Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSD005

Niveau: B

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Een team van medewerkers coördineren en hun activiteiten in het administratief beheer van de dossiers volgen, de administratieve beslissingen nakijken binnen een specifiek expertise- en kennisdomein en autonoom complexe dossiers beheren

teneinde

aan de klanten een correcte verwerking van hun dossiers binnen de vastgelegde termijnen te waarborgen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het werk verdelen en de activiteiten binnen de dienst organiseren

teneinde

de doelstellingen van het team te verwezenlijken.

 

Voorbeelden van taken

• het werk onder de medewerkers verdelen en taken delegeren

• richtlijnen en instructies geven m.b.t. de procedures die bij het beheer van de dossiers moeten worden gevolgd

• de dagelijkse prestaties evalueren en corrigeren

• statistieken opstellen

• waken over de naleving van de termijnen met het oog op de beslissingname.

 

Als

deskundige

de dossiers van de medewerkers nakijken en, desgevallend, de complexe dossiers behandelen

teneinde

aan de klanten een correcte en doeltreffende verwerking van de dossiers te waarborgen op grond van de bestaande wetgeving.

 

Voorbeelden van taken

• nagaan of de beslissingen die op grond van de reglementering werden genomen, juist zijn

• de beslissingen ondertekenen

• zelf de complexe dossiers behandelen

• de meest recente ontwikkelingen op het gebied van de wetgeving volgen

• brieven opstellen en/of nalezen met naleving van de regels voor het taalgebruik en in overeenstemming met de wetgeving.

 

Als

specialist

de procedures voor het beheer van de dossiers vastleggen, toepassen en aan de medewerkers doorgeven

teneinde

de samenhang, de homogeniteit en de doeltreffendheid van de verwerking van de dossiers te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• de procedures vastleggen die bij het beheer van de dossiers moeten worden gevolgd

• de bestaande procedures aanpassen en/of nieuwe procedures creëren, zo dit nodig mocht zijn

• de te volgen procedures aan de medewerkers meedelen

• de bestaande procedures en regels opvolgen.

 

Als

coach

instaan voor de individuele begeleiding en de ontwikkeling van de administratieve medewerkers.

teneinde

hun prestatieniveau te verbeteren en over de goede samenwerking van de teamleden te waken.

 

Voorbeelden van taken

• de nieuwe medewerkers onthalen

• individuele gesprekken voeren met de teamleden

• elke persoon begeleiden, ondersteunen en stimuleren in zijn groei en de opleidingsbehoeften alsook de opleidingsaanvragen evalueren

• zorgen voor een "training on the job"

• de relationele moeilijkheden identificeren teneinde conflicten te voorkomen.

 

Als

geschillenbeheerder

snel en efficiënt de klachten en geschillen behandelen die relatief complex zijn

teneinde

gepaste oplossingsvoorstellen te formuleren voor de klachten die door de klanten worden ingediend.

 

Voorbeelden van taken

• de klachten en beroepen ontvangen die voor de arbeidsrechtbanken werden ingediend

• de aard van de klacht en van het geschil bestuderen en aanvullende informatie verzamelen: de betrokken personen contacteren, de situatie en/of motiveringen analyseren

• een advies of een voorstel formuleren (ontwerp van conclusies)

• de betrokken partijen informeren over de stand van zaken

• het voorbereidend werk opstellen m.b.t. de dossiers die in Commissie van het onverschuldigde moeten worden onderzocht (= onterecht betaald pensioenbedrag in geval van overschrijding van het bedrag van de toegelaten activiteit).

 

Als

administratief en ondersteunend medewerker

administratieve en organisatorische taken uitvoeren m.b.t. de activiteiten van de dienst

teneinde

de dienst waarin hij/zij werkt, vanuit administratief oogpunt te ondersteunen en te omkaderen.

 

Voorbeelden van taken

• vergaderingen organiseren

• bepaalde nota's of presentaties opstellen

• documenten aanbrengen en leveren m.b.t. onderwerpen die tijdens de vergaderingen werden behandeld

• de dossiers correct bijhouden

• de administratieve documenten regelmatig bijwerken.

 

Als

contactpersoon

vragen van derden, klanten en andere administraties beantwoorden en hun informatie geven m.b.t. het betrokken domein

teneinde

aan derden, klanten en andere administraties juiste en relevante informatie te geven

 

Voorbeelden van taken

• de vraag, het verzoek ontvangen en analyseren op grond van de informatie die in de dienst beschikbaar is

• de documentatie over het onderwerp in kwestie verzamelen, de personen contacteren die toegang tot de gezochte informatie kunnen hebben en eventueel de opzoeking van informatie aan andere leden van het team delegeren.

• de vraagstellers naar personen doorsturen die hun vragen kunnen beantwoorden

• op ad-hoc basis de vragen beantwoorden m.b.t. concrete dossiers of, indien dit niet kan, de personen op de hoogte houden van de stand van zaken van het dossier

• de instelling vertegenwoordigen tijdens beurzen, tentoonstellingen of radio- en televisie-uitzendingen.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Een attaché – dienstchef

Een dienstleider van een gewestelijk kantoor

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.