Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBLO008

Niveau: B

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Réaliser et faire le suivi des différentes étapes de dossiers de marchés publics dans le respect de la réglementation et des délais

afin de

faciliter l’attribution et l’exécution de marchés publics répondant aux normes de qualité et aux conditions les plus avantageuses.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

préparer des dossiers de marchés publics de complexité modérée dans le respect de la réglementation et des délais

afin de

permettre l’achat optimal de produits, de services et/ou de travaux.

 

Exemples de tâches

• collecter et analyser les besoins des clients internes

• sélectionner et appliquer la procédure appropriée en fonction des dispositions réglementaires, des montants et de la nature du marché

• soutenir l’élaboration des cahiers des charges et de tous les documents relatifs à la procédure (notes justificatives, décision d’attribution, rapports d'évaluation, bons de commande...) et assurer les publications prévues par la réglementation

• analyser les offres et soumettre une sélection de candidats au responsable

 

En tant que

gestionnaire de contrats

faire le suivi des contrats en concertation avec le(s) responsable(s) et veiller à leur exécution

afin de

éviter et/ou de résoudre des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques entre les intervenants.

 

Exemples de tâches

• demander au commanditaire si les prestations, les produits et travaux délivrés et les paiements réclamés sont conformes

• contrôler les demandes de paiements des fournisseurs et prestataires de services

• aider à la conclusion, au renouvellement et à la modification des marchés selon les besoins et circonstances

• placer une commande supplémentaire

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions et donner des informations aux différents intervenants (organismes de contrôle, collègues, clients, fournisseurs …)

afin de

fournir l’information nécessaire et les soutenir de manière transparente dans la prise de décision.

 

Exemples de tâches

• fournir toutes les pièces justificatives à l’organisme compétent (inspection des Finances, contrôle des engagements, direction de la Cour des comptes …) et faire une proposition de réponse ou d’action à entreprendre pour les remarques ou observations formulées

• participer, de façon déontologique, aux discussions et rédactions des contrats

• assurer le suivi des réponses aux questions posées

• favoriser une relation client positive

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer ses connaissances et se tenir informé de l'évolution de la législation, des procédures, des règles des marchés publics

afin de

disposer de connaissances actualisées lors des différentes procédures.

 

Exemples de tâches

• suivre la réglementation des marchés publics et ses évolutions

• assister à des formations, des séminaires ...

• sensibiliser les clients aux procédures à suivre

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable marchés publics	procédures, planning, priorités...	oralement ou par écrit	quotidien
clients internes	demande d'informations dans le suivi des dossiers	oralement ou par écrit	quotidien
fournisseurs	offres, renseignements	oralement ou par écrit	ad hoc
organismes de contrôle	demandes de renseignements, justificatifs	oralement ou par écrit	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef d’équipe	informations, questions, suggestions d’améliorations	oralement ou par écrit	quotidien
clients internes	échange d’informations, rapportage dans le cadre de dossiers	oralement ou par écrit	quotidien
fournisseurs	demande d'informations	oralement ou par écrit	ad hoc
organismes de contrôle	informations, justificatifs liés aux dossiers	par écrit	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable marchés publics

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• ses propres activités (contrôles régulier)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• procédures et directives du service

• directives en matière de marchés publics

• directives en matière de procédures d’achat

 

Quelles innovations

• proposer des améliorations concrètes aux procédures et méthodes utilisées

 

Sur base de quel cadre de référence

• procédures et directives liées à son domaine de responsabilités

• sa propre expérience

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.