Afdrukken

Deskundige human resources (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBPO001

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Organiseren en opvolgen van de administratieve, organisatorische en facilitaire taken voor een of meerdere hiërarchische meerderen van de cel Human Resources

teneinde

op een optimale wijze bij te dragen tot de actviteiten van de cel.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    verzamelen en ordenen van de informatie en/of documenten met betrekking tot de dossiers in verband met de verschillende materies die door de cel Human Resources worden behandeld

teneinde

    over alle nodige elementen en informatie te beschikken voor de behandeling van de dossiers.

 

Voorbeelden van taken
  • verzamelen en analyseren van de informatie nodig voor de selectieprocedures, de organisatie van opleidingen, stage-aanvragen,...
  • voorbereiden van voorstellen van selectieprocedures, opleidingsmogelijkheden,... op basis van concrete vragen van collega's van de cel of van de verantwoordelijke
  • deelnemen aan selecties en uitwerken van ontwerp-pv's
  • de opvolging verzekeren van de dossiers (invoer in de verschillende bestanden, regelmatige update, stand van zaken opmaken,...) en het klassement en de archivering van de verschillende elementen van de dossiers

 

Als
contactpersoon
    beantwoorden van een breed scala aan vragen van medewerkers en externe contacten over de verschillende materies die worden behandeld door de cel Human Resources

teneinde

    de medewerkers en de externe contacten maximaal te ondersteunen bij het vinden van antwoorden op hun vragen.

 

Voorbeelden van taken
  • optreden als contactpersoon voor de medewerkers en op hun vragen antwoorden m.b.t. de verschillende materies inzake human resources
  • de communicatie met externe contacten coördineren (uitnodigingen, dossieropvolging,...)
  • presentaties voorbereiden en geven aan medewerkers over de materies die door de cel worden behandeld
  • optreden als contactpersoon tussen de hiërarchisch verantwoordelijke en DG R&O (BOSA) en/of externe partners
  • organiseren van de documentatie van informatie met betrekking tot de materies die door de cel worden behandeld, om gemakkelijker te kunnen reageren op vragen van medewerkers en/of externe contacten en om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie op de juiste manier wordt overgedragen

 

Als
directiesecretaris
    administratieve en organisatorische taken uitvoeren en coördineren

teneinde

    de hiërarchische verantwoordelijke(n) te ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak en zo bij te dragen aan het doeltreffend verloop van deze werkzaamheden.

 

Voorbeelden van taken
  • uitvoeren van een geheel van administratieve taken die verband houden met de opvolging van het secretariaat van de cel (opnemen van binnenkomende en uitgaande oproepen, inkomende en uitgaande post, opstellen van typebrieven,…)
  • de organisatie van de vergaderingen op zich nemen, de betrokken personen uitnodigen, de zaal reserveren en de nodige uitrustingen voorzien (drank, informaticamateriaal,…)
  • deelnemen aan vergaderingen en eventueel opstellen van de verslagen met het oog op het informeren van de betrokken personen over de genomen beslissingen en de acties te bepalen die geïmplementeerd dienen te worden
  • beheren van de agenda van de hiërarchische verantwoordelijke zowel wat betreft het plannen van de vergaderingen als het coördineren van de opleidingen en de interventies die gerealiseerd moeten worden

 

Als
assistent van de cel
    optreden als contactpunt van de cel voor de collega’s, de andere departementen en de externe partners

teneinde

    de uitwisseling van ideeën aanmoedigen en een betere samenwerking mogelijk te maken tussen de cel en de rest van de organisatie of de externe partners.

 

Voorbeelden van taken
  • helpen en begeleiden van nieuwe collega's om hun onthaal en integratie binnen de cel te vergemakkelijken
  • contacten onderhouden met verschillende partners (intern en extern) om de samenwerking met de cel HR te vergemakkelijken
  • actief deelnemen aan werkgroepen en op een onderbouwde manier de eigen mening geven tijdens uitwisselingen binnen de cel

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

HR-verantwoordelijke

richtlijnen, nota’s, diverse informatie

mondeling of schriftelijk

dagelijks

andere diensten

antwoorden op verschillende vragen, nota's, diverse informatie

mondeling of schriftelijk

ad hoc

externe partners

antwoorden op de gestelde vragen

mondeling of schriftelijk

ad hoc

personeelsleden

antwoorden op de gestelde vragen

mondeling of schriftelijk

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

HR-verantwoordelijke

antwoorden op de vragen, stand van zaken, diverse informatie, concrete voorstellen

mondeling of schriftelijk

dagelijks

andere diensten

antwoorden op de vragen, stand van zaken, diverse informatie, concrete voorstellen

mondeling of schriftelijk

ad hoc

externe partners

antwoorden op de gestelde vragen

mondeling of schriftelijk

ad hoc

personeelsleden

antwoorden op de gestelde vragen

mondeling of schriftelijk

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke van de cel HR

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden in het kader van de eigen verantwoordelijkheden
  • de inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden aan de interne en externe gesprekspartners in het kader van procedures

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • werkzaamheden die niet binnen de eigen verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
  • antwoorden op de vragen die het kader van de procedures overstijgen

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • personeelsstatuut (1937) en uitvoerings-KB’s
  • KB Loopbanen (1939), wetgevingen en procedures betreffende de aanwerving en de overgangsexamens, wetgeving op welzijn, KB evaluatie

 

Welke vernieuwingen
  • verbeteringen van procedures en werkmethodes

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Personeelsstatuut (1937) en uitvoerings-KB’s
  • KB Loopbanen (1939), wetgevingen en procedures betreffende de aanwerving en de overgangsexamens, wetgeving op welzijn, KB evaluatie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.