Beheerder administratieve dossiers (M/V/X)

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSD003

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Autonoom de dossiers behandelen, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van een beslissing volgens de geldende reglementering en procedures

teneinde

te zorgen voor de afhandeling van de dossiers en de beslissing meedelen aan de klanten met naleving van de doelstellingen van de dienst (Bestuursovereenkomst en termijnen bepaald door het Handvest van de sociaal verzekerde).

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

de gegevens m.b.t. dossiers autonoom verzamelen, analyseren en evalueren binnen de gestelde termijnen

teneinde

een beslissing mee te delen in de toegewezen dossiers met naleving van de gestelde termijnen (Bestuursovereenkomst en Handvest van de sociaal verzekerde) en de geldende procedures.

Voorbeelden van taken

de aanvraag ontvangen en inschrijven en autonoom de nodige informatie verzamelen

de aanvraag onderzoeken, evalueren en een beslissing invoeren.

het dossier voorbereiden voor de hiërarchische meerdere indien zijn goedkeuring nodig is.

de dossiers dispatchen tussen de verschillende actoren (vooral voor medisch onderzoek en risico-onderzoek doorsturen) en toezien op de termijnen door rappels te sturen aan de betrokken gesprekspartners.

het dossier archiveren wanneer het afgehandeld is.

Als

externe contactpersoon

inlichtingen geven en antwoorden op vragen van klanten (aanvragers, rechthebbenden, werkgevers…) m.b.t. hun dossier, op vriendelijke, snelle en efficiënte wijze

teneinde

hen correcte inlichtingen en volledige antwoorden te geven over de behandelde dossiers.

Voorbeelden van taken

de vragen ontvangen, de aard ervan bestuderen en de nodige gegevens verzamelen.

de telefoon en brieven beantwoorden op vriendelijke, snelle en efficiënte wijze.

zich ervan vergewissen dat de gesprekspartner het antwoord op zijn vraag ontvangen heeft en de aanvraag zo snel mogelijk doorsturen indien nodig.

de vertrouwelijkheidsregels naleven.

zo snel mogelijk schrijven als (een) bijkomende inlichting(en) nodig zijn.

Als

deskundige

veranderingen in de procedures en werkmethoden voorstellen en steunen aan de persoon die ermee belast is en de aanpassingen aan procedures en methoden meedelen aan de andere collega's

teneinde

bij te dragen tot de actualisatie van de procedures en werkmethoden en aan de mededeling ervan binnen de organisatie.

Voorbeelden van taken

de aan te brengen veranderingen in de procedures en handleidingen signaleren.

die procedures en methoden meedelen aan de collega's.

Als

interne contactpersoon

de nodige inlichtingen geven en op vragen antwoorden over de dossiers aan de diensten die erbij betrokken zijn en zo spoedig mogelijk

teneinde

de samenwerking te vergemakkelijken tussen de diensten met het oog op de correcte behandeling van de dossiers.

Voorbeelden van taken

zo snel mogelijk antwoorden op vragen van de betrokken diensten (artsen, ingenieurs, juridische dienst…) en op efficiënte wijze

de toegang tot informatie voor de betrokken diensten vergemakkelijken door voor een goede structuur in het dossier te zorgen.

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie