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Conseiller gestion de l'information et des archives – Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : NCO010
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Développer et coordonner la mise en œuvre d'une stratégie de gestion de l'information et des archives
afin de
réaliser une gestion efficace des documents et une gestion durable des archives conformément au contexte légal, aux besoins de l'organisation et aux développements actuels.
Finalités
En tant queexpert stratégique
- élaborer une stratégie de gestion de l'information et des archives
afin de
- garantir l'efficacité et la durabilité de la gestion des documents et de l'archivage.
Exemples de tâches
- réaliser des analyses des besoins et des risques
- élaborer une vision conforme au cadre légal, à l'environnement large et changeant et aux normes internationales pertinentes, en collaboration avec d'autres services de l'organisation
- définir la vision à l'aide d'un plan de gestion ou d'un plan stratégique pluriannuel à soumettre à l'approbation du management et formuler des avis stratégiques
- élaborer des plans d'action afin d'opérationnaliser le plan stratégique
- communiquer et défendre dans toute l'organisation la politique en matière d'archives et de gestion de l'information, et rendre compte des résultats
En tant que
coordinateur de la gestion de l'information
- organiser les activités dans le domaine de la gestion de l'information
afin de
- garantir la disponibilité et l'accessibilité de toutes les informations ayant une valeur administrative et juridique pour le service.
Exemples de tâches
- mise en place d'une structure de gouvernance pour définir et superviser les rôles, les tâches et les responsabilités au sein de l'organisation
- collaborer à une architecture de l'information
- gérer des projets axés sur la gestion de l'information
- mettre en place et suivre un réseau interne de gestionnaires de l'information au sein de l'organisation
- soutenir la stratégie d'information sur le plan opérationnel à l'aide de directives, procédures et des flux de travail (workflow)
En tant que
coordinateur de la gestion des archives
- organiser la conservation durable des documents (c'est-à-dire tout en maintenant la lisibilité, l'intégrité et l'authenticité)
afin de
- les mettre à la disposition des collaborateurs internes pendant tout le cycle de vie et de les transférer aux Archives de l'État à l'expiration du délai de conservation.
Exemples de tâches
- développer une infrastructure physique pour les archives, qui soit sûre et accessible aux membres du personnel et à d’éventuels visiteurs.
- développer une infrastructure numérique pour les archives (système de gestion des archives, e-dépôt, ...) en collaboration avec des experts informatiques internes ou externes, et dans le respect des obligations légales
- aligner des systèmes existants de gestion de l'information avec le système de gestion des archives.
- élaborer des procédures et des directives relatives au transfert, à la description et à l'accessibilité des archives papier et des archives numériques
En tant que
coach
- diriger, accompagner et motiver les collaborateurs
afin de
- créer un climat de travail optimal.
Exemples de tâches
- concevoir une répartition des tâches pour les membres du personnel en fonction de leur expertise spécifique
- organiser le recrutement et la sélection de nouveaux collaborateurs
- accompagner les membres du personnel dans le développement de leur carrière
- suivre, réorienter et stimuler les collaborateurs
En tant que
responsable de la qualité
- développer et suivre des services
afin de
- garantir une prestation de services efficace et optimale.
Exemples de tâches
- élaborer un règlement pour la prestation de services en tenant compte de la législation pertinente (loi relative aux archives, données personnelles, publicité de l'administration, réutilisation des informations du secteur public, ...)
- élaborer l’ensemble de la prestation de services avec les procédures nécessaires
- assurer le suivi de la qualité de la prestation de services
Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable du service
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.