheer van de paswoorden), de beschikbaarheid en de juistheid van de online-abonnementen voor databanken en tijdschriften
  • Zorgen voor de administratie van de ontleningen: inschrijven van de nieuwe ontleners, reservaties verwerken, rappels versturen
  • Opmaken van de inventaris van de boeken voor het patrimonium, inschrijven van boeken, schrappen van de afgeschafte boeken, enz.

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Verantwoordelijke van de documentatieafdeling (bibliotheek)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.