Identificatie van de functie

Functiecode : DPO054

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het expertisecentrum (CoE) "Payroll" aansturen en coördineren vanuit administratief en informaticaoogpunt

teneinde

de operationele doelstellingen van het team te realiseren en bij te dragen tot de modernisering van de afdeling HRM (human resources).

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het dagelijks beheer op zich nemen van de CoE (Expertisecentrum) Payroll

teneinde

een correcte behandeling van de dossiers te waarborgen op en hierbij de geldende regels naleven (statuut en diverse toepasbare voorschriften)

 

Voorbeelden van taken

• toezicht houden op de interne organisatie, de werkverdeling onder de verschillende medewerkers regelen

• allerhande procedures en controles invoeren, toezien op het beheer van de informatiestromen
  

• beslissingen en dienstrichtlijnen onder de medewerkers verspreiden

• uitleg geven bij de te behalen doelstellingen

• erop toezien dat de taken en wijzigingen in de geïmplementeerde reglementering tijdig en correct uitgevoerd worden

 

Als

adjunct van de dienstchef

Het diensthoofd bijstaan in het operationele beheer van de afdeling HRM en hem desgevallend tijdelijk vervangen

teneinde

bij te dragen tot de realisatie van de strategische doelstellingen van de afdeling HRM

 

Voorbeelden van taken

• in overleg met het afdelingshoofd HRM de strategische en operationele doelstellingen van de afdeling HRM in een jaaractieplan voor de afdeling HRM omzetten, samen met de teamchefs

• adviezen geven en nota’s opstellen voor de hiërarchie HRM of voor de algemene directie, nota’s bestemd voor het personeel van de instelling, het Basisoverlegcomité , enz.
  

• boordtabellen opmaken, definiëren van BI-meetinstrumenten (Bursiness Intelligence)

• in afwezigheid van de verantwoordelijke van de afdeling HRM, deze laatste vertegenwoordigen tijdens interne en externe vergaderingen

 

Als

payrollbeheerder

De nodige betalingen (lonen, bezoldigingen, facturen, doorstorten van de bedrijfsvoorheffingen en RSZ-bijdragen,…) valideren

teneinde

garanderen dat de betalingen op een correcte en tijdige manier worden uitgevoerd.

 

Voorbeelden van taken

• de betalingen voorbereiden, ordonnanceren en uitvoeren

• boekhoudkundige verwerking uitvoeren

 

Als

projectleider

Moderniseringsprojecten met betrekking tot HR-materies (onder andere loopbaan en pensioen : Arno, Capelo, X-Tremis) opzetten, leiden en evalueren

teneinde

ervoor te zorgen dat nieuwe methodes en nieuwe processen worden ingesteld

 

Voorbeelden van taken

• identificeren van doelstellingen die beantwoorden aan reële behoeften

• een projectgroep leiden

• het verloop van een project en de tussentijdse resultaten evalueren

• de nodige contacten opnemen voor een efficiënte opvolging

 

Als

beheerder van de softwaresystemen,

permanent waken over de goede werking van de softwaresystemen binnen HRM

teneinde

de continuïteit en de kwaliteit van de verwachte diensten te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• monitoring taken uitvoeren

• contacten onderhouden met de leveranciers van de softwares

• het beheer van het parametreren, van de updates en van de versies

 

Als

coach

Zijn medewerkers begeleiden en ondersteunen

teneinde

bij te dragen tot de ontwikkeling van hun competenties en tot een optimale realisatie van de resultaten van de cel Payroll

 

Voorbeelden van taken

• functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de ontwikkelcirkels
  

• individuele gesprekken met de medewerkers voeren
  

• eventuele obstakels opsporen en verbeteringsacties ondernemen

• de efficiënte van het team verbeteren door feedback en werkvergaderingen, door een constante evaluatie en permanente vorming

 

Als

intern consultant

De hiërarchie informeren, adviseren en helpen bij elke vraag met betrekking tot het personeelsbeheer, de medewerkers van de dienst en alle personeelsleden van de instelling informeren en adviseren over hun rechten en plichten en het verloop van hun loopbaan

teneinde

hun loopbaan maximale waarde toe te kennen en hierbij het statuut en de geldende reglementeringen na te leven.

 

Voorbeelden van taken

• individuele, soms complexe dossiers bestuderen en oplossingen formuleren
  
  

• het personeel informeren over de wijzigingen in de toepasbare reglementering. Deze informatie via moderne technieken verspreiden
  

• op precieze vragen van de personeelsleden antwoorden

• deelnemen aan de uitwerking van een instrument van kennisbeheer inzake personeelsbeheer
  

 

Als

extern consultant / contactpersoon

Instaan voor verschillende aanvragen van informatie en diverse gegevens van andere overheidsdiensten en deelnemen aan vergaderingen die door externe partners georganiseerd worden (FOD P&O, OFO, FOD Budget, OISZ, Parastatalen, Beheerscomité, Selor, ,…)

teneinde

de door het management van de HVW ontwikkelde of gewenste HR-strategie te vertegenwoordigen, uit te leggen en te ondersteunen

 

Voorbeelden van taken

• de aanvragen ontvangen die van de externe partners komen en de correcte verwerking ervan verzekeren (vb : ITMA-bestanden voor het beheer van de opleidingen, databank van het federale personeel p-data,…)

• de HVW vertegenwoordigen bij de externe gesprekspartners conform de door het management van de instelling gewenste strategie (synergieën, vergaderingen,…)
  

• antwoorden op parlementaire vragen, op vragen van de federale Ombudsman, ...

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc, maandelijks
management	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc
Collega’s, andere personeelsleden	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc, maandelijks
management	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc
Collega’s, andere personeelsleden	Schriftelijke / mondelinge adviezen, beslissingen, vragen, wetgeving,…	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering,	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur HRM

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• organisatie van het werk van zijn cel in functie van de taken

• ordonnanceren van de wedden en andere overdrachten van bevoegdheden gegeven door het management

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• opstarten van nieuwe projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• beleidsopties en richtlijnen van de directie

• administratief en geldelijk statuut van de verschillende personeelscategorieën binnen de organisatie (contractuelen, statutairen, e.a.)

• de reglementering inzake begroting, financiën en overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• administratieve systemen in samenwerking met de dienst ICT

• de organisatie van de activiteiten van de dienst of van verschillende cellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de beleidsopties en richtlijnen van de directie

• het administratief en geldelijk statuut van de verschillende personeelscategorieën binnen de organisatie (contractuelen, statutairen, e.a.)

• de reglementering inzake begroting, financiën en overheidsopdrachten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.