Identificatie van de functie

Functiecode : NLO002

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Een logistieke dienst coördineren en aansturen

teneinde

op doeltreffende wijze de operationele resultaten van de dienst te bereiken, met inachtneming van de richtlijnen van de directie.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

leiden van een afdeling die samengesteld is uit verschillende kleine teams

teneinde

de verwachte logistieke diensten te leveren (het klassement, de veiligheid, de eetzaal, de verdeling van koffie, het economaat, het drukwerk...)

 

Voorbeelden van taken

• plannen en opvolgen van het wekelijks werk van de respectievelijke teams

• uitvoeren van controles op het terrein van het werk dat door de teams geleverd wordt

• valideren van de verlofaanvragen en het werkroosters van de werknemers

• tussenkomen in geval van personeelsgebrek in bepaalde teams (vervangers zoeken, teams wijzigen in de mate van het mogelijke)

 

Als

beheerder

vaststellen en opvolgen van de noden van de dienst in termen van uitrusting, personeel en materiaal

teneinde

jaarlijks de aanvragen in te dienen bij de hiërachisch meerdere

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van een uitrustingsplan voor de diensten die materiaal aanvragen of voor de eigen dienst

• bijhouden van de boekhouding van de dienst (aankopen en uitgaven die tijdens het jaar gedaan werden) in functie van de beschikbare kredieten

• (laten) aankopen van materiaal om het economaat te bevoorraden, bureaumateriaal te leveren of over het materiaal te beschikken dat de kleine logistieke teams nodig hebben

• nakijken van de facturen betreffende de aankoop van materiaal

• nakijken van eventuele contracten van onderaanneming met onderhoudsbedrijven

 

Als

verantwoordelijke budget logistiek

beheren van de eenheid (structuur, werking, medewerkers)

teneinde

de budgettaire verplichtingen na te leven bij de uitvoering van de gevraagde activiteiten

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van kredieten beschikbaar voor de logistieke diensten

• bevestigen van de budgettaire ramingen van de lijndiensten vanuit logistiek standpunt

• (laten) opstellen van budgettaire analyses vanuit logistiek standpunt

• (laten) maken van samenvattende tabellen

• (laten) controleren van de budgettaire uitgaven

 

Als

projectleider

toezien op de gunning van de overheidsopdrachten door één van de kleine teams onder zijn/haar leiding of door de dienst die belast is met de overheidsopdrachten binnen de organisatie

teneinde

te beschikken over het materiaal of de uitbesteding die de logistieke dienst nodig heeft

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de aankoopstrategie van de lijndiensten of van de directie

• controleren van de beschikbare budgettaire kredieten voor de werkingskosten, de aankoop van materiaal of investeringen

• opvolgen van de opmaak van het technisch gedeelte van bepaalde contracten voor onderaanneming of de aankoop van materiaal

• verzamelen van de aanvragen voor aankopen en laten uitvoeren van de aankoopprocedures om te voldoen aan de aanvraag

• opvolgen van bepaalde contracten (actualisering in geval van een bijlage, indexering van de prijzen, opzegging)

 

Als

leidinggevende

controleren van het werk van de teams

teneinde

een optimale dienstverlening te waarborgen aan de andere directies/diensten van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• toekennen van verlof aan de medewerkers van de dienst

• aanpassen van de organisatie van het werk van de teams indien nodig

• zich op het terrein begeven om het werk van de kleine teams na te kijken

• centraliseren van eventuele klachten of verzoeken van andere diensten om ze te beantwoorden

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
vermelde lijndiensten	aanvragen	persoonlijk contact	wekelijks
management	beschikbaar budget	vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
management	aankoopbeleid	informeel	ad hoc
teammedewerkers	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
organisaties/ondernemingen	informatie over diensten	per brief, e-mail ...informeel	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
teammedewerkers	planning/taken	persoonlijk contact	dagelijks
management	vooruitgang van de werken	informeel	wekelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	bestekken	dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de logistieke diensten: N-3 of N-4 / de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van de teams

• het dagelijks gebruik van het budget

• de opvolging van de overheidsopdrachten of van de contracten

• de opvolging van bepaalde opleidingen voor bepaalde medewerkers

• de opmaak van een speciaal bestek

• contacten en relaties met de leveranciers

• de controle van de facturering

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de bestelbonnen of de facturen

• de dossiers met betrekking tot de toekenning van overheidsopdrachten

• de selectie van de eventuele kandidaten bij een aanwerving

• de vermelde beleidskosten van het gebruik van het budget

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering inzake de overheidsopdrachten, het begrotingsrecht, het administratief recht

 

Welke vernieuwingen

• verbetering van de werking van het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• op basis van de doelstellingen van de organisatie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.