Identificatie van de functie

Functiecode : NPO002

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Leiden van een team van dossierbeheerders

teneinde

de correcte en tijdige administratieve afhandeling van personeelsdossiers te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

coordinator

verdelen en opvolgen van de activiteiten van een aantal dossierbeheerders van de personeelsadministratie

teneinde

te verzekeren dat deze volgens de toepasselijke reglementering en de vereiste termijnen wordt uitgevoerd.

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van de taak- en dossierverdeling samen met de medewerkers en garanderen dat alle taken en dossiers behandeld worden

• verantwoordelijk zijn voor de resultaten van het team: termijnen, kwaliteit, aantal dossiers

• beheren en verspreiden van de informatie die betrekking heeft op de toe te passen reglementering, procedures en normen

• toezien op een uniforme toepassing van de procedures

• bewaken van de prioriteiten en in piekperiodes of bij afwezigheden mee instaan voor het beheer van de dossiers

 

Als

coach

verlenen van advies, instaan voor de individuele begeleiding en de ontwikkeling van de medewerkers in het kader van de evaluatiecycli

teneinde

de prestaties van de medewerkers te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• de sterke, zwakke en verbeterpunten op medewerker- en teamniveau identificeren

• de samenwerking en de cohesie binnen het team bevorderen

• de organisatiecultuur uitdragen uit naar het team

• instaan voor de kennisoverdracht binnen het team

• verantwoordelijk zijn voor de evaluatiecycli van de medewerkers en de ontwikkelingsplannen opvolgen

 

Als

expert

opvolgen van de evoluties inzake het administratief en geldelijk statuut en de arbeidsvoorwaarden

teneinde

te verzekeren dat de dossiers behandeld worden volgens de geldende reglementering.

 

Voorbeelden van taken

• de medewerkers ondersteunen bij de afhandeling van complexe dossiers

• de wijzigingen in regelgeving en procedures nauw opvolgen

• actief deelnemen aan projecten en stuurgroepen

• opnemen van een actieve rol in de opeenvolgende releases van de personeelsbeheersystemen

• opleiding geven over de materie van zijn eigen expertise

 

Als

eerste aanspreekpunt

rapporteren en advies verlenen aan de verschillende betrokkenen in de organisatie

teneinde

de werkprocessen en de interne richtlijnen m.b.t. de personeelsadministratie te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• rapporteren over de stand van zaken inzake de afhandeling van dossiers aan de klanten

• doorgeven van vragen/informatie/problemen aan respectievelijk de servicemanagers, de accountmanager of de cel rapportering

• zorgen voor de afhandelen van de klachten binnen de eigen klantenportfolio's

• identificeren van eventuele zwakke punten in de werkprocessen en hierover advies verstrekken aan de hiërarchie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	richtlijnen, beslissingen, vragen	dossier, schriftelijke en mondelinge vragen, formeel en informeel	ad hoc
Andere diensten binnen BOSA/persopoint (juridisch advies, business analyse)	wijzigingen in wetgeving , wijzigingen in systemen	Formeel en informeel, geschreven richtlijnen	dagelijks
Klantenorganisaties (stafdiensten P&O)	vragen	Schriftelijk via webapplicatie, mondeling via telefoon	dagelijks
Personeelsleden van de klantenorganisaties	vragen	Schriftelijk via webapplicatie, mondeling via telefoon	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	vragen, oplossingen	dossier, schriftelijke en mondelinge vragen en antwoorden, formeel en informeel	ad hoc
Andere diensten binnen BOSA/persopoint (juridisch advies, business analyse)	vragen invm wijzigingen in wetgeving , vragen ivm wijzigingen in systemen	Formeel en informeel, mondeling	dagelijks
Klantenorganisaties (stafdiensten P&O)	antwoorden op vragen	Schriftelijk via webapplicatie, in vorm van dossier	dagelijks
Personeelsleden van de klantenorganisaties	antwoorden op vragen	Schriftelijk via webapplicatie, mondeling via telefoon	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke loons- en personeelsadministratie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de werkorganisatie binnen het team

• prioriteiten in dossiers

• de evaluatie van medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aanpassen van de processen en procedures inzake personeels- en loonadministratie

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Alle regelgeving en wetgeving van toepassing op de verschillende personeelscategorieën binnen de federale overheid (administratief en geldelijk statuut, arbeidsrecht, ….)

• Processen en procedures eigen aan de behandeling van de personeel- en loonadministratiedossiers en uitgetekend binnen de organisatie

• De beleidslijnen van de directie en de FOD BOSA

 

Welke vernieuwingen

• Voorstellen van vernieuwing aan de processen en procedures uitgetekend binnen de organisatie

• Voorstellen van vernieuwing met betrekking tot de tools van de organisatie

• Voorstellen van vernieuwing mbt de algemene werking van de organisatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Wijzigingen in de regelgeving

• Tendensen inzake informatisering en digitalisering

• Ervaring binnen de dagdagelijkse praktijk

• Feedback van de klantorganisaties en gebruikers

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.