Afdrukken

Dossierbeheerder – Secretarie van de Ministerraad (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : SA008

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Uitvoeren van een groot aantal verschillende administratieve en uitvoerende taken voor de Algemene Directie Secretariaten en Overleg (ADSO) in het bijzonder voor het elektronisch en materieel beheer van de dossiers/documenten met betrekking tot de vergaderingen waarvan de AD het secretariaat verzekert

teneinde

bij te dragen aan een efficiënte werking van de ADSO en in het bijzonder de SMR (Secretarie van de Ministerraad).

 

Resultaatgebieden
Als
documentenbeheerder/dossierbeheerder
    “E-PREMIER” (e-P) up to date houden

teneinde

    de dossiers en documenten in verband met de Ministerraad optimaal ter beschikking te stellen van de gebruikers, zowel binnenshuis (Eerste Minister, zijn beleidscel, Kanselarij) als buitenshuis (Beleidscellen, FOD’s & POD’s, en andere Instellingen en organisaties die behoren tot de Uitvoerende Macht).

 

Voorbeelden van taken
  • Kwaliteits- en vormcontrole van de ingediende dossiers/documenten, met het oog op het consulteerbaar maken
  • ter beschikking stellen/behandelen van dossiers/documenten (bv. Pdf en collectie maken, verdelen, opladen, enz.)
  • zorgen voor de synchronisatie van papieren en digitaal archief;
  • constructief meewerken aan de ontwikkeling van e-P door middel van feedback aan de IT-verantwoordelijken (bv. workshop)
  • ter beschikking stellen, ter attentie van het Parlement, van dossiers en documenten via de BGG (agenda’s, notificaties, enz.)

 

Als
analist/informatieverstrekker
    aanvragen van inlichtingen en informatie van interne en externe gebruikers behandelen

teneinde

    de communicatie inzake vergaderingen efficiënt te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken
  • de interne en externe gebruiker helpen bij het vinden van informatie (mails, telefoon, enz.)
  • beantwoorden van praktische vragen van gebruikers
  • informatie verstrekken (bv. via e-P) m.b.t. de Ministerraad aan betrokkenen (FOD’s & POD’s, Beleidscellen, Paleis, enz.) en daarvoor een federaal netwerk onderhouden.

 

Als
secretariaatsmedewerker
    verzorgen van verschillende administratieve en logistieke taken

teneinde

    bij te dragen aan de optimale en efficiënte werking van de secretariaten.

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken o.a. aan het uitgeven van de agenda’s, het opvolgen van de dossiers en het opstellen van de notificaties en de notulen;
  • instaan voor het archiefbeheer en technische taken;
  • zorgen voor de interne circulatie van de documenten (bv. agenda’s, papieren dossiers, adviezen, enz.);
  • meewerken aan het optimaal en efficiënt laten verlopen van de vergaderingen (opvolging kopies, signataires, enz.).
  • zorgen voor de ontvangst en de verwerking van de ter zitting uit te delen documenten (kopies, opvolging, enz.).

 

Als
gegevensinvoerder
    gegevens inbrengen en importeren in de databanken (e-P, besloten gebruikersgroepen – BGG)

teneinde

    verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren

 

Voorbeelden van taken
  • aanmaken van aanvragen, opladen van documenten en het controleren van de ingevoerde gegevens (situaties, linken, kwaliteitscontrole, enz.) ;
  • invoeren van bestanden in de BGG (agenda’s, notificaties, enz.) ;
  • tijdig invoeren van de gegevens die tijdens de vergadering, of na de vergadering (o.a. elektronische archivering in e-P) worden uitgedeeld ;
  • controleren van de gegevens die tijdens de vergadering, of na de vergadering (o.a. elektronische archivering in e-P) worden uitgedeeld.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Management Attaché

Instructies, vragen, problemen

Persoonlijk contact, per e-mail, telefoon

dagelijks

Collega’s

Vragen, problemen

Persoonlijk contact, per e-mail, telefoon

dagelijks

Externe klanten

Vragen

Per telefoon, per e-mail

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

ICT medewerkers

feedback

Per e-mail

onregelmatig

Management Attaché

Feedback over de uitgevoerde taken

Persoonlijk contact

dagelijks

Externe klanten

Antwoorden op vragen

Per telefoon, per e-mail

dagelijks

Beperkte gebruikersgroepen

OJ, notificaties

elektronisch

Ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Adviseur managementondersteuning, Secretarie van de Ministerraad

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Relatief grote actievrijheid en zelfstandigheid, weliswaar in het kader van specifieke, duidelijk afgelijnde taken

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de administratieve medewerker zijn taken uitoefent

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

NVT

 

Eigen werkbudget

NVT

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. In 2013 vonden er +/- 50 fysieke en elektronische vergaderingen van de Ministerraad plaats

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • de richtlijnen van de minister, alsook de mandaathouder (Directeur-Generaal Secretariaten en Overleg)
  • de interne richtlijnen en procedures
  • 10/01/2012 - Circulaire betreffende de werking van de Ministerraad
  • Planning/frequentie van de Ministerraden

 

Welke vernieuwingen
  • Elektronisch online dossierbeheer: e-premier gebruiken
  • Beperkte voorstellen ter verbetering van de werkprocedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • de algemene beleidsnota's
  • het strategisch plan
  • de eigen ervaring en expertise
  • het eigen inzicht in de organisatie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.