Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSA006

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Bijstaan van één of verschillende projectverantwoordelijke(n) bij het beheer van projecten en/of deelprojecten

teneinde

kwaliteitsvolle diensten te garanderen voor de interne en externe klanten, met naleving van de doelstellingen en de afgesproken planning.

 

Resultaatgebieden

Als

projectassistent

in staat zijn om volledig zelfstandig deelprojecten of specifieke aspecten van projecten te beheren

teneinde

bij te dragen tot de verwezenlijking van het of de project(en) met inachtneming van de doelstellingen en gestelde termijnen.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen, analyseren en synthetiseren van de gegevens noodzakelijk voor de voortgang voor het project

• helpen bij het plannen van het project, het verwezenlijken en organiseren van de geplande acties en het verzekeren van de opvolging en de evaluatie van het project

• actief deelnemen aan de werkvergaderingen

• proactief adviezen en voorstellen formuleren om het beheer van het project(en) te verbeteren

• instaan voor de communicatie over de voortgang van het (de) project(en) op basis van voorafgaand overleg met de projectverantwoordelijke(n)

 

Als

organisator

deelnemen aan de organisatie van initiatieven betreffende de projecten en producten behandeld door de dienst, zoals de ondersteuning voor de uitvoering van administratieve en organisatorische taken

teneinde

bij te dragen tot de optimale werking en bij te dragen tot de klanttevredenheid en de voortgang van het(de) project(en).

 

Voorbeelden van taken

• beheren van de praktische en organisatorische aspecten van de evenementen

• organiseren van gerichte communicatie-acties in overleg met de betrokken projectverantwoordelijke(n), verschaffen van verslagen aan de betrokken doelgroep

• beheren van het administratief en organisatorische luik van de netwerken aangestuurd door de dienst

• bijwerken van de internetsite(s)

• verzekeren van de correcte opvolging van de georganiseerde en/of geplande acties

 

Als

contactpersoon

de medewerkers en (interne en externe) klanten snel en doortastend inlichten, informeren en helpen

teneinde

de aanvragen te beantwoorden, rekening houdend met de doelstellingen van de cel.

 

Voorbeelden van taken

• bevestigen van ontvangst van de aanvragen, vragen en klachten om ze te verwerken en/of over te maken aan de juiste personen/diensten

• optreden als tussenpersoon tussen de projectverantwoordelijke(n) en de partners, onderhouden van contacten met alle actoren van het (de) project(en)

• verschaffen van de gepaste informatie, documenten en formulieren aan de medewerkers en klanten

• opvolgen van de voortgang van de behandelde vragen en dossiers

• informeren van de chef en de back-up over de complexe aanvragen en dossiers

 

Als

kennisbeheerder

waken over het delen van kennis, knowhow en vaardigheden onder de collega’s en zijn eigen kennis uitbreiden

teneinde

de eigen vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen tot de constante verbetering van de werking van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• ter beschikking stellen van de medewerkers en/of klanten van alle voor de dienst relevante informatie

• deelnemen op actieve wijze aan de werkgroep(en) om de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren conform de richtlijnen van de dienst

• bijhouden van de wijzigingen in de materies die de dienst behandelt

• helpen en begeleiden van de nieuwe collega’s om hun onthaal en integratie in de dienst te vergemakkelijken

• volgen van opleidingen in het kader van zijn eigen ontwikkeling

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de hiërarchische overste

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.