Afdrukken

Medewerker/Medewerkster archivering (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBCO003

Niveau: D

Functiefamilie : Productbewerkers

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)




Doel van de functie

Gegevens invoeren en documenten ordenen

teneinde

te zorgen voor de optimale toegang tot informatie en documenten voor de diensten van de organisatie.

 

Resultaatgebieden
Als
ontvanger
    dossiers en andere documenten verzamelen, selecteren en vernietigen

teneinde

    de basis te leggen voor een kwaliteitsvolle ordening van informatie.

 

Voorbeelden van taken
  • de administratieve procedure volgen m.b.t. de verwerving van de documenten
  • dossiers en documenten verwerven
  • teruggekomen dossiers en documenten ontvangen en terugplaatsen
  • oude dossiers en andere documenten volgens de instructies vernietigen
  • verwijderen van dubbele gegevens

 

Als
documentatiebeheerder
    de dossiers en documenten labelen en indelen

teneinde

    te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot de informatie.

 

Voorbeelden van taken
  • de administratieve procedure volgen m.b.t. de indeling
  • toezien op de toegankelijkheid van de indeling (labels aanbrengen, inhoudsopgave…)
  • regelmatig documenten en dossiers ordenen en opschonen volgens de instructies

 

Als
gegevensinvoerder
    gegevens importeren in de geautomatiseerde bestanden

teneinde

    het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken
  • gegevens binnen de afgesproken termijn invoeren
  • lijsten met ingevoerde gegevens bewaren
  • ingevoerde gegevens controleren
  • de databestanden bijwerken
  • verwijderen van dubbele gegevens

 

Als
contactpersoon
    toezien op de overdracht van juiste gegevens

teneinde

    het voor alle diensten van de organisatie mogelijk te maken om over noodzakelijke informatie te beschikken.

 

Voorbeelden van taken
  • antwoorden op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klanten
  • de nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen
  • de nodige documenten en dossiers bezorgen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

hiërarchische verantwoordelijke

instructies, procedures, concrete vragen

mondeling en schriftelijk

dagelijks

andere medewerkers

instructies, eenvoudige vragen

mondeling en schriftelijk

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

hiërarchische verantwoordelijke

dossiers, voorstellen tot oplossing voor gestelde vragen

mondeling en schriftelijk

dagelijks

andere medewerkers

antwoorden op vragen, stand van zaken

mondeling en schriftelijk

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke voor de archieven van de organisatie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de organisatie van zijn dagelijkse activiteiten in het kader van zijn verantwoordelijkheden
  • de inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden aan interne en externe gesprekspartners in het kader van zijn verantwoordelijkheden

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de activiteiten die niet binnen zijn verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
  • vernietiging van dossiers

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • procedures en werkmethoden
  • FAQ op website van het Rijksarchief

 

Welke vernieuwingen
  • suggesties m.b.t. de aanpassing en de verbetering van de procedures en werkmethoden

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • procedures en werkmethoden
  • FAQ op website van het Rijksarchief

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.