Afdrukken

Deskundige projectmanagement (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSA006

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

Bijstaan van één of verschillende projectverantwoordelijke(n) bij het beheer van projecten en/of deelprojecten

teneinde

kwaliteitsvolle diensten te garanderen voor de interne en externe klanten, met naleving van de doelstellingen en de afgesproken planning.

 

Resultaatgebieden
Als
projectassistent
    in staat zijn om volledig zelfstandig deelprojecten of specifieke aspecten van projecten te beheren

teneinde

    bij te dragen tot de verwezenlijking van het of de project(en) met inachtneming van de doelstellingen en gestelde termijnen.

 

Voorbeelden van taken
  • verzamelen, analyseren en synthetiseren van de gegevens noodzakelijk voor de voortgang voor het project
  • helpen bij het plannen van het project, het verwezenlijken en organiseren van de geplande acties en het verzekeren van de opvolging en de evaluatie van het project
  • actief deelnemen aan de werkvergaderingen
  • proactief adviezen en voorstellen formuleren om het beheer van het project(en) te verbeteren
  • instaan voor de communicatie over de voortgang van het (de) project(en) op basis van voorafgaand overleg met de projectverantwoordelijke(n)

 

Als
organisator
    deelnemen aan de organisatie van initiatieven betreffende de projecten en producten behandeld door de dienst, zoals de ondersteuning voor de uitvoering van administratieve en organisatorische taken

teneinde

    bij te dragen tot de optimale werking en bij te dragen tot de klanttevredenheid en de voortgang van het(de) project(en).

 

Voorbeelden van taken
  • beheren van de praktische en organisatorische aspecten van de evenementen
  • organiseren van gerichte communicatie-acties in overleg met de betrokken projectverantwoordelijke(n), verschaffen van verslagen aan de betrokken doelgroep
  • beheren van het administratief en organisatorische luik van de netwerken aangestuurd door de dienst
  • bijwerken van de internetsite(s)
  • verzekeren van de correcte opvolging van de georganiseerde en/of geplande acties

 

Als
contactpersoon
    de medewerkers en (interne en externe) klanten snel en doortastend inlichten, informeren en helpen

teneinde

    de aanvragen te beantwoorden, rekening houdend met de doelstellingen van de cel.

 

Voorbeelden van taken
  • bevestigen van ontvangst van de aanvragen, vragen en klachten om ze te verwerken en/of over te maken aan de juiste personen/diensten
  • optreden als tussenpersoon tussen de projectverantwoordelijke(n) en de partners, onderhouden van contacten met alle actoren van het (de) project(en)
  • verschaffen van de gepaste informatie, documenten en formulieren aan de medewerkers en klanten
  • opvolgen van de voortgang van de behandelde vragen en dossiers
  • informeren van de chef en de back-up over de complexe aanvragen en dossiers

 

Als
kennisbeheerder
    waken over het delen van kennis, knowhow en vaardigheden onder de collega’s en zijn eigen kennis uitbreiden

teneinde

    de eigen vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen tot de constante verbetering van de werking van de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • ter beschikking stellen van de medewerkers en/of klanten van alle voor de dienst relevante informatie
  • deelnemen op actieve wijze aan de werkgroep(en) om de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren conform de richtlijnen van de dienst
  • bijhouden van de wijzigingen in de materies die de dienst behandelt
  • helpen en begeleiden van de nieuwe collega’s om hun onthaal en integratie in de dienst te vergemakkelijken
  • volgen van opleidingen in het kader van zijn eigen ontwikkeling

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

de verantwoordelijke van de dienst

voortgang van onderdelen van een project, verzoeken, vragen en klachten, verslagen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

de projectleider

voortgang van onderdelen van een project, verzoeken, vragen en klachten, verslagen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

de projectmedewerkers van andere teams (klanten, andere projectteams)

vragen, informatie, adviezen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

de verantwoordelijke van de dienst

antwoorden, informatie, adviezen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

de projectleider

antwoorden, informatie, adviezen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

projectmedewerkers van andere teams (klanten, andere projectteams)

antwoorden, informatie, adviezen

per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de hiërarchische overste

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • het beheer van (deel)projecten
  • beantwoorden van vragen van klanten tijdens het project
  • verzorgen van de opvolging en evaluatie van de projecten
  • organiseren van vergaderingen en evenementen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de voor een nieuw project te leveren ondersteuning
  • communicatieacties over de voortgang van projecten

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • het statuut van het federaal administratief openbaar ambt

 

Welke vernieuwingen
  • gebruik van nieuwe projectmethoden
  • proactief formuleren van adviezen aan de verantwoordelijke van de dienst met het oog op een verbetering van de werking van de dienst

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.