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Chef du Protocole (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS099

Niveau: A

Classe : A5

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)




Raison d'être de la fonction

Maintenir sur de bonnes voies les relations entre les organisations internationales et missions diplomatiques étrangères établies en Belgique d’une part et l’État belge d’autre part

afin de

défendre la position de premier plan de la Belgique en tant que pays hôte et lieu d’établissement de ces organisations et missions, promouvoir une image positive de notre pays et veiller à ce que les représentations étrangères respectent les lois de notre pays, dans le cadre des conventions de Vienne.

 

Diriger la direction du Protocole

afin de

d’opérationaliser et réaliser les objectifs de la Direction du Protocole.

 

Finalités
En tant que
représentant (ambassadeur)
    représenter les pouvoirs publics belges lors d’évènements et de réunions et cérémonies officielles

afin de

    remplir de manière ad hoc le rôle de la Belgique en tant que pays hôte et de véhiculer une image positive de notre pays.

 

Exemples de tâches
  • accueillir les chefs d’État et de gouvernement lors de visites officielles en Belgique
  • garantir l’encadrement protocolaire lors de réunions officielles
  • participer à toutes sortes d’autres réunions et cérémonies officielles
  • veiller à l’accueil des nouveaux ambassadeurs, collaborer à l’exécution de la procédure d’accréditation et recevoir une copie des lettres de créance
  • construire et maintenir un réseau diplomatique étendu et stimuler les contacts bilatéraux entre les ambassadeurs étrangers.

 

En tant que
expert
    effectuer des choix stratégiques en matière de privilèges et immunités des personnes privilégiées et formuler des propositions destinées aux autorités politiques

afin de

    soutenir la communauté diplomatique de manière professionnelle conformément aux obligations internationales et permettre une meilleure prestation de services.

 

Exemples de tâches
  • analyser des dossiers complexes ou sensibles sur le plan politique et formuler des propositions
  • informer et conseiller les autorités politiques et les institutions publiques belges et leur donner des avis afin d’appuyer le processus décisionnel, défendre des points de vue et proposer des actions possibles
  • conseiller les organisations internationales et missions diplomatiques et leur proposer des solutions, prendre éventuellement des mesures à l’égard des ambassades qui refusent de respecter les obligations locales (p.ex. paiement des amendes de roulage) ou les obligations internationales (p.ex. renvoi des personnes en séjour illégal dans leur pays d’origine)

 

En tant que
médiateur
    intervenir entre les missions diplomatiques et organisations internationales d’une part et l’État belge ou d’autres entités d’autre part

afin de

    rapprocher les points de vue opposés, d’adopter une approche de conciliation et de contribuer à la résolution de conflits.

 

Exemples de tâches
  • intervenir en tant que médiateur en cas de positions contradictoires, désaccords ou de conflits
  • organiser des rencontres bilatérales avec des ambassadeurs étrangers afin de discuter de problèmes spécifiques, de résoudre des litiges, de justifier des mesures prises pour obtenir le paiement de dettes ou d’amendes que doivent régler les missions diplomatiques
  • amener les institutions publiques belges à faire respecter les droits des missions diplomatiques (p.ex. prise en compte sérieuse de la sécurité des postes diplomatiques)

 

En tant que
négociateur
    intervenir en tant que négociateur entre les missions diplomatiques et organisations internationales d’une part et l’État belge ou d’autres entités d’autre part

afin de

    veiller au plus grand respect des obligations et droits internationaux de part et d’autre et d’encourager de bonnes relations.

 

Exemples de tâches
  • mener des négociations avec des postes diplomatiques et organisations internationales relatives à la bonne application des droits et devoirs établis par les conventions de Vienne, les accords de siège et d’autres accords internationaux
  • mener des négociations avec des institutions publiques belges et d’autres entités en vue d’une meilleure prestation de services (p. ex. salon VIP à l’aéroport de Zaventem) et de la réalisation d’économies
  • participer à des réunions internes et externes auxquelles participent des missions diplomatiques et organisations internationales afin de défendre leurs points de vue et leurs demandes fondées.

 

En tant que
dirigeant
    organiser stratégiquement, coordonner et suivre le fonctionnement des différents services de la direction Protocole

afin de

    garantir le fonctionnement efficace de tous les services, d’atteindre les résultats conformément aux objectifs fixés et de proposer une prestation de services transparente et de qualité.

 

Exemples de tâches
  • établir les objectifs à long terme et les résultats à atteindre suivant les priorités et les transposer au niveau opérationnel
  • guider et diriger les chefs de service et collaborateurs, prendre des décisions fondées, évaluer et motiver, résoudre les conflits interpersonnels
  • encourager la collaboration, la concertation et l’esprit d’équipe en vue d’une action efficace
  • mener des processus de changement relatifs à la structure, l’organisation et aux méthodes de travail selon l’évolution des circonstances (restrictions budgétaires, réduction de personnel, etc.).

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

hiérarchie

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

cellule stratégique

information relative aux privilèges et immunités, visites, évènements, décorations et situations exigeant une prise de position politique

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres services du SPF

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

postes diplomatiques belges à l'étranger

information relative aux privilèges et immunités, visites, décorations

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

postes diplomatiques étrangers en Belgique

information relative aux privilèges et immunités, visites, décorations

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres SPF

information relative aux privilèges et immunités

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres services publics non fédéraux (p.ex. les communes)

information relative aux privilèges et immunités

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

CIPS (Comité Interministériel pour la Politique de Siège)

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

hiérarchie

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

cellule stratégique

information relative aux privilèges et immunités, visites, évènements, décorations et situations exigeant une prise de position politique

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres services du SPF

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

postes diplomatiques belges à l'étranger

information relative aux privilèges et immunités, visites, décorations

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

postes diplomatiques étrangers en Belgique

information relative aux privilèges et immunités, visites, décorations

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres SPF

information relative aux privilèges et immunités

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

autres services publics non fédéraux (p.ex. les communes)

information relative aux privilèges et immunités

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

quotidiennement

CIPS (Comité Interministériel pour la Politique de Siège)

information sur des thèmes d'intérêt commun

contacts oraux, téléphoniques et électroniques, notes

hebdomadaire

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le Président

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • La gestion et la politique de la direction, l’ organisation des tâches, des compétences et des responsabilités des collaborateurs.

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Position politique relative aux dossiers sensibles et/ou importants.
  • Traitement des dossiers aux conséquences budgétaires et/ou politiques.

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

€ 2.700.000

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. La communauté diplomatique étrangère comprend environ 65.000 personnes privilégiées qui vivent et travaillent en Belgique, principalement à Bruxelles.

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Conventions de Vienne de 1961 et 1963 sur les relations diplomatiques et consulaires.
  • Accords de siège avec les organisations internationales.
  • Législation d’autres SPF (e.a. Mobilité, Finances).
  • Instructions du Ministre des Affaires étrangères et du Président du comité de direction.
  • Règlement général du SPF.

 

Quelles innovations
  • Mener des processus de changement relatifs à la structure, l’organisation et aux méthodes de travail selon l’évolution des circonstances (restrictions budgétaires, réduction de personnel, etc.) et l'amélioration des services pour les clients du Protocole.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Conventions de Vienne de 1961 et 1963.
  • Accords de siège avec les organisations internationales.
  • Législation belge d’autres institutions publiques.
  • Contrat de gestion du SPF.

 

Profil de compétences génériques

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