Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBLO008

Niveau: B

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Uitvoeren en opvolgen van de verschillende stappen van overheidsopdrachtendossiers met inachtname van de reglementering en de deadlines

teneinde

de gunning en uitvoering te vergemakkelijken van overheidsopdrachten die beantwoorden aan de voordeligste kwaliteitsnormen en voorwaarden.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

voorbereiden van matig complexe dossiers voor overheidsopdrachten met inachtneming van de reglementering en de deadlines

teneinde

de optimale aankoop van producten, diensten en/of werken mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen en analyseren van de noden van de interne klanten

• selecteren en toepassen van de gepaste procedure in functie van de reglementaire bepalingen, de bedragen en de aard van de opdracht

• ondersteunen van de uitwerking van de bestekken en alle documenten met betrekking tot de procedure (verantwoordingsnota’s, gunningsbesluit, evaluatieverslagen, bestelbons,...) en verzorgen van de publicaties voorzien door de reglementering

• analyseren van de offertes en voorleggen van een selectie kandidaten aan de verantwoordelijke

 

Als

contractbeheerder

opvolgen van de contracten in overleg met de verantwoordelijke(n) en waken over hun uitvoering

teneinde

commerciële, juridische of technische problemen tussen de interveniënten te vermijden en/of op te lossen.

 

Voorbeelden van taken

• vragen aan de opdrachtgever of de geleverde prestaties, producten en werken en de gevraagde betalingen conform zijn

• controleren van de verzoeken om betaling van de leveranciers en de dienstverleners

• meewerken aan het sluiten, de hernieuwing en de wijziging van de opdrachten in functie van de noden en omstandigheden

• plaatsen van een bijkomende bestelling

 

Als

contactpersoon

beantwoorden van de vragen en verstrekken van informatie aan de verschillende interveniënten (controle-organismen, collega’s, klanten, leveranciers,...)

teneinde

de nodige informatie te verstrekken en hen op transparante wijze te ondersteunen in de besluitvorming.

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van alle bewijsstukken aan het bevoegde organisme (Inspectie van Financiën, controle der vastleggingen, directie van het Rekenhof,...) en formuleren van een voorstel van antwoord of te ondernemen actie voor de geformuleerde opmerkingen of observaties

• deelnemen, op deontologische wijze, aan de discussies en het opstellen van contracten

• instaan voor de opvolging van de antwoorden op de gestelde vragen

• bevorderen van een positieve klantrelatie

 

Als

kennisbeheerder

uitbreiden van zijn kennis en op de hoogte blijven van de evolutie van de wetgeving, de procedures, de regels van de overheidsopdrachten

teneinde

te beschikken over actuele kennis tijdens de verschillende procedures.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de reglementering inzake overheidsopdrachten en haar evoluties

• deelnemen aan opleidingen, seminaries,...

• sensibiliseren van de klanten voor de te volgen procedures

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke overheidsopdrachten

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.