Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBPO001

Niveau: B

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et assurer le suivi des tâches administratives, d’organisation et de facilitation pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la cellule Ressources humaines

afin de

contribuer de façon optimale aux activités de la cellule.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

rassembler et ordonner les informations et/ou documents concernant les dossiers se rapportant aux différentes matières traitées par la cellule Ressources humaines

afin de

disposer de tous les éléments et des informations nécessaires à la suite du traitement des dossiers.

 

Exemples de tâches

• rassembler et analyser les informations utiles pour des procédures de sélection, l'organisation de formations, demandes de stages...

• préparer des propositions de description de fonction, de processus de sélection, de possibilités de formation… sur base de demandes concrètes des collègues de la cellule ou du responsable

• participer à des sélections et élaborer des projets de PV

• assurer le suivi des dossiers (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux…) et gérer le classement et l’archivage des différentes pièces des dossiers

 

En tant que

personne de contact

répondre à un large éventail de questions des membres du personnel et des interlocuteurs externes au sujet des différentes matières traitées par la cellule Ressources humaines

afin de

soutenir au maximum les membres du personnel et les interlocuteurs externes dans la recherche d’une réponse à leurs questions.

 

Exemples de tâches

• agir comme personne de contact pour les membres du personnel et répondre à leurs questions sur différentes matières Ressources humaines

• coordonner les communications avec les interlocuteurs externes (invitations, suivi de dossier…)

• préparer et donner des présentations aux membres du personnel concernant les matières traitées par la cellule

• agir comme personne de contact entre le responsable hiérarchique et le DG R&O (BOSA) et/ou les partenaires externes

• organiser la documentation des informations liées aux matières traitées par la cellule pour répondre plus facilement aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes

 

En tant que

secrétaire de direction

effectuer et coordonner des tâches administratives et organisationnelles

afin de

soutenir le(s) responsable(s) hiérarchique(s) d’un point de vue administratif et organisationnel et contribuer ainsi au déroulement efficace de ces activités.

 

Exemples de tâches

• exécuter un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat de la cellule (réception des appels entrants et sortants, du courrier entrant et sortant, établir des lettres types…)

• prendre en charge l’organisation des réunions, convier les personnes concernées, réserver la salle et s’assurer de la mise à disposition des fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique…)

• participer aux réunions et éventuellement rédiger les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre

• organiser l’agenda pour le(s) responsable(s) hiérarchique(s) aussi bien au niveau de la planification des réunions que de la coordination des formations et interventions à effectuer

 

En tant que

assistant de la cellule

agir en tant que point de contact de la cellule pour les collègues, les autres départements et les partenaires externes

afin de

favoriser un échange d’idées et de permettre une meilleure collaboration entre la cellule et le reste de l’organisation ou des partenaires externes.

 

Exemples de tâches

• aider et accompagner les nouveaux collègues dans le but de faciliter leur accueil et leur intégration au sein de la cellule

• entretenir des contacts avec différents partenaires (internes et externes) pour faciliter la collaboration avec la cellule RH

• participer activement à des groupes de travail et exprimer son opinion lors des échanges au sein de la cellule d’une manière argumentée

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable de la cellule RH

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.