Identificatie van de functie

Functiecode : NLO004

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Organiseren en opvolgen van de aankoop van producten, diensten en/of werken binnen of buiten de organisatie

teneinde

ondersteuning te bieden bij de voorbereiding, de plaatsing en de uitvoering van (gezamenlijke) overheidsopdrachten die beantwoorden aan de vereiste kwaliteitsnormen en de meest voordelige voorwaarden.

 

Werkinstrumenten ontwerpen en aanpassen voor (gezamenlijke) overheidsopdrachten

teneinde

de dienst en/of organisatie in staat te stellen haar taken in de best mogelijke omstandigheden uit te voeren.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

de meeste complexe dossiers inzake (gezamenlijke) overheidsopdrachten en raamovereenkomsten op Belgisch en Europees niveau opstellen en uitvoeren met inachtneming van de reglementering en de termijnen

teneinde

een optimale aankoop van producten, diensten en/of werken mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• nauwkeurig analyseren en in kaart brengen van de behoeften van de klanten, evenals de producten en de methodes van de leveranciers

• beslissen over de procedure naargelang de reglementaire bepalingen, de ramingen en de aard van de opdracht in kwestie

• opstellen en nakijken van de (bijzondere) bestekken, organiseren van de procedure inzake de overheidsopdrachten en verzorgen van de door de reglementering voorziene publicaties

• selecteren van de gegadigden en nauwgezet analyseren van de offertes

• in voorkomend geval de opdracht gunnen zodra het dossier is afgerond

 

Als

contractbeheerder

de contracten opvolgen en waken over hun uitvoering

teneinde

commerciële, juridische of technische problemen tussen de actoren te vermijden en/of op te lossen.

 

Voorbeelden van taken

• erop toezien dat de opgeleverde prestaties, producten en werken en de gevorderde betalingen overeenstemmen met de bepalingen van de opdrachtdocumenten en de gekozen offerte

• tussenbeide komen tussen de klant en de winnende inschrijver om problemen te voorkomen of op te lossen

• verzekeren van de rechten van de federale klanten

• instaan voor de prijsherziening en de wijzigingen in de uitvoering van de geplaatste opdracht

• ondersteunen bij het afsluiten, hernieuwen en aanpassen van overeenkomsten naargelang de behoeften en de omstandigheden

 

Als

budgetbeheerder

opstellen en beheren van het budget van de overheidsopdrachten en de contracten

teneinde

bij te dragen tot een optimaal financieel beheer van de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• ramingen opstellen met betrekking tot de budgetten en marges beschikbaar voor de overheidsopdrachten

• opstellen en beheren voor elk contract een schema van gebeurtenissen (betalingsmodaliteiten en -termijnen, ...)

• verzorgen van de budgettaire opvolging van de overheidsopdrachten

 

Als

controleur

de juridische conformiteit en/of de technische kwaliteit nakijken van de opgeleverde producten, diensten en uitgevoerde werken,

teneinde

commerciële, juridische of technische problemen te vermijden of op te lossen.

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van de bestekken op verschillende aspecten en de offertes en ze (laten) herzien ingeval van problemen

• nauwgezet analyseren van de uitvoering van de opdrachten met betrekking tot het juridische en technische aspect

• beantwoorden van de juridische, procedurele of technische vragen

• oplossingen uitwerken in geval van juridische problemen

 

Als

ontwikkelaar

beheersmethodes en -instrumenten ontwikkelen

teneinde

de opdrachten onder de best mogelijke omstandigheden te kunnen voorbereiden, uitvoeren en opvolgen.

 

Voorbeelden van taken

• ontwikkelen van rapporteringsinstrumenten

• opstellen en updaten van een catalogus van de opdrachten, producten, diensten, werken en/of een lijst met klanten en leveranciers

• opstellen van templates en plaatsingprocedures

• voortdurend evalueren en bijsturen van de gebruikte methodes

 

Als

referentiepersoon

relaties met de verschillende actoren uitbouwen en/of onderhouden, hen adviseren of onderhandelen

teneinde

de kwaliteit en de snelheid van de processen te verbeteren en een win-winsituatie te bewerkstelligen.

 

Voorbeelden van taken

• identificeren en onderhouden van een vertrouwensrelatie met de verschillende actoren, volgens de deontologische code

• beantwoorden van (parlementaire) vragen, informeren, adviseren, begeleiden en een positieve klantrelatie bevorderen

• reageren op en/of actie ondernemen met betrekking tot de opmerkingen en waarnemingen van een controle-instantie

• samenstellen en/of deelnemen aan vergaderingen van overlegnetwerken, evaluatiecomités en/of projectteams

• op deontologische correcte wijze deelnemen aan en/of coördineren van de besprekingen, onderhandelingen en/of de opmaak van contracten

 

Als

kennisbeheerder

kennis ontwikkelen en bijblijven inzake de evolutie van de wetgeving, rechtsleer en de rechtspraak betreffende overheidsopdrachten

teneinde

te beschikken over actuele kennis van de verschillende procedures en deze kennis binnen de organisatie verspreiden.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de Belgische en Europese reglementering inzake overheidsopdrachten en de ontwikkelingen ervan, alsook deze specifiek voor de gevraagde producten, diensten en/of werken

• deelnemen aan opleidingen, seminaries,...

• opleiding geven aan de collega's en de klanten over de te volgen procedures, kennis doorgeven,...

• zich informeren over de producten, diensten en/of werken die de markt aanbiedt

• constructieve feedback geven

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, medeerker, andere dienst,...	beslissingen, vragen, informatie,...	dossier, vergadering, stuurgroep, mail,...	ad hoc
kabinet/cel beleidsvoorbereiding	aanvragen van prioritiseringen voor nieuwe projecten	per brief, e-mail ...	wekelijks
aanvrager van goederen, diensten,...	technische specificaties	als dossier	wekelijks
controleorganen (inspectie van Financiën, controle vastleggingen)	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
organisaties/ondernemingen	dienstoffertes, contract, facturen	als dossier	wekelijks
parlementsleden	mondelinge of schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, medewerker,...	opvolging van overheidsopdrachten, bestekken,...	vergadering, stuurgroep, dossier,...	wekelijks
controle-instanties	bestekken	als dossier	wekelijks
aanvragende diensten	bestekken, rechtvaardiging van de keuze van de leverancier,...	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de hiërarchisch meerdere

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• adviezen, raadgevingen en aanbevelingen

• het beheer van dossiers

• onderhouden van contacten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het invoeren van nieuwe procedures

• alle veranderingen met een impact op het team

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de Europese richtlijnen

• wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016

• wet inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied van 13 augustus 2011 (Wet Defensie & Veiligheid)

• KB Plaatsing overheidsopdrachten Klassieke Sectoren van 18 april 2017

• KB Plaatsing overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied van 23 januari 2012

• KB tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013

• wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies van 17 juni 2013

 

Welke vernieuwingen

• opstellen van procedures, instrumenten, tools, catalogi,...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de organisatiecontext

• persoonlijke ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.