Identificatie van de functie

Functiecode : NIS002

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Bemiddelaars

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Interne en externe uitwisselingsvergaderingen organiseren en coördineren binnen de organisatie, de verslagen opstellen en hun overdracht verzekeren aan de bevoegde instanties alsook op de hoogte blijven van de recente ontwikkelingen op nationaal en internationaal vlak

teneinde

een grondige expertise op te bouwen binnen het eigen domein, de verantwoordelijken toe te laten om hun keuzes en beslissingen te baseren op actuele en accurate informatie en zo de Belgische positie te formaliseren door te waken over de coherentie van de communicatie in de nationale en internationale instanties.

 

Resultaatgebieden

Als

organisator

coördinatie-, overleg- en reflectievergaderingen organiseren binnen of buiten de FOD of de organisatie in de behandelde materies

teneinde

de Belgische positie te formaliseren en te waken over de coherentie van de communicatie in de nationale en internationale instanties

 

Voorbeelden van taken

• voorbereidende vergaderingen organiseren met het oog op de Europese raden

• identificeren van de doelpersonen/deskundigen uit te nodigen voor de vergaderingen

• waken over de correcte en tijdige verzending van de uitnodigingen voor de vergaderingen

• de agenda met commentaar en advies versturen

 

Als

deskundige

advies en aanbevelingen verschaffen aan de verantwoordelijken

teneinde

de gesprekspartners toe te laten om adequate beslissingen te nemen

 

Voorbeelden van taken

• advies geven aan de hiërachie m.b.t. de internationale domeinen

• deelnemen aan vergaderingen en/of deze voorzitten en er zijn/haar advies geven

• verslagen of aanbevelingsnota's opstellen

 

Als

redacteur

de informatie verzamelen, behandelen en opstellen onder de vorm van volledige en gedetailleerde verslagen

teneinde

de verantwoordelijken toe te laten om hun keuzes en beslissingen te baseren op adequate, concrete, precieze en samenhangende informatie

 

Voorbeelden van taken

• verzekeren van de redactie en actualisering van politieke nota's omtrent de bedoelde onderwerpen

• opstellen van antwoorden ter ondertekening van de minister, in de betrokken materies

• bijdragen tot nationale verslagen in de betrokken materies

• bijwonen van gezamenlijke vergaderingen en de verslagen opstellen van deze vergaderingen

 

Als

kennisbeheerder

op de hoogte blijven van de recente ontwikkelingen binnen de nationale en internationale instanties, alsook van de interne ontwikkelingen binnen de organisatie

teneinde

een dienstverlening te verzekeren die gebaseerd is op actuele en correcte informatie

 

Voorbeelden van taken

• raadplegen van de gespecialiseerde pers in het behandelde domein

• raadplegen van de websites van de Europese Raad

• zich informeren over de mededelingen van de permanente vertegenwoordiger

• opvolgen van de politieke en sociale situatie van de landen waarmee de organisatie betrekkingen onderhoudt

• deelnemen aan seminaries in het buitenland

 

Als

informatiebeheerder

de archivering, ordening en actualisering verzekeren van de verslagen en alle relevante informatie, alsook meewerken aan de uitwisseling van deze informatie

teneinde

de informatie beschikbaar en makkelijk toegankelijk te maken voor de gebruikers

 

Voorbeelden van taken

• de relevante informatie ordenen

• de verschillende databanken beheren

• meewerken aan de transcriptie van de Europese richtlijnen

 

Als

coach

de nieuwe medewerkers ondersteunen en opleiden

teneinde

kwaliteitsvol werk en eenvormigheid in de werkmethodes te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• adviseren en informeren van de nieuwe medewerkers over de gebruikte werkmethodes

• begeleiden van de nieuwe medewerkers begeleiden bij het beheer van hun dossiers

• beheren en superviseren van de complexere dossiers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren, burgers	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
Cel Beleidsvoorbereiding	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/bedrijven	schriftelijke vragen	brief, e-mail ...	ad hoc
collega's	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	informeel	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/bedrijven	schriftelijke adviezen	brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen organisatie van het werk

• antwoorden op vragen om informatie

• de organisatie van vergaderingen

• de keuze van de contactpersonen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de vastlegging van het budget en de budgettaire uitgaven

• diplomatieke vragen en gevoelige onderwerpen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het statuut van de organisaties en de internationale reglementering

• de nationale richtlijnen in de materie

 

Welke vernieuwingen

• bijdragen tot de aanpassing en de verbetering van de reglementering

• nieuwe procedures creëren voor het werk en de vergaderingen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen opleidingen

• het eigen netwerk

• gespecialiseerde documentatie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.