Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBLO004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Administratieve, organisatorische en facilitaire taken binnen de facilitaire dienst verzekeren, voor het (de) gebouw(en) van de provincie

teneinde

aan de facilitaire diensten belast met het beheer van de gebouwen volledige, correcte en regelmatig bijgewerkte dossiers te bezorgen.

 

Resultaatgebieden

Als

administratieve ondersteuning

administratieve documenten opstellen en/of aanpassen volgens de geldende regels in de dienst

teneinde

ervoor te zorgen dat de dienst of de klant binnen de overeengekomen tijdstip over de nodige documenten en informatie beschikt.

 

Voorbeelden van taken

• formulieren aanmaken en/of invullen

• de uitvoering van de contracten controleren en de facturen van de hieraan verbonden werken nazien

• het brand en technisch dossier van het gebouw actualiseren, veiligheidsmaatregelen en toezicht op de goede signalisatie terzake uitvoeren

• op regelmatige basis en bij bijzondere gebeurtenissen, een verslag aan de facilitaire dienst bezorgen.

 

Als

contactpersoon

aan de vragen of klachten van interne of externe klanten beantwoorden en die aan de gespecialiseerde personen of diensten doorsturen indien deze complex zijn,

teneinde

de klanten optimaal te ondersteunen in hun zoektocht naar een antwoord op hun vraag of klacht.

 

Voorbeelden van taken

• de verzoeken tot informatie over de infrastructuur, de onderhoudswerken, de toekenning van de ruimte en de aanpassingen van het (de) gebouw(en) opslaan

• de klachten over de infrastructuur en de dienstverlening in het (de) gebouw(en) opslaan

• de eenvoudige of routine verzoeken, vragen en klachten volgens de geldende procedures of regels behandelen

• de verzoeken en de klachten naar de ad hoc ploeg van specialisten doorsturen of interne bestelbons opstellen voor de te realiseren onderhoudswerken in het (de) gebouw(en)

• informatie aan de klanten verschaffen over een bepaalde procedure en, in geval van problemen, over klantgerichte oplossingen nadenken volgens de geldende procedures en regels

 

Als

praktische organisator

operationele en/of organisatorische activiteiten realiseren

teneinde

tot de praktische organisatie van de activiteiten binnen de dienst bij te dragen

 

Voorbeelden van taken

• bijdragen tot de praktische organisatie van evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen

• het logistiek materiaal reserveren of voorzien voor de dienst

• de gemeenschappelijke lokalen beheren

 

Als

documentatie- en/of gegevensbeheerder

dossiers, documenten en andere informatie voor de dienst klasseren en/of gegevens in de databases invoeren en aanpassen

teneinde

gestructureerde informatie ter beschikking van de organisatie te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• maandelijks de meters voor water- en energieverbruik opnemen en invoeren

• dossiers, documenten en andere relevante informatie voor de dienst ordenen en klasseren volgens de geldende procedures of regels

• de databank of de klassering aan de interne en externe gebruikers uitleggen en die met hun onderzoekingen helpen.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Teamcoach, gebouwbeheerder	opdrachten, vragen, informatie	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	wekelijks
Andere diensten van de FOD	informatie, vragen	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	dagelijks
Externen (ondernemingen – leveranciers, dienstverleners)	informatie, vragen	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Teamcoach, gebouwbeheerder	standpunten, adviezen, informatie	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	Maandelijks en dagelijks
Andere diensten van de FOD	standpunten, adviezen, informatie	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	dagelijks
Externen (ondernemingen – leveranciers, dienstverleners)	informatie, administratieve dossiers	mondeling, schriftelijk, al dan niet gestructureerd, persoonlijk contact	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

een teamcoach van de facilitaire dienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De uitvoering van de taken die duidelijk bepaald zijn en waarvoor de functie concrete instructies krijgt.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Alles wat afwijkt van de gewone procedures en specifieke richtlijnen voor de functie van logistiek medewerker

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Richtlijnen van de dienst

• Veiligheidsreglement van het gebouw

 

Welke vernieuwingen

• De functie kan verbetersuggesties formuleren over de bestaande procedures, tools en modellen.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Praktische kennis ‘on the job’.

• Richtlijnen en instructies van de Stafdienst Budget en Beheerscontrole.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.