Afdrukken

Dossierbeheerder boekhouding (diplomatieke en consulaire posten) (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBBB003

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Beheren, analyseren en controleren van alle boekhoudkundige gegevens en bewegingen verricht op de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland

teneinde

de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    Op nauwkeurige en methodische wijze, de boekhoudkundige en budgettaire documenten beheren en controleren

teneinde

    de werking van de diplomatieke posten te verzekeren door periodieke terugstortingen.

 

Voorbeelden van taken
  • Klaarmaken van transferten voor de post
  • Controle van de beschikbare fondsen ( kas en bank )
  • Consultatie van de consulaire applicatie waarin alle consulaire taken en produkten (afgifte visa, paspoorten,……) van de posten ( consunet ) en ere- posten (consuweb ) in zit vervat alsmede de financiële stromen ( consulaire taksen en produktiekosten) die hieraan verbonden zijn

 

Als
dossierbeheerder
    Op nauwkeurige en regelmatige manier de boekhoudkundige stukken controleren

teneinde

    een correcte uitvoering van de instructies gegeven door de verschillende diensten mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken
  • Consultatie in Logistics uitvoeren ( applicatie die alle toelatingsaanvragen van al de posten voor al de diensten op de FOD groepeert, opvolgt en beheert )
  • Toelatingen van de kredietbeherende diensten en de uitvoering ervan controleren en desgevallend aanpassen

 

Als
dossierbeheerder
    De budgettaire roosters opmaken

teneinde

    een vlugge en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op post te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken
  • Consultatie in Fedcom (het federale boekhoudsysteem gebaseerd op SAP)
  • Aanpassingen van PO (Purchase Order)

 

Als
dossierbeheerder
    Controleren en opvolgen van de budgettaire jaarlijkse enveloppen gegeven aan een individuele post

teneinde

    te kunnen zorgen voor een tijdige signalering aan de betrokken actoren van nakende overschrijdingen.

 

Voorbeelden van taken
  • Consultatie van budget.net ( het specifieke budgettaire luik die per post en per type budget een overzicht geeft van de budgetten,de uitgaven,de saldi, de budgettaire herzieningen en de justificaties vanwege de post en het departement)
  • Nakijken van de jaarlijkse budgettaire enveloppen in het kader van de beheersautonomie
  • Consultatie Per All ( personeelsdatabank)

 

Als
geschilbeheerder
    de eenvoudige en/of gebruikelijke klachten en geschillen op een snelle en doeltreffende wijze behandelen

teneinde

    aan de klant een gerechtvaardigde oplossing aan te reiken

 

Voorbeelden van taken
  • De aard van het geschil en /of klacht ontvangen, bestuderen
  • Aanvullende informatie vergaren: contact opnemen met de betrokken personen, de motieven ontleden,….
  • Een raadgeving of een voorstel opstellen
  • Betrokken partijen inlichten over de stand van zaken

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Posten

Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen

Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling

Ad hoc

Kredietbeherende diensten

Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen

Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling

Ad hoc

Diensthoofd

Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen

Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling

Ad hoc

Inspectiedienst

Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen

Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling

Ad hoc

Consulaire dienst (C2.3)

Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen

Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling

Ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Posten

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

Kredietbeherende diensten

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

Diensthoofd

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

Inspectiedienst

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

Consulaire dienst C2.3

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

Rekenhof

Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie

Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch

Ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Diensthoofd en adjunct(en) diensthoofd B&B 4 – Beheerscontrole van de Posten

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Zeer beperkte actievrijheid: De vrijheid binnen de functie is erg beperkt door de te respecteren procedures en reglementeringen.
  • De beheerder kan enkel beslissingen nemen op het niveau van prioriteiten in het dossierbeheer en binnen het opvolgen van dossiers ( eigen werkplanning ).

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de dossierbeheerder zijn taken uitoefent.
  • Beslissingen over complexe of gevoelige dossiers en dossiers die de regels van toepassing niet respecteren.

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • wetgeving en reglementering omtrent boekhoudkundige en administratieve en financiële controle
  • specifiek aan FOD Buitenlandse Zaken gebonden reglementeringen ( financieel handboek)
  • wetten op de rijksboekhouding

 

Welke vernieuwingen
  • suggesties ter optimalisatie van bestaande procedures ( bv verbetering en/of uitbreiding beheersautonomie )

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Instructies FOD B&B
  • Instructies en richtlijnen komende vanuit B&B management
  • Instructies Rekenhof

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.