Adviseur business process management (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA614
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het besturen van het volledige proces Business Process Management
teneinde
alle activiteiten op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren, en dit in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten
Verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van het beheer, de permanente optimalisatie en documentatie van de business processen van de FOD
teneinde
een soepele, geïntegreerde en evoluerende procesarchitectuur op te bouwen, die bij de vooropgestelde strategische doelstellingen en een optimale dienstverlening aansluit.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorverzorgen van het intern overleg met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie
teneinde
consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om de bedrijfsprocessen te modelleren en te documenteren
Voorbeelden van taken
- coördineren van afstemming met interne ICT met het oog op het vergemakkelijken van de eventuele automatisering
- coördineren en overleg met MPM (performantiemanagement) inzake aanlevering en identificatie van procesgerelateerde performantie indicatoren
- vertalen van de doelstellingen via interne vergaderingen, dienstnota's en onderrichtingen en instaan voor de rapportering aan het management
- instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg, specifiek met betrekking tot de processen tussen de verschillende betrokken diensten
- - coördineren van alle activiteiten m.b.t. de beschrijving en de voortdurende aanpassing van de processen verbonden aan alle activiteiten van de FOD in het kader van de digitalisering van de processen (link met het project New way of working-Nwow)
Alsbusinessanalisthet doorvoeren van grondige analyses, nagaan van de transversaliteit, omvang en afhankelijkheid met andere processen vanuit de doorgedreven expertise in business process management
teneinde
een adequate oplossing te kunnen uitwerken en de coördinatie te verzekeren binnen alle processen.
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de probleemstelling, het coachen van de betrokkenen naar een gezamenlijk inzicht in het probleem en het ontleden van de verschillende dimensies m.b.t. het probleem
- het analyseren van de behoeften van de klant en de interne en externe belanghebbenden
- het evalueren van behoeften
- het analyseren van de organisatie om vanuit een diagnose de ontwikkeling van performante processen te bevorderen
Alscontroleurhet verzekeren van de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van de processen van de FOD
teneinde
de afstemming met de strategie en het respect van de standaarden van de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation) te vrijwaren
Voorbeelden van taken
- het regelmatig onderzoeken van de processen
- het trekken van conclusies
- aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering
- het erkennen en waarderen van de positieve resultaten en inspanningen
Alsbeheerderhet geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van het projectteam aan het management en in het bijzonder de Strategic Director
teneinde
hem/haar de gelegenheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in het managementbeleid
Voorbeelden van taken
- het opstellen van rapporten
- deelnemen aan vergaderingen
- het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met de directeur en zijn/haar personeel
Alscoachhet coachen van de analisten, de projectleiders, de eindgebruikers, ... die actief zijn in het procesbeheer en collega's van de andere diensten coachen bij het beschrijven en het aanpassen van de processen die aan hun business verbonden zijn
teneinde
hen in staat te stellen hun processen optimaal te kunnen ontwikkelen binnen de standaarden geldend binnen de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation)
Voorbeelden van taken
- ter beschikking stellen, expliciteren en advies geven over de methodologie en de gebruikte instrumenten (waaronder templates en ICT-applicaties) binnen de FOD
- geven van begeleiding op de werkplek en opleiding en begeleiden van projectleiders
- coaching tijdens specifieke projecten en verzorgen van communicatie met het oog op het welslagen van het programma/project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen
- beantwoorden van vragen en advies geven over de doelstellingen en de aanpak
- stimuleren van bewustwording voor de noodzaak van geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven rond procesimplementatie en procesinnovatie om de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van het procesbeheer binnen de FOD te vergemakkelijken
Alsontwikkelaarhet bepalen en op maat ontwikkelen van processen, methoden en instrumenten (waaronder templates en ICT-applicaties) inzake procesbeheer binnen het kader van het strategisch beleid
teneinde
te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle methoden, processen en instrumenten voor het beheer van de processen binnen de FOD
Voorbeelden van taken
- het ontwikkelen van methoden en processen voor het beheer van de processen binnen de FOD rekening houdende met de maturiteitsgraad van de organisatie
- creatie en ontwikkeling van de forums binnen de FOD
- ondersteunen bij het kiezen van gepaste instrumenten (bv. IT-tools)
- ontwikkeling van de structuur inzake geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD inclusief de tools
AlsVeranderingsagenthet voorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiatieven
teneinde
bij te dragen tot de modernisering van de FOD en tot de verbetering van de werking ervan
Voorbeelden van taken
- meewerken aan of het leiden van een verbeterproject
- meewerken aan projecten ter ondersteuning van het management van de FOD
- waken over de coördinatie en de ondersteuning van het management
- het nemen of ondersteunen van communicatie-initiatieven in verband met de veranderingsprojecten binnen de FOD
Alskennisbeheerderter beschikking stellen van de nodige instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties), methodieken en kennis inzake procesbeheer, het documenteren en publiceren van de processen
teneinde
de kennis rond processen binnen de FOD maximaal te garanderen en te verspreiden
Voorbeelden van taken
- het beheer van de omgeving
- het beheren en bewaken van de procesinventaris van de FOD, inclusief het omgaan met de historiek
- het ter beschikking stellen van de standaarden (methodologie en ICT-tool), normen en richtlijnen rond procesbeheer binnen de FOD
- het creëren van een draagvlak rond kennisbeheer inzake processen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Voorzitter directiecomité
|
genomen beslissingen
|
schriftelijk en mondeling
|
wekelijks
|
Strategic Director
|
instructies en objectieven
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Operationele PMO's
|
staat van voortgang van dossiers, inclusief eventuele problemen
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Operationele PMO's
|
vraag voor specifieke ondersteuning
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Voorzitter directiecomité
|
voorstellen van aanpak
|
schriftelijk en mondeling
|
wekelijks
|
Strategic Director
|
aale informatie nodig voor het nemen van beslissingen
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
leden van het directiecomité en hun operationele PMO's
|
staat van voortgang van dossiers
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
leden van het directiecomité en hun operationele PMO's
|
instructies
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Strategic director (functie A4)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- installeren uniforme aanpak van procesmanagement binnen de FOD
- installeren en ondersteunen werking overlegorganen
De functie moet autorisatie vragen voor
- strategische keuzes in verband met procesbeheer
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- managementplan directiecomité
- regelgeving inzake management (managementplan, beheercontrole, ...) toepasbaar aan de federale overheid
Welke vernieuwingen
- creëren en bewaken van een beleid en een visie rond procesbeheer
- constante verbeteringen van de gehanteerde methodes
Gebaseerd op welk referentiekader
- managementplan directiecomité
|