Identificatie van de functie

Functiecode : DIS099

Niveau: A

Klasse : A5

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

De relaties tussen enerzijds de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke zendingen en internationale organisaties en anderzijds de Belgische staat in goede banen leiden

teneinde

de vooraanstaande positie van België als gastland en als vestigingsplaats van deze zendingen en organisaties te vrijwaren, het positieve imago van ons land te bevorderen en ervoor te zorgen dat de buitenlandse vertegenwoordigingen de wetten van ons land respecteren, binnen het kader van de Conventies van Wenen.

 

Leiden van de directie Protocol

teneinde

de doelstellingen van de directie Protocol te operationaliseren en te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

vertegenwoordiger (ambassadeur)

vertegenwoordigen van de Belgische overheid bij evenementen en bij officiële aangelegenheden en plechtigheden

teneinde

de rol van België als gastland correct te vervullen en een positief imago van ons land uit te dragen.

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van staatshoofden en regeringsleiders bij officiële bezoeken aan België

• verzekeren van de protocollaire omkadering bij officiële aangelegenheden

• deelnemen aan allerlei andere officiële aangelegenheden en plechtigheden

• verzorgen van het onthaal van nieuwe ambassadeurs, medewerking verlenen aan de uitvoering van hun accreditatieprocedure en het in ontvangst nemen van een kopie van hun geloofsbrieven

• uitbouwen en onderhouden van een uitgebreid diplomatiek netwerk en de onderlinge contacten tussen de buitenlandse ambassadeurs stimuleren.

 

Als

deskundige

nemen van strategische opties inzake de voorrechten en immuniteiten van bevoorrechte personen en ter zake voorstellen formuleren naar beleidsinstanties toe

teneinde

de diplomatieke gemeenschap op professionele wijze te ondersteunen overeenkomstig de internationale verplichtingen en een betere dienstverlening mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van complexe en politiek gevoelige dossiers en ter zake voorstellen formuleren

• informeren en adviseren van de politieke autoriteit en van andere Belgische overheidsinstellingen ter ondersteuning van de beleidsvorming, standpunten bepleiten en mogelijke acties voorstellen

• adviseren en voorstellen van oplossingen voor diplomatieke zendingen en internationale organisaties, eventueel maatregelen nemen ten aanzien van ambassades die weigeren medewerking te verlenen aan lokale verplichtingen (bv. betaling van verkeersboetes) of aan internationale verplichtingen (bv. terugkeer van illegalen naar het land van herkomst)

 

Als

bemiddelaar

optreden tussen enerzijds de diplomatieke zendingen en internationale organisaties en anderzijds de Belgische overheid of andere entiteiten

teneinde

tegengestelde visies dichter bij elkaar te brengen, verzoenend op te treden en bij te dragen tot de oplossing van conflicten.

 

Voorbeelden van taken

• bemiddelend optreden ingeval van tegenstelde standpunten, onenigheid of conflicten

• organiseren van bilaterale ontmoetingen met buitenlandse ambassadeurs om specifieke problemen te bespreken, geschillen op te lossen, maatregelen te verantwoorden die genomen worden om schulden en/of boetes van diplomatieke zendingen te doen vereffenen
  

• de Belgische overheidsinstellingen ertoe brengen de rechten van de diplomatieke zendingen te doen respecteren (bv. het ernstig nemen van de veiligheid van diplomatieke posten)

 

Als

onderhandelaar

optreden als onderhandelaar tussen enerzijds de diplomatieke zendingen en de internationale organisaties en anderzijds de Belgische overheid of andere entiteiten

teneinde

ervoor te zorgen dat de internationale rechten en verplichtingen langs beide zijden maximaal gerespecteerd worden en de goede relaties bevorderd worden.

 

Voorbeelden van taken

• onderhandelen met diplomatieke posten en internationale instellingen omtrent de correcte toepassing van rechten en plichten die voortvloeien uit de Conventies van Wenen, zetelakkoorden en andere internationale overeenkomsten

• onderhandelen met Belgische overheidsinstellingen en andere entiteiten om een betere dienstverlening mogelijk te maken (bv. VIP-salon in de luchthaven van Zaventem) en besparingen te realiseren

• deelnemen aan interne- en externe vergaderingen waarbij diplomatieke zendingen en internationale organisaties betrokken zijn om hun standpunten kracht bij te zetten en terechte vragen te verdedigen.

 

Als

leidinggevende

strategisch organiseren, coördineren en opvolgen van de werking van de verschillende diensten van de directie Protocol

teneinde

de efficiënte functionering van alle diensten te verzekeren, resultaten te bereiken overeenkomstig de vooropgestelde doelstellingen en een transparante, kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden.

 

Voorbeelden van taken

• bepalen van doelstellingen op lange termijn en te bereiken resultaten in functie van de prioriteiten en de vertaling ervan naar het operationele niveau

• sturen en richting geven aan diensthoofden en medewerkers, gegronde beslissingen nemen, evalueren en motiveren, intermenselijke conflicten oplossen

• stimuleren van de onderlinge samenwerking, het teamoverleg en de teamgeest om efficiënt te kunnen optreden

• doorvoeren van wijzigingsprocessen wat de structuur, de organisatie en de werkmethodes betreft in functie van nieuwe omstandigheden (bv. budgettaire beperkingen, personeelsvermindering,…).

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchie	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
beleidscel	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, evenementen, decoraties en situaties die een politieke stellingname vereisen	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere diensten van de FOD	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
Belgische diplomatieke posten in het buitenland	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, decoraties	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
buitenlandse diplomatieke posten in België	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, decoraties	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere FODs	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere niet-federale overheidsinstellingen (o.a. gemeenten)	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
ICZ (Interministerieel Comité voor het Zetelbeleid)	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchie	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
beleidscel	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, decoraties en situaties die een politieke stellingname vereisen	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere diensten van de FOD	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
Belgische diplomatieke posten in het buitenland	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, decoraties	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
buitenlandse diplomatieke posten in België	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten, bezoeken, decoraties	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere FODs	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
andere niet-federale overheidsinstellingen (o.a. gemeenten)	informatie betreffende voorrechten en immuniteiten	mondeling, telefonisch, mail, nota's	dagelijks
ICZ (Interministerieel Comité voor het Zetelbeleid)	informatie over thema's van gedeeld belang	mondeling, telefonisch, mail, nota's	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Voorzitter

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Het beheer en het beleid van zijn/haar directie en het organiseren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Politieke standpunten over belangrijke en/of gevoelige dossiers.

• Behandelen van dossiers die politieke en/of budgettaire gevolgen hebben.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

€ 2.700.000

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. De buitenlandse diplomatieke gemeenschap waarvoor de directie Protocol bevoegd is omvat ongeveer 65.000 geprivilegieerde personen die wonen en werken in België, voornamelijk in Brussel.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De Conventies van Wenen van 1961, 1963 betreffende de diplomatieke en consulaire relaties.

• Zetelakkoorden met Internationale Instellingen.

• Wetgeving van andere departementen (o.a. Mobiliteit, Financiën, …).

• Instructies van de Minister van Buitenlandse Zaken en de Voorzitter van het directiecomité.

• Algemeen reglement van de FOD.

 

Welke vernieuwingen

• Doorvoeren van wijzigingsprocessen wat de structuur, de organisatie en de werkmethodes betreft in functie van nieuwe omstandigheden (o.a. budgettaire beperkingen, personeelsvermindering, …) en het verbeteren van de dienstverlening ten aanzien van de klanten van het Protocol.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De Conventies van Wenen van 1961, 1963. De beheersovereenkomst van de FOD.

• De Zetelakkoorden van Internationale Instellingen.

• De Belgische wetgeving van andere overheidsinstellingen.

• De beheersovereenkomst van de FOD.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.