Identificatie van de functie

Functiecode : DIS103

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Begeleiders

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Meewerken aan de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van processen, procedures en producten ten voordele van het uitgezonden personeel en hun familie

teneinde

bij te dragen tot het optimaliseren van de expatriëringsvoorwaarden van het uitgezonden personeelslid op post door de ondersteuning van de gehele uitgezonden familie op administratief, organisatorisch, sociaal en familiaal vlak.

 

Resultaatgebieden

Als

contactpersoon

Luisteren, adviseren en begeleiden van het uitgezonden personeel en hun familie

teneinde

hen de best haalbare dienstverlening aan te bieden op administratief, organisatorisch, sociaal en familiaal vlak.

 

Voorbeelden van taken

• adviseren en ondersteunen van uitgezonden personeel en hun familie bij vertrek op post en bij terugkeer en tijdens moeilijke perioden en crisissituaties

• verlenen van advies bij individuele, algemene of specifieke familiale problemen in overleg met diensten binnen en buiten het departement

• voorstellen van oplossingen

• leveren van praktische informatie

 

Als

communicatiedeskundige

Opstellen, coördineren en uitvoeren van een communicatieplan over onderwerpen die betrekking hebben op het vertrek op post, het leven op post en de terugkeer naar België

teneinde

een optimale communicatie met de uitgezonden agenten en hun gezin te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van een goede informatiedoorstroming en het opbouwen van een vertrouwensrelatie betreffende klantgerelateerde aangelegenheden

• bevorderen van klantgerichtheid

• uitwerken van tools die de communicatie over, van en naar de klant kunnen verbeteren (portaalsite, vademecum,…)

 

Als

analist

Verzamelen, analyseren en integreren van informatie met betrekking tot het uitgezonden personeel en hun gezinsleden/partners/echtgenoten

teneinde

een duidelijk beeld te krijgen van de noden van de uitgezonden ambtenaar en zijn gezin en een het aanbieden van een gerichte oplossing.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van gegevens in de verschillende entiteiten van de organisatie

• uitvoeren van analyses van de doelgroepen en hun behoeftes, problemen, verlangens en vragen analyseren van de reeds aanwezige methodes/processen en de toepassing ervan

• verwerken van de gegevens in nota’s

• analyseren van specifieke vragen

• opstellen van jaarlijkse activiteitenrapporten

 

Als

ontwikkelaar

Meewerken aan en uitvoeren van verbeteringen aan bestaande processen, procedures en producten voor informatie en communicatie op vlak van de uitgezonden ambtenaren en hun gezin en nieuwe beleidsmaatregelen voorstellen

teneinde

de betrokken processen optimaal te laten verlopen of te implementeren en een structurele oplossing te vinden voor de uitdagingen verbonden aan het expatleven van de uitgezonden ambtenaar en zijn gezin.

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een globaal plan van aanpak en plannen en uitvoeren van de nodige acties

• uitwerken van werkinstrumenten (bv. informatiefiches, richtlijnen, procesbeschrijvingen, specifieke regelgeving, ....)

• aanbrengen van verbeteringen aan bestaande procedures of instrumenten

• organiseren van en deelnemen aan vergaderingen die betrekking hebben op het eigen domein

• opstellen en uitvoeren van actieprogramma m.b.t. harmonisering tussen professionele en persoonlijke levenssfeer van uitgezonden personeel.

 

Als

kennisbeheerder

Het verzamelen van de nodige kennis, informatie en contactpunten zowel in België als in het buitenland en het ter beschikking stellen van de methodologische en theoretische kennis die nodig is voor het beheer en het veranderingsmanagement

teneinde

bij te dragen tot de ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen en een adequaat beheer van de verbeterprojecten te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van infosessies voor personeel van het departement en uitgezonden personeel en hun familieleden

• organiseren van thematische vormingssessies (expatriatie, …)

• onderhouden van contacten met andere organisaties en met family officers van andere EU-lidstaten

• volgen van opleidingen.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur	opdrachten	persoonlijk contact	ad hoc
medewerkers en stafdiensten P&O	vragen, problemen	persoonlijk contact	ad hoc
collega's	vragen, adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
uitgezonden personeelsleden en hun familieleden	vragen, problemen	telefoon, mail, schrijven	dagelijks
lijnmanagement	vragen, problemen	telefoon, mail, schrijven	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
lijnmanagement	antwoorden, informatie	telefoon, mail	ad hoc
medewerkers en stafdiensten P&O	antwoorden, informatie	email, persoonlijk contact	ad hoc
collega's	antwoorden, informatie	email, persoonlijk contact	dagelijks
uitgezonden personeelsleden en hun familieleden	antwoorden, informatie	telefoon, mail, persoonlijk contact	maandelijks
directeur	resultaten	email, persoonlijk contact	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur Buitenlands personeel

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie en planning

• operationele routinebeslissingen

• operationeel advies aan klanten

• voorstellen voor nieuwe/verbeterde procedures, instrumenten en modellen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een impact op andere HR-domeinen

• complexe operationele beslissingen

• wijzigingen aan de prioriteiten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. opvolgen van budget familiezaken

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving m.b.t. HR binnen de federale overheid

• het administratief en geldelijk statuut

• de beleidslijnen van de directie FOD P&O

• andere die met het onderwerp verbonden zijn

 

Welke vernieuwingen

• verbeteringen aanbrengen aan de bestaande procedure, instrumenten en modellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• HR-tendensen

• de richtlijnen en instructies vanuit de FOD P&O

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.