Identificatie van de functie

Functiecode : DSA081

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bieden van ondersteuning aan de directeur

teneinde

een goede coördinatie en een correcte uitvoering te verzekeren van de opdrachten van de directie.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

ondersteunen van de directeur bij de coördinatie en bij het sturen van de activiteiten van de celverantwoordelijken en van de directe medewerkers

teneinde

de operationele doelstellingen te verwezenlijken en de continuïteit van de dienst te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• ontwikkelen van een strategie en van de operationele doelstellingen voor de verschillende cellen van de dienst; het verdelen van het werk en van de taken van de celverantwoordelijken; alsook het geven van duidelijke richtlijnen

• controleren van de inhoud van de door de medewerkers behandelde dossiers voor hun overdracht naar de Directeur

• realiseren van bepaalde specifieke projecten en instaan voor bepaalde materies in naam van de directeur

• toezien op de kwaliteit van het geleverde werk en op de naleving van de termijnen

• vervangen van de directeur in geval van afwezigheid teneinde de continuïteit van de dienst te verzekeren (eindverantwoordelijkheid in geval van onverwachte problemen)

 

Als

coach

verzekeren van het dagelijks beheer van het personeel

teneinde

toe te zien op de professionele ontwikkeling van de medewerkers en op de uitvoering van de operationele doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• voeren van individuele gesprekken en gesprekken in teamverband (motivatie, delegatie, coaching, evaluatiecycli, enz.)

• geven van zowel positieve als negatieve feedback m.b.t. het functioneren en het opvolgen van de resultaten en de prestaties

• instaan voor de communicatie tussen de hiërarchie en de medewerkers en omgekeerd

 

Als

coördinator

coördineren van het werk dat werd uitgevoerd door de cellen van de directie

teneinde

de uniformiteit van de genomen beslissingen en de conformiteit van de standpunten met het gevoerde beleid te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van teamvergaderingen en de verspreiding van nuttige informatie in functie hiervan

• geven van feedback aan de directeur, hem/haar informeren over problematische dossiers en het voorstellen van oplossingen

• organiseren van het kennismanagement binnen de directie (o.a. het verspreiden van de documenten tussen de verschillende diensten)

 

Als

deskundige/specialist

bijstaan van de directeur

teneinde

de opdrachten van de dienst te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• onderzoeken van de evoluties in de sector

• voorbereiden van de aanbevelingen en van de strategische adviezen die uitgaan van de dienst ten aanzien van de minister

• voorbereiden, evalueren en aanpassen van de reglementering

• deelnemen aan interne en externe vergaderingen (commissies, &) en, in voorkomend geval, het leiden ervan

• behandelen van gevoelige en ingewikkelde dossiers

 

Als

vertegenwoordiger

vertegenwoordigen van de directie, de algemene directie, de FOD of de minister op diverse fora

teneinde

de reglementering voor te stellen en het standpunt van de dienst te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen, in naam van de directie, de algemene directie, de FOD of de minister, aan verschillende fora, werkgroepen, overlegplatformen, rondetafelgesprekken en opleidingen

• opstellen van verslagen van de vergaderingen en het geven van feedback aan de directie

• vertegenwoordigen van de minister van Binnenlandse Zaken in de procedures die bij de Raad van State werden ingediend

• geven van cursussen en opleidingen onder andere m.b.t. de toepassing en de interpretatie van de reglementering van de sector aan de betrokken diensten, studenten en de ondernemingen van de sector

• verzekeren van de contacten met de verschillende actoren van de sector en met andere betrokken partners en ontvangende partijen (overheden, betrokken diensten, enz.)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke, mondelinge vragen, richtlijnen	persoonlijk contact, dossiers, e-mails	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke, mondelinge vragen	brieven, e-mails, telefonisch contact, overleg	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke, mondelinge vragen	dossiers, telefonische contacten	maandelijks
particulieren/burgers	aanvragen, aanvragen info, mondelinge vragen	telefonisch contact, e-mail, brieven	dagelijks
Kabinet	schriftelijke, mondelinge vragen, instructies, aanvragen info	persoonlijk contact, dossiers, e-mails, telefonisch contact	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
organisaties/ondernemingen, via de medewerkers, dossierbeheerder	uitleg, beslissingen, motieven	dossiers, brieven	dagelijks
management	schriftelijke of mondelinge antwoorden	als dossier, e-mail, brieven	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke antwoorden	brieven	maandelijks
particulieren/burgers	schriftelijke of mondelinge antwoorden, beslissingen	telefonisch contact, e-mails, brieven	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen organisatie van het werk

• de verdeling van het werk onder het team, de overdracht van dossiers aan de medewerkers en de opvolging van de prestaties

• de opvolging van de vordering van de dossiers en, in voorkomend geval, de heroriëntering van de planning of van de acties

• de supervisie van de dossiers en de correctie

• het geven van adviezen en het beantwoorden van elke niet-beleidsmatige vraag in de behandelde materies

• onderhandelingen over de standpunten van de dienst, zelfs van de FOD, voor zover het mandaat dat de directeur heeft toegewezen, het toestaat

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het opzetten van nieuwe projecten die de minister of het departement verbinden (op budgettair en/of politiek vlak)

• het aanpassen van de wetgeving tot regeling van de sector

• deelname aan studiedagen, seminaries en opleidingsdagen

• het nemen van verlof of recuperatieverlof

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen van de minister, van de voorzitter of van de directeur-generaal

 

Welke vernieuwingen

• suggesties ter verbetering van werkprocessen

• suggesties voor het opzetten van nieuwe projecten

• suggesties voor de aanpassing van en wijzigingen aan de wetgeving tot regeling van de sector

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de algemene beleidsnota's en de beslissingen van de ministerraad

• de toekenning van de bevoegdheden die eigen zijn aan de dienst

• de eigen ervaring en expertise

• suggesties van de sector en actualiteitsgebonden evenementen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.