Adviseur interne audit - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NPO011
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Verstrekken van relevante informatie aan het auditcomité, de voorzitter van het directiecomité en/of het management met betrekking tot de werking van de organisatie, de ingevoerde processen en procedures, de efficiëntie van het interne controlesysteem en van de beheersing van de risico's
teneinde
de kwaliteit te garanderen van het beheer van de activiteiten door de organisatie.
Uitwerken en voorstellen van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen
teneinde
de managers te helpen om hun doelstellingen te behalen en de werking van de organisatie te verbeteren.
Resultaatgebieden
Alsauditoruitvoeren van en deelnemen aan verschillende soorten audits (financiële, conformiteits-, operationele, organisatorische, kwaliteits- en management audits,...) die betrekking hebben op de evaluatie van de goede werking van de organisatie en van de ingevoerde processen en procedures
teneinde
aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen uit te werken die de optimalisatie van de werking van de organisatie en de ingevoerde processen en procedures ondersteunen
Voorbeelden van taken
- controleren van de efficiënte werking van een dienst en de afstemming van de doelstellingen op de strategie en opdrachten van de organisatie, en relevante meetindicatoren uitwerken
- beoordelen van de controle op alle systemen in de verschillende domeinen (administratief, technisch en financieel)
- controleren of de middelen op efficiënte en economische wijze aangewend worden en de methodes en planning relevant zijn ten opzichte van de internationale normen en specificiteiten van de overheidssector
- controleren of de regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden
- beoordelen van de kwaliteit en de geschiktheid van de regels en procedures (manuele en geïnformatiseerde)
Alsevaluatorsystematisch en methodisch beoordelen van de procedures inzake risicobeheer en van het interne controlesysteem
teneinde
te bepalen of deze procedures voldoende geschikt en efficiënt zijn, en, indien nodig, verbeteringsvoorstellen formuleren
Voorbeelden van taken
- verzamelen van de nodige gegevens om het risicobeheer te evalueren en rapporten opmaken die doorslaggevend zijn over de overgang van ex-ante naar ex-post controle en over de voorziene hervormingen
- beoordelen van de werking en efficiëntie van het kwaliteitssysteem in de organisatie
- bijdragen aan de ontwikkeling van de Control Risk Self Assessment (CRSA) in de organisatie
- aanbevelingen geven over het systeem voor interne controle en voor risicobeheer, enerzijds door na te kijken of de regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden en anderzijds door de betrouwbaarheid van de informatie te verifiëren
- zekerheid geven aan het auditcomité dat het management de vereiste procedures inzake interne controle ingevoerd heeft
Alsadviseurverstrekken van advies of proactieve aanbevelingen met betrekking tot nieuwe procedures of de aanpassing van bestaande procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen
teneinde
de werking van de organisatie te verbeteren en de processen aan te passen aan de operationele en beleidsdoelstellingen
Voorbeelden van taken
- verschaffen van informatie en adviezen aan het management over de werking van de organisatie, de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures
- formuleren van aanbevelingen aan het management om de risicobeheersing en de beheerssystemen te verbeteren
- verlenen van advies aan het management over de invoering van systemen voor zelfcontrole binnen de organisatie
- adviseren van het management met betrekking tot organisatorische en operationele kwesties
- adviseren van het directiecomité van de organisatie inzake de invoering van de KB's "Interne Audit" en "Interne controle" en inzake goede praktijken rond "government governance"
Alsredacteurverslag uitbrengen over elke uitgevoerde audit aan de betrokken personen
teneinde
hen binnen de afgesproken termijnen de gevraagde informatie te bezorgen en de organisatie te ondersteunen in het beheer van de operationele werking
Voorbeelden van taken
- opstellen van de meerjarenplanning gebaseerd op een methodische risicoanalyse en van het jaarlijkse gedetailleerde programma inzake interne audits
- jaarlijks schrijven en nakijken van het handvest van de dienst
- jaarlijks vervolledigen en aanpassen van het meerjarenplan inzake de voortgang
- uitwerken van een programma voor de bewaking van de kwaliteit en de opvolging van de prestaties van de activiteiten van de interne audit
- regelmatig verslag uitbrengen over de uitgevoerde audits aan het auditcomité, de verantwoordelijke van de entiteit en de managementverantwoordelijke alsook opmaken, verspreiden en presenteren van het jaarlijks auditrapport
Alsleidinggevendeop zelfstandige wijze beslissen over de organisatie van zijn/haar dienst
teneinde
de autonome werking van de dienst te garanderen, de vastgelegde doelstellingen te realiseren en er een maximale toegevoegde waarde aan te geven
Voorbeelden van taken
- aansturen, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de eigen medewerkers
- instaan voor een optimaal gebruik van de expertise van de interne audit en overwegen van verschillende organisationele maatregelen overwegen (de verdeling onder de auditoren-specialisten en de meer algemene auditors,...)
- bepalen van de nodige middelen, tijd en personeel voor elke opdracht
- uitwerken en verdedigen van het budgetvoorstel van de interne audit en het personeelsplan in samenwerking met de voorzitter van het directiecomité
- uitwerken van de procedures voor het opstarten van projecten en verschaffen van advies over de manier waarop het werk uitgevoerd moet worden
Alsdeskundige van de organisatie optreden als referentiepersoon binnen de organisatie voor alle vragen of toepassingen in verband met de interne audit
teneinde
het management en de medewerkers te ondersteunen met gefundeerd advies bij het realiseren van de organisationele doelstellingen
Voorbeelden van taken
- uitvoeren van specifieke analyses die door het auditcomité, de voorzitter van de organisatie of de voorzitter van de beleidsraad gevraagd worden
- optreden als referentiepersoon op nationaal en internationaal niveau en ervaringen uitwisselen met andere experts in het kader van benchmarking
- het management bijstaan in het kader van de invoering van het interne controlesysteem tot men een gepast kwaliteitsniveau bereikt heeft
- deelnemen aan vergaderingen van het netwerk van interne audit samengesteld uit chefs van de interne audit
- opvolgen van de politieke en sociale veranderingen en tendensen die het beleid en de operationele werking van de te onderzoeken domeinen zouden kunnen beïnvloeden
Alspromotorpromoten van interne controle en risicobeheer binnen de organisatie en bevorderen van de ontwikkeling van het beter beheer van de organisatie
teneinde
de concrete toepassing van de systemen en aanbevelingen voor een beter beheer in de organisatie te stimuleren
Voorbeelden van taken
- bijdragen tot de ontwikkeling van de "Control Risk Self Assessment" in de organisatie voor het lijnmanagement
- de organisatie sensibiliseren voor het belang van de interne controle en het risicobeheer
- promoten van de ontwikkeling en toepassing van het systeem voor risicobeheer en interne controle in de organisatie
Alskennisbeheerderactueel houden en uitbreiden van de eigen technische kennis en deze overdragen aan de medewerkers
teneinde
procedures en systemen te ontwikkelen afgestemd op actuele ontwikkelingen en in overeenstemming met de algemene visie van de organisatie
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan netwerkvergaderingen en contact opnemen met externe deskundigen om informatie uit te wisselen en zo zijn/haar kennis uit te breiden
- kennis nemen van de wetgeving die van kracht is en van de eventuele veranderingen, en de informatie overdragen aan medewerkers om ze toe te passen
- opvolgen van de politieke en sociale tendensen en veranderingen die het beleid en de operationele werking van de verschillende domeinen, zouden kunnen beïnvloeden
- beheren van de stromen en structureren van de interne communicatie (door middel van het auditcharter,...)
- nagaan of de auditmethodes en systemen nageleefd en geactualiseerd worden in overeenstemming met de wettelijke teksten en de internationale normen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
medewerkers
|
vragen, adviezen
|
persoonlijk contact, e-mail
|
dagelijks
|
auditcomité
|
inlichtingen
|
onderzoeken, document
|
wekelijks
|
auditcomité
|
vragen, adviezen
|
persoonlijk contact, e-mail
|
ad hoc
|
andere diensten/interne controle
|
info,vragen, adviezen
|
contacten
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
vragen, adviezen
|
werkgroepen
|
ad hoc
|
externe consultants
|
vragen, adviezen
|
persoonlijk contact, e-mail
|
ad hoc
|
management
|
analyses, vragen
|
dossier, verslag
|
wekelijks
|
FOD B&B
|
vragen, adviezen
|
verslag
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
chef van de betrokken dienst
|
resultaat van de audit
|
gedetailleerd vertrouwelijk verslag
|
ad hoc
|
voorzitter van het directiecomité
|
resultaat van de audit
|
gedetailleerd vertrouwelijk verslag
|
ad hoc
|
auditcomité
|
resultaat van de audit
|
gedetailleerd vertrouwelijk verslag
|
ad hoc
|
minister
|
aanbevelingen
|
beknopt verslag
|
ad hoc
|
directiecomité
|
aanbevelingen
|
beknopt verslag
|
ad hoc
|
auditcomité
|
aanbevelingen
|
beknopt verslag
|
ad hoc
|
verantwoordelijke van de directie
|
aanbevelingen
|
verslag over de opvolging van de toepassing
|
ad hoc
|
dienst interne controle
|
advies, aanbevelingen
|
verslag
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het auditcomité
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- opstellen en voorstellen van een jaarlijks en meerjarenauditplan
- onder de aandacht brengen van operationele kwesties die een impact hebben op de verwezenlijking van de doelstellingen
- organiseren en structureren van de individuele auditopdrachten (werkprogramma van elke opdracht) en ook van de opdrachten inzake advies
- de benadering van de analyses en audits en de keuze van de gebruikte methodes
- de dagelijkse organisatie van het werk en het opzoeken en samenstellen van gespecialiseerde documentatie
- de geformuleerde aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (gemotiveerde en geobjectiveerde conclusies)
- vrije toegang tot informatie, lokalen en personen van elk hiërarchisch niveau
- evalueren van een systeem voor interne controle en risicobeheer en ook voor het beheer van de organisatie in het algemeen
- aan het auditcomité en aan de ministers de grote problemen meedelen, (inzake fraude,...)
- evaluatie van het aanhoudend risiconiveau dat aanvaard wordt door het management
De functie moet autorisatie vragen voor
- alles wat budgettaire gevolgen heeft
- de validatie van zijn/haar budget en van het personeelsplan
- de validatie van het auditcharter
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- naleving van een reeks gemeenschappelijke methodes en principes: "Standards for the Professional Practices of Internal Auditing" en van de "Code of ethics"
- nationale en internationale normen en bijzonderheden van de overheidssector
- naleving van regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures
- KB van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten en het KB van 26 mei betreffende het systeem van interne controle binnen de de FOD's
- wet van 22 juli 1993 houdende de organisatie van het budget en de comptabiliteit van de federale staat, met name artikel 31
Welke vernieuwingen
- de operationele activiteiten afstemmen op de opdrachten en de beleidsdoelstellingen
- invoering van efficiëntere en modernere werkmethodes
- optimalisering van de procedures
- invoering van efficiëntere werkmethodes
- ontwikkelen van nieuwe benaderingen voor risicobeheer (operationele, financiële, inzake conformiteit, ICT,...)
Gebaseerd op welk referentiekader
- eigen ervaring en bijkomende opleidingen
- discussie met andere deskundigen
- internationale evoluties van het beroep
- tendensen en vernieuwingen in alle domeinen
|