Afdrukken

Medewerker archieven (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBCO003

Niveau: D

Functiefamilie : Productbewerkers

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)




Doel van de functie

Gegevens invoeren en de dossiers optimaal ordenen

teneinde

voor de toegang tot informatie en documenten te zorgen voor de diensten van de instelling en het latere gebruik ervan te vergemakkelijken

 

Resultaatgebieden
Als
documentatiebeheerder
    de dossiers ordenen

teneinde

    te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot informatie en documenten voor de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • De administratieve procedure volgen m.b.t. de ordening
  • Toezien op de toegankelijkheid van de ordening (labels aanbrengen, inhoudsopgave…)
  • Dossiers zoeken en brengen
  • Teruggekomen dossiers ontvangen en rangschikken
  • Vernietiging van oude dossiers

 

Als
gegevensinvoerder
    gegevens invoeren en importeren in de geautomatiseerde bestanden

teneinde

    het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken
  • Gegevens interpreteren en invoeren
  • Lijsten met ingevoerde gegevens afdrukken
  • Ingevoerde gegevens controleren
  • De database bijwerken/de gegevens binnen de termijn invoeren

 

Als
contactpersoon voor de archieven
    toezien op de overdracht van juiste gegevens

teneinde

    het voor alle diensten van de instelling mogelijk te maken om over noodzakelijke informatie te beschikken

 

Voorbeelden van taken
  • Persoonlijk antwoorden via telefoon of e-mail op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klant
  • De nodige documenten/brochures bezorgen
  • De nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Hiërarchische verantwoordelijke

Instructies, procedures, concrete vragen

Gestructureerde aantekeningen, duidelijke richtlijnen, mondelinge informatie, mails

dagelijks

Andere personeelsleden

Instructies, eenvoudige vragen

Richtlijnen, specifieke vragen, mondelinge informatie, mails

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Hiërarchische verantwoordelijke

Concrete dossiers, voorstellen tot oplossing voor gestelde vragen

Gestructureerd, gestandaardiseerd, Intranet

dagelijks

Andere personeelsleden

Specifieke antwoorden, stand van zaken van dossiers

Concrete opgeloste problemen, antwoorden op vragen

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De administratief assistent verantwoordelijk voor de dienst

De dienst wordt geleid door een personeelslid van niveau C in directe staf van de adviseur-generaal (ISA021). Als dit personeelslid afwezig is het het oudste personeelslid dat hem vervangt (niveau D).

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De organisatie van zijn dagelijkse activiteiten in het kader van zijn verantwoordelijkheden
  • De inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden die aan interne en externe gesprekspartners worden gegeven in het kader van zijn verantwoordelijkheden

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • De activiteiten die niet binnen zijn verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
  • Vernietiging van dossiers

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Procedures en werkmethoden FBZ

 

Welke vernieuwingen
  • de suggesties m.b.t. de aanpassing en de verbetering van de procedures en werkmethoden.

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • /

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.