Identificatie van de functie

Functiecode : DIS103

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Begeleiders

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Meewerken aan de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van processen, procedures en producten ten voordele van het uitgezonden personeel en hun familie

teneinde

bij te dragen tot het optimaliseren van de expatriëringsvoorwaarden van het uitgezonden personeelslid op post door de ondersteuning van de gehele uitgezonden familie op administratief, organisatorisch, sociaal en familiaal vlak.

 

Resultaatgebieden

Als

contactpersoon

Luisteren, adviseren en begeleiden van het uitgezonden personeel en hun familie

teneinde

hen de best haalbare dienstverlening aan te bieden op administratief, organisatorisch, sociaal en familiaal vlak.

 

Voorbeelden van taken

• adviseren en ondersteunen van uitgezonden personeel en hun familie bij vertrek op post en bij terugkeer en tijdens moeilijke perioden en crisissituaties

• verlenen van advies bij individuele, algemene of specifieke familiale problemen in overleg met diensten binnen en buiten het departement

• voorstellen van oplossingen

• leveren van praktische informatie

 

Als

communicatiedeskundige

Opstellen, coördineren en uitvoeren van een communicatieplan over onderwerpen die betrekking hebben op het vertrek op post, het leven op post en de terugkeer naar België

teneinde

een optimale communicatie met de uitgezonden agenten en hun gezin te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van een goede informatiedoorstroming en het opbouwen van een vertrouwensrelatie betreffende klantgerelateerde aangelegenheden

• bevorderen van klantgerichtheid

• uitwerken van tools die de communicatie over, van en naar de klant kunnen verbeteren (portaalsite, vademecum,…)

 

Als

analist

Verzamelen, analyseren en integreren van informatie met betrekking tot het uitgezonden personeel en hun gezinsleden/partners/echtgenoten

teneinde

een duidelijk beeld te krijgen van de noden van de uitgezonden ambtenaar en zijn gezin en een het aanbieden van een gerichte oplossing.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van gegevens in de verschillende entiteiten van de organisatie

• uitvoeren van analyses van de doelgroepen en hun behoeftes, problemen, verlangens en vragen analyseren van de reeds aanwezige methodes/processen en de toepassing ervan

• verwerken van de gegevens in nota’s

• analyseren van specifieke vragen

• opstellen van jaarlijkse activiteitenrapporten

 

Als

ontwikkelaar

Meewerken aan en uitvoeren van verbeteringen aan bestaande processen, procedures en producten voor informatie en communicatie op vlak van de uitgezonden ambtenaren en hun gezin en nieuwe beleidsmaatregelen voorstellen

teneinde

de betrokken processen optimaal te laten verlopen of te implementeren en een structurele oplossing te vinden voor de uitdagingen verbonden aan het expatleven van de uitgezonden ambtenaar en zijn gezin.

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een globaal plan van aanpak en plannen en uitvoeren van de nodige acties

• uitwerken van werkinstrumenten (bv. informatiefiches, richtlijnen, procesbeschrijvingen, specifieke regelgeving, ....)

• aanbrengen van verbeteringen aan bestaande procedures of instrumenten

• organiseren van en deelnemen aan vergaderingen die betrekking hebben op het eigen domein

• opstellen en uitvoeren van actieprogramma m.b.t. harmonisering tussen professionele en persoonlijke levenssfeer van uitgezonden personeel.

 

Als

kennisbeheerder

Het verzamelen van de nodige kennis, informatie en contactpunten zowel in België als in het buitenland en het ter beschikking stellen van de methodologische en theoretische kennis die nodig is voor het beheer en het veranderingsmanagement

teneinde

bij te dragen tot de ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen en een adequaat beheer van de verbeterprojecten te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van infosessies voor personeel van het departement en uitgezonden personeel en hun familieleden

• organiseren van thematische vormingssessies (expatriatie, …)

• onderhouden van contacten met andere organisaties en met family officers van andere EU-lidstaten

• volgen van opleidingen.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur Buitenlands personeel

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.