Afdrukken

Dossierbeheerder internationale verdragen (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBJU001

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 09. Juridische Normen en Geschillen (JU)




Doel van de functie

In het kader van de instemming- en ratificatieprocedure met betrekking tot internationale verdragen, dossiers behandelen volgens de geldende procedures

teneinde

te garanderen dat de dossiers correct en volledig worden opgesteld om aan de vereisten van de instemming- en ratificatieprocedure te beantwoorden.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbehandelaar
    Op basis van ontvangen informatie aan de hand van instructies de nodige documenten opstellen met betrekking tot de instemming- en ratificatieprocedure

teneinde

    er voor te zorgen dat de dossiers volledig en correct worden opgesteld volgens de vereisten van de instemming- en ratificatieprocedure.

 

Voorbeelden van taken
  • Na ontvangst de voorbereidende instemmingsdossiers (komende van interne/externe diensten) controleren op hun volledigheid.
  • In geval van onvolledigheid instemmingsdossier: bijkomende vragen stellen aan interne/externe bevoegde diensten of indien nodig het dossier zelf verder vervolledigen (bv. advies inspectie van Financiën vragen);
  • Opstellen van alle procedurestukken die vereist zijn in kader van instemmingprocedure (inclusief de documenten die ter ondertekening aan Minister worden voorgelegd);
  • Opstellen van documenten, andere dan de procedurestukken, met betrekking tot ondertekening en ratificatie van verdrag (bv. volmacht, bekrachtigingsoorkonde);
  • Documenten van instemmingsdossiers ordenen met oog op definitief klasseren;

 

Als
ondersteuningsmedewerker
    Uitvoeren van een aantal administratieve en organisatorische taken van gevarieerde aard

teneinde

    toe te laten dat personeelsleden van niveau A zich concentreren op kerntaken en er mee voor te zorgen dat verdragen ondertekend kunnen worden en instemmingprocedures op een correcte en efficiënte wijze afgehandeld kunnen worden

 

Voorbeelden van taken
  • Voorbereiden (layouten en eerste tekstcontrole) van verdragen die ondertekend moeten worden;
  • Materiële voorbereiding (maken van de nodige kopies) en het samenstellen van dossiers voor de Ministerraad en Raad van State;
  • Met personeelsleden niveau A het bijwonen van ondertekeningsceremonies;
  • Op orde houden van het archief ‘Originele verdragen’;
  • Persoonlijk bezorgen van dringende en belangrijke dossiers bij externe actoren (Griffie Senaat, FOD Justitie, Belgisch Staatsblad)

 

Als
gegevensinvoerder
    Invoeren en actualiseren van gegevens in databank ‘Verdragen’

teneinde

    gebruik van correcte en volledige gegevens te garanderen in kader van werkzaamheden van dienst en bij beantwoorden van vragen van interne/externe actoren

 

Voorbeelden van taken
  • Nieuwe verdragen invoeren in databank ‘Verdragen’;
  • Gegevens databank actualiseren n.a.v. evolutie in Belgische instemmingsprocedure en evolutie inzake ratificatie van multilaterale verdragen door andere staten;
  • Gegevens van databank correct kunnen lezen en interpreteren;
  • Lijsten ‘gemengde verdragen’ up to date houden (na wijziging in instemmingsprocedures op federaal niveau en op niveau van gewesten/gemeenschappen)

 

Als
contactpersoon
    Inlichtingen verstrekken en vragen van interne/externe actoren beantwoorden

teneinde

    volledige en correcte informatie en antwoorden op vragen te verstrekken en actoren in hun werkzaamheden verder te helpen

 

Voorbeelden van taken
  • Vragen met betrekking tot verdragsrechtelijke relaties ontvangen en opzoekingen doen;
  • Eenvoudige vragen zelf beantwoorden of, in voorkomend geval, doorverwijzen naar personeel van niveau A;
  • Begeleiden van bezoekers aan dienst (voorafgaand aan bezoek: verdrag opzoeken in databank, bij bezoek: eventueel kopies maken);
  • Opzoekingen verrichten in databank of in definitief gearchiveerde dossiers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Interne diensten FOD

Voorbereidend instemmingsdossier, vragen om inlichtingen; vraag lay out verdrag voorbereiden

Nota’s, mails, documenten, mondeling en telefonisch contact

dagelijks

Belgische ambassades

Info betreffende procedure, vragen om inlichtingen

Mails, mondeling en telefonisch contact

dagelijks

Buitenlandse ambassades te Brussel

Info betreffende procedure, vragen om inlichtingen

Verbale nota’s

Wekelijks

Senaat

drukproef

documenten

Wekelijks

Belgisch Staatsblad

drukproef

documenten

Wekelijks

Hiërarchische overste

Voorbereidend instemmingsdossier, info betreffende procedure, vraag layout verdrag voor te bereiden

mondeling en telefonisch contact

dagelijks

Derden

Schriftelijke en mondelinge vragen over stand van zaken procedure / verdragsrelaties

Mails, telefoon

Wekelijks

Andere FODs

Voorbereidend instemmingsdossier, vragen om inlichtingen, vraag layout verdrag voor te bereiden

Mails, documenten, telefoon

Wekelijks

Beleidscel Buitenlandse Zaken

Voorbereidend instemmingsdossier, info betreffende procedure, vragen om inlichtingen

Nota’s, mails, telefoon

Wekelijks

Griffie Raad van State

Adviezen

documenten

Wekelijks

Secretariaat Ministerraad

Notificatie beslissingen

documenten

Wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Interne diensten FOD

Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Mails, nota’s, mails, telefoon

dagelijks

Belgische ambassades

Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Mails, telefoon

dagelijks

Buitenlandse ambassades te Brussel

Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Verbale nota’s

dagelijks

Senaat

Nagelezen drukproef

Documenten

Wekelijks

Belgisch Staatsblad

Nagelezen drukproef

Documenten

Wekelijks

Hiërarchische overste

Behandelde gegevens mbt procedure, Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Documenten, mondeling en telefonisch contact

Dagelijks

Derden

Info betreffende stand van zaken procedure / verdragsrelaties

Mails, telefoon

Dagelijks

Andere FODs

Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Mails, nota’s, telefoon

Dagelijks

Beleidscel Buitenlandse Zaken

Behandelde gegevens mbt procedure, Info betreffende behandelde gegevens in kader procedure

Mails, telefoon

Dagelijks

Secretariaat Ministerraad

Vragen van akkoord

Documentatie

Wekelijks

Griffie Raad van State

Vragen van advies

Documentatie

Wekelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Diensthoofd Directie Verdragen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • organisatie eigen werk
  • mondeling en telefonisch beantwoorden van eenvoudige vragen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • versturen geschreven briefwisseling
  • beantwoorden van complexe vragen

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Interne instructies betreffende formele instemmingsprocedure en ratificatie (gebaseerd op vigerende wetgeving)

 

Welke vernieuwingen
  • Voorstellen tot verbetering van kleine praktische aangelegenheden en inzake het functioneren van de databank

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Grondwet;
  • Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der Instellingen;
  • Samenwerkingsakkoord tussen de federale overheid, de Gemeenschappen en de Gewesten over de nadere regelen voor het sluiten van gemengde verdragen;
  • Verdrag van Wenen inzake het Verdragenrecht

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.