Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBPO003

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Ondersteuning bieden bij en actief meewerken aan de analyse, het beheer en de implementatie van de interne controle binnen de organisatie

teneinde

bij te dragen tot de optimale werking van de interne controle en de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

administratief medewerker

instaan voor de administratieve ondersteuning en opmaak van documenten

teneinde

bij te dragen tot de optimale werking van de cel interne controle.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen en analyseren van de gegevens van de verschillende entiteiten van de organisatie

• actualiseren van bestaande documenten

• opmaken van communicaties (intranet,...)

• opmaken van de planning van de werkzaamheden van de cel

 

Als

documentbeheerder

instaan voor de correcte opvolging van de documenten verbonden aan de activiteiten van de cel interne controle

teneinde

steeds over correcte en recente informatie te beschikken.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de instroom en uitstroom van informatie

• bijwerken van de gegevens in opvolgingssysteem (databank)

• inventariseren van informatie en documenten

 

Als

expert

ondersteuning bieden aan proceseigenaars binnen de operationele diensten bij het actualiseren van de procedures en werkmethodes

teneinde

te beantwoorden aan de kwaliteitseisen die gesteld worden door de cel interne controle binnen de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan het invoeren van methodologische instrumenten

• melden van elke verandering die moet worden aangebracht aan de procedures en gebruikershandleidingen, verschaffen van informatie betreffende de procedures en methodes aan collega’s die dit nodig hebben

• deelnemen aan vergaderingen met andere instellingen inzake de diverse activiteiten van de cel interne controle

• opvolgen van het theoretisch en wettelijk kader inzake interne controle

 

Als

contactpersoon

instaan voor een optimale communicatie betreffende de werkzaamheden en bevoegdheden van de cel interne controle

teneinde

de efficiëntie van de toegepaste procedures te verhogen.

 

Voorbeelden van taken

• beantwoorden van de vragen van betrokken diensten binnen een zo kort mogelijke termijn op een effectieve manier

• vergemakkelijken van de toegang tot informatie voor de betrokken diensten (centralisatie van de informatie)

• voorstellen van verbeteringen in de manier van communiceren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	vragen	mondeling of schriftelijk	dagelijks
management en diensthoofden	procedures, nota’s, …	mondeling of schriftelijk	wekelijks
andere instellingen	PV, reglementering	mondeling of schriftelijk	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	antwoorden, presentaties, …	mondeling of schriftelijk	dagelijks
management en diensthoofden	procedures, nota’s, …	mondeling of schriftelijk	wekelijks
andere instellingen	PV, reglementering	mondeling of schriftelijk	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk

• contacten binnen de eigen organisatie

• het praktisch beheer van de gegevens in de databanken

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen die impact hebben op de organisatie

• de validatie van documenten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Procedures en werkmethodes

• COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)-model

• INTOSAI (Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques)-model

• Wetgeving van toepassing op de verschillende werkdomeinen

• Koninklijk besluit van 17/08/2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht

 

Welke vernieuwingen

• suggesties voor verbeteringen ter optimalisatie van het functioneren van de organisatie als geheel

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.