Afdrukken

Dossierbeheerder internationale verdragen (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBJU001

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 09. Juridische Normen en Geschillen (JU)




Doel van de functie

In het kader van de instemming- en ratificatieprocedure met betrekking tot internationale verdragen, dossiers behandelen volgens de geldende procedures

teneinde

te garanderen dat de dossiers correct en volledig worden opgesteld om aan de vereisten van de instemming- en ratificatieprocedure te beantwoorden.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbehandelaar
    Op basis van ontvangen informatie aan de hand van instructies de nodige documenten opstellen met betrekking tot de instemming- en ratificatieprocedure

teneinde

    er voor te zorgen dat de dossiers volledig en correct worden opgesteld volgens de vereisten van de instemming- en ratificatieprocedure.

 

Voorbeelden van taken
  • Na ontvangst de voorbereidende instemmingsdossiers (komende van interne/externe diensten) controleren op hun volledigheid.
  • In geval van onvolledigheid instemmingsdossier: bijkomende vragen stellen aan interne/externe bevoegde diensten of indien nodig het dossier zelf verder vervolledigen (bv. advies inspectie van Financiën vragen);
  • Opstellen van alle procedurestukken die vereist zijn in kader van instemmingprocedure (inclusief de documenten die ter ondertekening aan Minister worden voorgelegd);
  • Opstellen van documenten, andere dan de procedurestukken, met betrekking tot ondertekening en ratificatie van verdrag (bv. volmacht, bekrachtigingsoorkonde);
  • Documenten van instemmingsdossiers ordenen met oog op definitief klasseren;

 

Als
ondersteuningsmedewerker
    Uitvoeren van een aantal administratieve en organisatorische taken van gevarieerde aard

teneinde

    toe te laten dat personeelsleden van niveau A zich concentreren op kerntaken en er mee voor te zorgen dat verdragen ondertekend kunnen worden en instemmingprocedures op een correcte en efficiënte wijze afgehandeld kunnen worden

 

Voorbeelden van taken
  • Voorbereiden (layouten en eerste tekstcontrole) van verdragen die ondertekend moeten worden;
  • Materiële voorbereiding (maken van de nodige kopies) en het samenstellen van dossiers voor de Ministerraad en Raad van State;
  • Met personeelsleden niveau A het bijwonen van ondertekeningsceremonies;
  • Op orde houden van het archief ‘Originele verdragen’;
  • Persoonlijk bezorgen van dringende en belangrijke dossiers bij externe actoren (Griffie Senaat, FOD Justitie, Belgisch Staatsblad)

 

Als
gegevensinvoerder
    Invoeren en actualiseren van gegevens in databank ‘Verdragen’

teneinde

    gebruik van correcte en volledige gegevens te garanderen in kader van werkzaamheden van dienst en bij beantwoorden van vragen van interne/externe actoren

 

Voorbeelden van taken
  • Nieuwe verdragen invoeren in databank ‘Verdragen’;
  • Gegevens databank actualiseren n.a.v. evolutie in Belgische instemmingsprocedure en evolutie inzake ratificatie van multilaterale verdragen door andere staten;
  • Gegevens van databank correct kunnen lezen en interpreteren;
  • Lijsten ‘gemengde verdragen’ up to date houden (na wijziging in instemmingsprocedures op federaal niveau en op niveau van gewesten/gemeenschappen)

 

Als
contactpersoon
    Inlichtingen verstrekken en vragen van interne/externe actoren beantwoorden

teneinde

    volledige en correcte informatie en antwoorden op vragen te verstrekken en actoren in hun werkzaamheden verder te helpen

 

Voorbeelden van taken
  • Vragen met betrekking tot verdragsrechtelijke relaties ontvangen en opzoekingen doen;
  • Eenvoudige vragen zelf beantwoorden of, in voorkomend geval, doorverwijzen naar personeel van niveau A;
  • Begeleiden van bezoekers aan dienst (voorafgaand aan bezoek: verdrag opzoeken in databank, bij bezoek: eventueel kopies maken);
  • Opzoekingen verrichten in databank of in definitief gearchiveerde dossiers

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Diensthoofd Directie Verdragen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.