Afdrukken

Dossierbeheerder – Secretarie van de Ministerraad (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : SA008

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Uitvoeren van een groot aantal verschillende administratieve en uitvoerende taken voor de Algemene Directie Secretariaten en Overleg (ADSO) in het bijzonder voor het elektronisch en materieel beheer van de dossiers/documenten met betrekking tot de vergaderingen waarvan de AD het secretariaat verzekert

teneinde

bij te dragen aan een efficiënte werking van de ADSO en in het bijzonder de SMR (Secretarie van de Ministerraad).

 

Resultaatgebieden
Als
documentenbeheerder/dossierbeheerder
    “E-PREMIER” (e-P) up to date houden

teneinde

    de dossiers en documenten in verband met de Ministerraad optimaal ter beschikking te stellen van de gebruikers, zowel binnenshuis (Eerste Minister, zijn beleidscel, Kanselarij) als buitenshuis (Beleidscellen, FOD’s & POD’s, en andere Instellingen en organisaties die behoren tot de Uitvoerende Macht).

 

Voorbeelden van taken
  • Kwaliteits- en vormcontrole van de ingediende dossiers/documenten, met het oog op het consulteerbaar maken
  • ter beschikking stellen/behandelen van dossiers/documenten (bv. Pdf en collectie maken, verdelen, opladen, enz.)
  • zorgen voor de synchronisatie van papieren en digitaal archief;
  • constructief meewerken aan de ontwikkeling van e-P door middel van feedback aan de IT-verantwoordelijken (bv. workshop)
  • ter beschikking stellen, ter attentie van het Parlement, van dossiers en documenten via de BGG (agenda’s, notificaties, enz.)

 

Als
analist/informatieverstrekker
    aanvragen van inlichtingen en informatie van interne en externe gebruikers behandelen

teneinde

    de communicatie inzake vergaderingen efficiënt te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken
  • de interne en externe gebruiker helpen bij het vinden van informatie (mails, telefoon, enz.)
  • beantwoorden van praktische vragen van gebruikers
  • informatie verstrekken (bv. via e-P) m.b.t. de Ministerraad aan betrokkenen (FOD’s & POD’s, Beleidscellen, Paleis, enz.) en daarvoor een federaal netwerk onderhouden.

 

Als
secretariaatsmedewerker
    verzorgen van verschillende administratieve en logistieke taken

teneinde

    bij te dragen aan de optimale en efficiënte werking van de secretariaten.

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken o.a. aan het uitgeven van de agenda’s, het opvolgen van de dossiers en het opstellen van de notificaties en de notulen;
  • instaan voor het archiefbeheer en technische taken;
  • zorgen voor de interne circulatie van de documenten (bv. agenda’s, papieren dossiers, adviezen, enz.);
  • meewerken aan het optimaal en efficiënt laten verlopen van de vergaderingen (opvolging kopies, signataires, enz.).
  • zorgen voor de ontvangst en de verwerking van de ter zitting uit te delen documenten (kopies, opvolging, enz.).

 

Als
gegevensinvoerder
    gegevens inbrengen en importeren in de databanken (e-P, besloten gebruikersgroepen – BGG)

teneinde

    verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren

 

Voorbeelden van taken
  • aanmaken van aanvragen, opladen van documenten en het controleren van de ingevoerde gegevens (situaties, linken, kwaliteitscontrole, enz.) ;
  • invoeren van bestanden in de BGG (agenda’s, notificaties, enz.) ;
  • tijdig invoeren van de gegevens die tijdens de vergadering, of na de vergadering (o.a. elektronische archivering in e-P) worden uitgedeeld ;
  • controleren van de gegevens die tijdens de vergadering, of na de vergadering (o.a. elektronische archivering in e-P) worden uitgedeeld.

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Adviseur managementondersteuning, Secretarie van de Ministerraad

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.