Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBSA006

Niveau: B

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister un ou plusieurs responsable(s) de projet dans la gestion de projets et/ou de sous-projets

afin de

garantir des services de qualité aux clients internes et externes, dans le respect des objectifs et du planning convenu.

 

Finalités

En tant que

assistant de projets

pouvoir gérer en toute autonomie des sous-projets ou des aspects spécifiques de projets

afin de

contribuer à la réalisation du/des projet(s) concerné(s), dans le respect des objectifs et des délais impartis.

 

Exemples de tâches

• rassembler, analyser et synthétiser les informations et données nécessaires à l’avancée du projet

• aider à planifier le projet, à réaliser et organiser les actions prévues et à assurer le suivi et l'évaluation du projet

• participer activement aux réunions de travail

• formuler de façon proactive des avis et des propositions dans le but d’améliorer la gestion du/des projet(s)

• sur la base d’une concertation préalable avec le/les responsable(s) de projet, se charger de la communication sur l’avancée du/des projet(s)

 

En tant que

organisateur

prendre part à l’organisation d’initiatives portant sur les projets et produits traités par le service, comme le support pour l’exécution de tâches administratives et organisationnelles

afin de

contribuer au fonctionnement optimal et de favoriser la satisfaction des clients ainsi que l’avancée du/des projet(s).

 

Exemples de tâches

• gérer les aspects pratiques et organisationnels des événements

• organiser des actions de communication ciblées en concertation avec le(s) responsable(s) de projet concerné(s), fournir des comptes rendus au groupe cible concerné

• gérer le volet administratif et organisationnel des réseaux pilotés par le service

• mettre à jour le(s) site(s) Internet

• assurer le suivi correct des actions organisées et/ou prévues

 

En tant que

personne de contact

renseigner, informer et aider rapidement et rigoureusement les collaborateurs ainsi que les clients (internes et externes)

afin de

répondre aux demandes en tenant compte des objectifs de la cellule.

 

Exemples de tâches

• accuser réception des requêtes, questions et plaintes dans le but de les traiter et/ou de les transmettre aux bonnes personnes/aux bons services

• faire office d’intermédiaire entre le(s) responsable(s) de projet et les partenaires, entretenir des contacts avec tous les acteurs du/des projet(s)

• fournir aux collaborateurs et aux clients les informations, documents et formulaires adéquats

• suivre l’avancement des demandes et dossiers traités

• informer le chef et le back-up sur les demandes et dossiers complexes

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

veiller au partage des connaissances, du savoir-faire et des aptitudes entre collègues et enrichir ses propres connaissances

afin de

développer ses aptitudes et de contribuer à l’amélioration constante du fonctionnement du service.

 

Exemples de tâches

• mettre à la disposition des collaborateurs et/ou clients toutes les informations pertinentes pour le service

• participer de façon active au(x) groupe(s) de travail, afin de documenter et/ou d’améliorer les procédures de travail du service conformément aux directives du service

• suivre en permanence les changements dans les matières que traite le service

• aider et accompagner les nouveaux collègues dans le but de faciliter leur accueil et leur intégration au sein du service

• suivre des formations dans le cadre de son propre développement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
le responsable du service	avancement des parties d’un projet, requêtes, questions et plaintes, rapports	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc
le chef de projets	avancement des parties d’un projet, requêtes, questions et plaintes, rapports	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc
les collaborateurs de projet d’autres équipes (clients, autres équipes de projet)	questions, informations, avis	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
le responsable du service	réponses, informations, avis	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc
le chef de projets	réponses, informations, avis	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc
collaborateurs de projet d’autres équipes (clients, autres équipes de projet)	réponses, informations, avis	par mail, courrier, téléphone, contact personnel, lors de réunions	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le supérieur hiérarchique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion de (sous-)projets

• répondre aux questions des clients durant le projet

• suivi et de l’évaluation des projets à assurer

• l’organisation de réunions et d’événements

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• le support à apporter pour un nouveau projet

• les actions de communication portant sur l’avancée de projets

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le statut de la fonction publique administrative fédérale

 

Quelles innovations

• utilisation de nouvelles méthodes de projets

• donner de façon proactive au responsable du service des avis visant à améliorer le fonctionnement du service

 

Sur base de quel cadre de référence

• sa propre expérience

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.